7 Funktionen eines Transport Management Systems

Abrechnung bis Telematik: Informationen über die Funktionen und Vorteile einer Transport Management Software.

Logistische Herausforderungen beschäftigen nicht nur Transportunternehmen und Speditionen, sondern auch etliche Unternehmen. Die Logistik als Branche steht dabei unter ebenso hohem Druck wie auch die betriebliche Funktion. Leere Regal bedeuten überall Kunden- und somit Umsatzverluste. Softwarelösungen für den Transport können Unternehmen bei der Bewältigung logistischer Herausforderungen unter die Arme greifen und so leere Regale verhindern. Im Folgenden wollen wir uns daher einmal näher mit Transport Management Systemen befassen und dabei einen Blick auf 7 zentrale Funktionen einer solchen Software werfen.

Inhaltsverzeichnis 

• Was ist ein TMS?
• TMS und ERP
• 1. Auftragsverwaltung
• 2. Tourenplanung und Disposition
• 3. Kostenkalkulation
• 4. Abrechnung
• 5. Telematik
• 6. Sendungsverfolgung
• 7. Flottenmanagement

Was ist ein TMS?

„TMS“ steht als Akronym für unterschiedliche Begriffe. So wird es hierzulande beispielsweise als Abkürzung für den Test für Medizinische Studiengänge; den Eignungstest für ein Studium der Medizin; verwendet. In Bezug auf Business Software handelt es sich um die Abkürzung für Transport Management System bzw. Transport Management Software. Sie kommen zur Verwaltung, Berechnung, Abrechnung, Kontrolle und Realisierung von Transportdienstleistungen zum Einsatz. Insbesondere in Logistik-Unternehmen bzw. Speditionen zählen Tramsport Management Systeme so zu den wichtigsten Bestandteilen der IT-Infrastruktur von Unternehmen. Doch auch Unternehmen außerhalb dieser Branche, die sich im Rahmen einer betrieblichen Funktion mit logistischen Herausforderungen auseinandersetzen, können TMS nutzen.

Funktionen eines Transport Management Systems 

Transport Management Software kann unterschiedliche Funktionen umfassen. Dazu zählen beispielsweise:

• Auftragsverwaltung,
• Tourenplanung inkl. Disposition,
• Kostenkalkulation,
• Abrechnung,
• Telematik und
• Sendungsverfolgung.

Doch auch Funktionen aus den Bereichen des Reporting, der Ressourcenverwaltung oder der Finanzbuchhaltung können von einem TMS abgedeckt werden.

TMS und ERP 

Daraus wird deutlich, dass sich die Einsatzbereiche und Funktionen einer Transport Management Software durchaus in einigen Aspekten mit denen eines ERP-Systems überschneiden können. Entscheidend ist, dass sich Funktionen wie Reporting, Finanzbuchhaltung und Ressourcenverwaltung im Rahmen einer Transport Management Software lediglich auf die Transportdienstleistungen beziehen. ERP-Systeme dienen der Abbildung und Zusammenführung aller Geschäftsprozesse eines Unternehmens und sind somit Abteilungs- und Geschäftsbereich-übergreifend ausgerichtet.

Auswahl einer TMS bzw. ERP-Software 

Wichtig ist, dass alle im Unternehmen zum Einsatz kommenden Systeme miteinander kommunizieren können, um Daten medienbruchfrei austauschen zu können. Bei der Wahl eines TMS bzw. ERP-Systems sollte daher darauf geachtet werden, dass eine softwareseitige Anbindung an das jeweils andere System möglich ist. Manche ERP-Branchenlösungen verfügen bereits im Standard über einige Funktionen aus den Bereichen Logistik oder TMS. Mit zunehmenden Anforderungen ist es jedoch möglich, dass ein ERP allein den Bedürfnissen eines Unternehmens nicht länger gerecht werden kann und zusätzlich ein TMS eingeführt werden muss. In diesen Fällen sollte bei der Softwareauswahl auf Anbindungsmöglichkeiten an das ERP-System geachtet werden.

1. Auftragsverwaltung 

Transport Management Systeme können Unternehmen wie Speditionen oder Logistikdienstleister softwareseitig bei der Erfassung und Verwaltung von Transportaufträgen unterstützen. Wenn ein vollumfänglich integriertes ERP inklusive CRM-Modul im Einsatz ist, lässt sich der neue Auftrag auch direkt in der jeweiligen Kundenakte hinterlegen. Innerhalb der ERP-Software durchläuft der neue Auftrag mittels Workflow Management dann transparent alle Stationen bis zu späteren Abrechnung. Häufig werden eingehende Aufträge auch an ein Zweitsystem zur Tourenplanung weitergeleitet.

ERP-Software für Speditionen 

Ein branchenspezifisches ERP-System für die Transportbranche wird nicht selten auch als Speditionssoftwaresystem bezeichnet. Diese Systeme find seit den 1990er-Jahren im Einsatz und können auch als die ersten Transport Management Systeme bezeichnet werden.

2. Tourenplanung und Disposition

Die Weiterbearbeitung eingehender Aufträge lässt sich in manchen Fällen vollumfänglich mit dem ERP abdecken. Häufig werden sie jedoch zur Tourenplanung und Disposition auch an ein gesondertes System; eine sogenannte Tourenplanungssoftware; weitergeleitet. Hierbei handelt es sich um leistungsstarke Software, welche auf mathematische Optimierungsalgorithmen zurückgreift, um Tourenpläne gemäß vorgegebener Kriterien automatisiert zu erstellen.

Funktionen einer Tourenplanungssoftware

Der Funktionsumfang einer Tourenplanungssoftware kann von System zu System stark variieren. Während manche Lösungen über rudimentäre Funktionen zur Steuerung und Kontrolle der Transportdurchführung verfügen, besitzen andere Systeme z.T. keine eigene Benutzeroberfläche. Es handelt sich lediglich um einen Optimizer, welcher die dort generierten Tourenpläne an das ERP weiterleitet.

3. Kostenkalkulation 

Die Kostenkalkulation kann, ebenso wie die Abrechnung, sowohl innerhalb des TMS als auch mithilfe einer ganzheitlichen ERP-Software erfolgen. Hierbei handelt es sich um eine zentrale Aufgabe von Speditionsunternehmen und Betrieben, die im Rahmen der innerbetrieblichen Logistik mit Transportprozessen zu tun haben. Für Transportunternehmen stellt die Kalkulation der Transportkosten die Grundlage für die spätere Abrechnung, aber auch bereits für die Angebotserstellung dar.

Schnittstellen zur Zollabwicklung 

Bei Warensendungen, die ins Ausland transportiert werden sollen, muss auch der Zoll berücksichtigt werden. Branchenspezifische Speditionssoftware verfügt zumeist bereits im Standard über entsprechende Schnittstellen zur Zollabwicklung bzw. Gefahrgutanmeldung.

4. Abrechnung

Auch die Abrechnung lässt sich ebenso vom TMS wie auch von einem ERP erledigen. Wichtig ist, dass im System alle wichtigen Daten und Informationen aus den unterschiedlichen Geschäftsbereichen zusammengeführt werden. Auch hier ist die Anbindung an ein CRM-System bzw. ein CRM-Modul innerhalb der ERP-Software von Vorteil, da sich so die Kundendaten direkt aus dem System ziehen lassen. Da hier auch alle wichtigen Auftragsdaten vorhanden sind, kann auf Grundlage der Kostenkalkulation die Abrechnung quasi auf Knopfdruck erfolgen. Für die Buchhaltung entsteht somit ein möglichst geringer Aufwand.

5. Telematik 

Der Begriff Telematik Verknüpft „Telekommunikation“ mit „Informatik“. Es gibt gesonderte Telematik-Systeme, die in unterschiedlichen Branchen zum Einsatz kommen können. Für den Transport übernehmen Telematiksysteme die Übertragung von Daten zwischen der Disposition und dem Fahrzeug bzw. dessen Fahrer. Auf Seiten des Fahrers kommt zumeist eine mobile Anwendung zum Einsatz, welche von diesem bedient wird. In der Disposition lassen sich über eine browserbasierte Lösung dann die Touren überwachen und steuern, indem ein Echtzeit-Informationsaustausch zwischen Fahrer und Disposition ermöglicht wird (vgl. opheo.com, 09.09.2022).

Telematik in der Landwirtschaft

Telematik-Funktionen werden auch in anderen Sektoren genutzt. So kommen sie beispielsweise in Softwarelösungen für die Landwirtschaft zum Einsatz. Auch hier dienen sie dann der Planung und Überwachung von Touren landwirtschaftlicher Fahrzeuge und Traktoren. In diesem Zusammenhang fallen häufig auch die Begriffe „Smart Farming“ oder „Farming 4.0“.

6. Sendungsverfolgung 

Viele werden mit der Sendungsverfolgung bereits aus dem privaten Umfeld vertraut sein. Bestellt man ein Produkt auf einem etablierten Online-Marktplatz, so lässt sich das Paket bis vor die Haustür über das eigene Smartphone verfolgen. Im Softwarebereich wird die Sendungsverfolgung häufig auch als „Track-and-Trace“ bezeichnet.

Track-and-Trace-Software 

Mithilfe einer derartigen Lösung können alle Lieferungen und Packstücke mit jeweiligem Status verfolgt werden. Für die innerbetriebliche Logistik ist dies von Relevanz, wenn es um die Just-in-Time-Lieferung benötigter Produktionsmaterialien geht. Transportunternehmen können derartige Systeme nicht nur für interne Zwecke nutzen, sondern auch, um dem Auftraggeber Informationen über den voraussichtlichen Lieferzeitpunkt zur Verfügung zu stellen.

7. Flottenmanagement 

Das Flotten- bzw. Fuhrparkmanagement umfasst das Verwalten, die Planung, die Steuerung und die Überwachung von Fahrzeugflotten. Konkret geht es darum, Wegstrecken der eigenen Fahrzeuge unter Berücksichtigung bestimmter Einflussfaktoren aufeinander abzustimmen. So soll es dabei helfen, alle dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Fahrzeuge und Ressourcen möglichst zielführend und effizient einzusetzen. Auch soll es Unternehmen dabei helfen, potenzielle Probleme möglichst frühzeitig zu erkennen.

Flottenmanagement mit dem ERP

Es wird deutlich, dass Software für das Flottenmanagement und ERP-Software letztlich dasselbe Grundziel verfolgen: Das möglichst effiziente Einsetzen von Ressourcen. Im Flottenmanagement ist dies jedoch sehr spezifisch auf den jeweiligen Fuhrpark begrenzt. Dennoch lässt es sich durch die ganzheitliche Ausrichtung eines ERPs auch mit diesem System durchführen. Vorteilhaft ist hier besonders, dass auch alle weiteren vorhergehenden und folgenden Prozesse miteinbezogen werden können und so ein vollständigeres Gesamtbild entsteht.