Warum ein Lastenheft im ERP-Projekt unabdingbar ist

Erfahren Sie, warum ein detailliertes Lastenheft so wichtig ist und wie Sie den Aufbau gestalten sollten.

Die Erstellung eines Lastenheftes ist einer der elementarsten Bestandteile eines ERP-Projektes. Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit der genauen Rolle des Lastenheftes auseinandersetzen und Unternehmen nützliche Praxistipps zur Erstellung an die Hand geben. 

Zunächst muss jedoch definiert werden, was genau unter einer ERP-Software zu verstehen ist. 

Inhaltsverzeichnis

• ERP-Software: Eine Definition 
• Was ist ein Lastenheft?
• Grundlegende Überlegungen bei der Erstellung eines Lastenheftes 
• Bestandteile eines Lastenheftes
• Die ideale Gliederung eines Lastenheftes
• Fazit: Lastenheft schafft die Basis für eine erfolgreiche Anbieterauswahl 

ERP-Software: Eine Definition

Die Abkürzung „ERP“ bezeichnet das Enterprise-Resource-Planning bzw. zu Deutsch die Geschäftsressourcenplanung. Hierbei handelt es sich um eine grundlegende Aufgabe, derer sich Unternehmen aller Art annehmen müssen. 

Ressourcen im Kontext von Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft und Organisationen

Denn jedes Unternehmen arbeitet letztlich mit Ressourcen. Im unternehmerischen Zusammenhang handelt es sich bei Ressourcen um 

• Rohstoffe
• Betriebsmittel 
• Personal
• Geldmittel 
• (Arbeits-)Zeit 
• Boden 
• Energie

Diese gilt es, im Rahmen der Geschäftsressourcenplanung möglichst effizient einzusetzen. So versteht sich unter der zentralen Aufgabe des ERP, alle geschäftsrelevanten Ressourcen zur richtigen Zeit in benötigter Qualität und Quantität an richtiger Stelle im Unternehmen zur Verfügung zu stellen. 

Abhängig von Branchenzugehörigkeit, Unternehmensgröße oder internen Strukturen bedarf es zur Erfüllung dieser zentralen Aufgabe einer Vielzahl komplexer, aufeinander aufbauender Geschäftsprozesse. 

Geschäftsressourcenplanung mittels ERP-Software

Aus diesem Grund setzen heutzutage immer mehr Unternehmen auf technische Unterstützung in Form von ERP-Software. Moderne ERP-Systeme sind in der Lage, alle unternehmenseigenen Prozesse zentral abzubilden. So entsteht eine Art digitales Abbild des gesamten Unternehmens mit all seinen Prozessen. 

Prozesse digital steuern und optimieren

Diese lassen sich dann innerhalb der ERP-Software verwalten, steuern, verschlanken, optimieren und automatisieren. Auf diese Weise werden wertvolle Ressourcen eingespart, welche dann wiederum an anderer Stelle im Unternehmen gewinnbringender eingesetzt werden können. 

So kann der Einsatz einer geeigneten ERP-Software für Unternehmen zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil werden. Denn in konkurrenzstarken Märkten geprägt von hohen Kundenerwartungen ist eine kontinuierliche Effizienzoptimierung und -steigerung in vielen Bereichen bereits zur Norm geworden. 

Was ist ein Lastenheft?

Doch die Einführung einer ERP-Software allein bewirkt noch nicht, dass sich automatisch alle potenziellen Vorteile einstellen. So sollte vor allem darauf geachtet werden, dass die ERP-Software für den Einsatz im eigenen Unternehmen geeignet ist.

Um derartige Systeme zu identifizieren, müssen sich Unternehmen zunächst ihrer eigenen Anforderungen an eine adäquate ERP-Software bewusst werden. 

Diese werden dann in Form eines Lastenheftes festgehalten. Wichtig ist, dass es zur Erstellung eines solchen Lastenheftes einer sehr strukturierten Herangehensweise bedarf.

Unternehmen sollten keinesfalls „blind“ mit der Aufzählen bestimmter Anforderungen beginnen, sondern einen strategisch-zielführenderen Ansatz wählen. Anderenfalls besteht das Risiko, wichtige Funktionen außer Acht zu lassen, was an späterer Stelle zum Problem werden kann. 

Der Aufwand lohnt sich

Doch die Versuchung, möglichst wenig Zeit mit der Erstellung eines Lastenheftes zu „vergeuden“, ist groß. Schließlich soll das neue System so schnell wie möglich implementiert werden und entsprechend zeitnah für Vorteile sorgen. 

Dennoch sollte die Erstellung eines Lastenheftes keinesfalls als „notwendiges, administratives Übel“ betrachtet werden. Schließlich legt das Lastenheft im ERP-Projekt die Basis für eine erfolgreiche Anbieterauswahl. 

Grundsätzlich spricht nichts dagegen, den in die Erstellung einfließenden Aufwand möglichst gering zu halten. Wichtig ist jedoch, dass nach wie vor ein Detailgrad gewählt wird, der alle wichtigen Faktoren berücksichtigt. 

Grundlegende Überlegungen bei der Erstellung eines Lastenheftes

• Zu Beginn einer jeden Lastenheft-Erstellung sollten sich Unternehmen zunächst einige grundlegende Fragen, wie: 
• Wofür soll die ERP-Software eingesetzt werden?
• Welche Prozesse sollen mittels ERP-Software optimiert werden? 
• Welche grundlegenden Unternehmensziele sollen durch die ERP-Einführung erreicht werden? 

Die Zukunft im Blick

Unternehmen sollten bei der Beantwortung dieser frage auch immer langfristige Ziele und mögliche Veränderungen berücksichtigen. Wie soll etwa die zukünftige Ausrichtung des Unternehmens aussehen und wie soll die ERP-Software die Unternehmensziele, -prozesse -strategie konkret unterstützen? 

Lastenheft erfüllt mehrere Funktionen

Zudem sollten Unternehmen bedenken, dass das Lastenheft nicht ausschließlich zur Vorlage bei potenziellen ERP-Anbietern dient. Es wird an späterer Stelle im ERP-Projekt auch als Grundlage für Tests und Evaluierungen eingesetzt. Aus diesem Grund sollte es so formuliert sein, dass es sowohl für Anbieter als auch Anwender verständlich ist. 

Bestandteile eines Lastenheftes

Im Folgenden wollen wir einmal exemplarisch eine geeignete Gliederung für ein detailliertes Lastenheft vorstellen. Zunächst müssen jedoch wichtige Kriterien behandelt werden, die jedes Lastenheft erfüllen sollte. 

Der Fokus liegt auf den Prozessen

So sollte bei der Erstellung eines Lastenheftes stets der Fokus auf den Prozessen liegen. Eine bloße Beschreibung aller benötigten Funktionen greift in der Regel zu kurz und schafft kein anschauliches Gesamtbild des Unternehmens. Aus diesem Grund sollte ein gutes Lastenheft auch immer vollständige Geschäftsprozessbeschreibungen beinhalten. 

Die Erstellung dieser Prozessbeschreibungen bietet zudem die optimale Gelegenheit, bestehende Prozesse einmal zu überdenken. So können beispielsweise Schwachstellen in bestehenden Prozessen bereits in der Theorie behoben werden, indem gewünschte Soll-Prozesse beschreiben werden. 

Anforderungen statt Lösungswegen

Zudem sollten Unternehmen bei der Erstellung eines Lastenheftes darauf achten, ausschließlich ihre Anforderungen und nicht etwa deren Umsetzung zu beschreiben. Das Lastenheft sollte also stets einen lösungsneutralen Ansatz verfolgen.

Dies hat schlicht und ergreifend den Grund, dass nicht-lösungsneutrale Formulierungen gegebenenfalls qualifizierte Anbieter ausschließen könnten, sofern diese eine andere Umsetzung einer Anforderung verfolgen. 

Alle Abteilungen und Fachbereiche miteinbeziehen

Nach gründlicher Betrachtung der strategischen Perspektive ist es ratsam, alle Abteilungen und Fachbereiche in das Projekt miteinzubeziehen. Letztlich sitzen hier die späteren Anwender der ERP-Software. 

Wichtig ist, dass ein Bewusstsein für die positiven Auswirkungen einer (neuen) ERP-Software für das ganze Unternehmen geschaffen wird. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass das neue System von den späteren User angenommen wird. Dabei ist es wichtig, auch Kritiker mit einzubeziehen sowie Input bezüglich möglicher Prozessoptimierungen zu sammeln. 

Im Anschluss sollte das Projektteam alle zusammengetragenen Informationen evaluieren und einen ganzheitlichen Ansatz für das gesamte Unternehmen entwickeln. Letztlich sollen nicht nur einzelne Abteilungen isoliert von einander optimiert, sondern abteilungsübergreifende Prozesse effizienter gestaltet werden. 

Die ideale Gliederung eines Lastenheftes

Wenn es dann an die Erstellung des Lastenheftes geht, ist ein sehr strukturierter Aufbau gefragt. So sollte zunächst mit einer grundlegenden Unternehmensbeschreibung begonnen werden. Dazu zählen beispielsweise die Unternehmensgröße und Branchenzugehörigkeit. Im Anschluss sollten die folgenden Punkte in sequenzieller Reihenfolge thematisiert werden: 

• Produkte, Dienstleistungen und Marktumfeld
• Stärken und Alleinstellungsmerkmale
• Aktuelle IT-Landschaft inkl. Useranzahl 
• Beschreibung funktionaler Anforderungen (prozessorientiert) inkl. Benötigter Schnittstellen und Anbindungen 
• Terminplanung
• Ansprechpartner im Unternehmen 

Die Reihenfolge einzelner Unterpunkte kann dabei von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Wichtig ist, dass Unternehmen systematisch vorgehen und den Leser vom Allgemeinen in eine detailliertere Beschreibung der Anforderungen führen. 

Fazit: Lastenheft schafft die Basis für eine erfolgreiche Anbieterauswahl

Es wird deutlich, dass die Erstellung eines Lastenheftes fundamentaler Bestandteil eines jeden Softwareprojektes ist. Es dient Unternehmen dabei als Basis für eine erfolgreiche und fundierte Anbieterauswahl. 

ERP-Anbieter erhalten durch die „vom Groben ins Detail“-Struktur des Lastenheftes einen schnellen Überblick über die Anforderungen des Unternehmens und können somit zeitnah evaluieren, ob sie ein geeigneter Geschäftspartner für das geplante Vorhaben sind. 

Unternehmen sollten bei der Erstellung eines geeigneten Lastenheftes zudem eine lösungsneutrale Formulierung beachten. Stattdessen sollte es ausschließlich die Anforderungen beinhalten, um die vorschnelle Ausklammerung potenziell qualifizierter Anbieter zu vermeiden. 

Da das Lastenheft auch als Grundlage für Tests und Evaluierungen genutzt wird, sollte es sowohl für ERP-Anbieter als auch Anwender verständlich sein. Sind alle diese Kriterien erfüllt, schafft das Lastenheft eine solide Basis für eine erfolgreiche ERP-Software- und Anbieterauswahl.