Was ist zu tun, um Ausfallzeiten zu vermeiden

Jede Minute, in der ein ERP-System nicht funktioniert, kostet ein Unternehmen Geld. Wie Sie Ausfallzeiten vermeiden.

Wenn Sie bereits Erfahrung mit dem Einsatz eines ERP-Systems haben, werden Sie festgestellt haben, dass Ihre Organisation bei der Implementierung eines ERP-Systems nicht mehr ohne es leben kann. Dies liegt daran, dass ein wichtiger Teil der Arbeit um das System herum "aufgebaut" ist.

Entscheidende Geschäftsprozesse können nur funktionieren, wenn sie von einem ERP unterstützt werden. Betrachten Sie zum Beispiel die Lagerarbeit. Mit einem ERP-System können Ihre Lagermitarbeiter mithilfe von Scannern genau nachverfolgen, welche Produkte wo gefunden werden können. Das Umschalten auf manuelle Prozesse wird dann fast unmöglich.

Dies ist nur eines von unzähligen Beispielen, bei denen das ERP-System immer ordnungsgemäß funktionieren und verfügbar sein muss. Wenn Ihr ERP-System nicht verwendet werden kann, werden häufig alle Arbeiten unterbrochen. Dies kann katastrophale Folgen für Ihr Unternehmen haben. Ausfallzeiten müssen daher jederzeit vermieden werden.

Das Cloud-ERP-Systeme von einer Internetverbindung abhängen, ist das Thema Ausfallzeiten sehr interessant. In diesem Artikel sprechen wir über die Gefahren von Ausfallzeiten und wie Sie sich dagegen schützen können.

Ihre Internetverbindung funktioniert nicht

Zum Glück hat Deutschland im Gegensatz zu vielen anderen Ländern ein sehr zuverlässiges Internet. Wir alle kennen Situationen, in denen nervende Internetstörungen unsere Arbeit unmöglich machen. Es ist daher ein berechtigtes Anliegen vieler Unternehmen, dass schlechte Internet-Netzwerke den Zugriff auf Ihr Online-ERP-System unmöglich machen.

Dies ist etwas, worüber Sie sorgfältig nachdenken müssen. Sind Sie bereit, wichtige Geschäftsprozesse von einer Internetverbindung abhängig zu machen? Viele Unternehmen beantworten diese Frage mit "Nein". Sie ziehen es deshalb vor, sich nicht für ein Online-ERP-System zu entscheiden.

Es stimmt, dass Sie im Falle eines Internetausfalls nicht ordnungsgemäß weiterarbeiten können, wenn Sie sich für Cloud-ERP entschieden haben. Aber wer kann ohne Internet noch gut arbeiten? Telefonie (mit VoIP), Mailkontakt, Informationsbeschaffung und vieles mehr ist nicht mehr möglich. Die Tatsache, dass Sie ein lokales ERP-System haben, wird Ihnen also nicht viel helfen.

Sichern Sie Ihre Internetverbindung

Da Ausfallzeiten für Ihr Unternehmen so schädlich sein können, empfiehlt es sich, einen Sicherungsplan zu erstellen. Nachfolgend finden Sie eine Reihe von Tipps, mit denen Sie sofort loslegen können, um das Ausfallrisiko zu minimieren.

1. Schicken Sie alle nach Hause... um weiterzuarbeiten

Witzigerweise ist es eine gute Strategie, Ihre Mitarbeiter im Falle eines Internetausfalls nach Hause zu schicken. Nicht um die Beine baumeln zu lassen, sondern um weiterzuarbeiten. Das Tolle an Online ERP ist nämlich, dass es nicht an einen physischen Standort gebunden ist. Ihre Mitarbeiter können sich von zu Hause aus direkt in das System einloggen und haben dann sofort alle relevanten Dateien und Informationen zur Hand.

Wenn Sie diese Strategie anwenden möchten, müssen Sie sicherstellen, dass jeder von zu Hause auf das System zugreifen kann. Stellen Sie sicher, dass der Heimgebrauch gut getestet wurde, bevor Sie beginnen. Möglicherweise ist die Heimverbindung auch nicht gut genug ist, was dann natürlich für Ihre Mitarbeiter frustrierend wird. 

2. Wählen Sie einen Backup-Internetanbieter

Die erste Strategie (von zu Hause aus arbeiten) ist natürlich nicht in jedem Unternehmen möglich. Lagermitarbeitern nützt es nichts, wenn sie von zu Hause aus auf das ERP-System zugreifen können. Schließlich müssen sie im Unternehmen physisch anwesend sein, um ihre Arbeit ausführen zu können. Sie sollten sich dann nicht auf einen einzigen Internetanbieter verlassen.
Es kommt nicht oft vor, dass bei verschiedenen Anbietern gleichzeitig Ausfälle auftreten. Wenn Sie einen freien Internetanbieter haben, können Sie problemlos eine Verbindung zu einem anderen Netzwerk herstellen und sofort weiterarbeiten. Der offensichtliche Nachteil ist, dass Sie jeden Monat ein Vielfaches an Internetanbieter zahlen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie den Kostenfaktor beim 'Reservelieferanten' abwägen. Die Chance, dass Sie diesen Service häufig nutzen, ist (wenn alles gut läuft) nicht groß. Sie können sich daher beispielsweise mit einer etwas weniger schnellen Verbindung zufrieden geben.

3. Stellen Sie Offline-Sicherungen bereit

Alle seriösen Online-ERP-Systeme verfügen über umfangreiche Optionen zum Exportieren von Daten und zum Erstellen von Offline-Sicherungen. Sie können diese Daten einfach auf Ihrer Festplatte ablegen. Bei Ausfallzeiten können Sie weiterhin auf Ihre Daten zugreifen. Nehmen Sie zum Beispiel einen Relationship Manager. Durch Exportieren der wichtigsten Kontaktinformationen zu Ihren Kunden aus dem CRM-Modul (dies ist oft nur in Excel möglich), können Sie bei einem Internetausfall mit den Verkaufsaktivitäten fortfahren. Es ist natürlich wichtig, dass der Relationship Manager vorübergehend alle Informationen manuell im Excel-Dokument speichert.

Wählen Sie einen zuverlässigen Cloud-Anbieter: Eine Verfügbarkeit von 99,5% ist nicht hoch Ausfallzeiten Ihres Systems müssen nicht unbedingt an Ihrer Internetverbindung liegen. Es kann auch die des Anbieters des Online-ERP-Systems sein. Wie wir in unserer Analyse der Sicherheit von Online-ERP festgestellt haben, nehmen die meisten Anbieter das Thema Sicherheit sehr ernst. Ausreichende Betriebszeiten sind ein wichtiger Aspekt.

Die meisten Online-ERP Anbieter bieten strenge Garantien für die Verfügbarkeit. Sie können oft mit einer Betriebszeit von mindestens 99,5% rechnen. Das klingt nach einem ziemlich hohen Prozentsatz, aber eine einfache Berechnung zeigt, dass dies gar nicht so beachtlich ist.

24 Stunden x 365 Tage = 8760 Stunden im Jahr.
0,5% Ausfallzeit = 0,005 * 8760 = 43,5 Stunden im Jahr, bedeuten 3,7 Stunden Ausfallzeit im Monat.

Man kann sagen, dass dieses Versprechen über "minimale Betriebszeiten" oft ausreichend erfüllt wird. Einige Anbieter erzielen im Durchschnitt eine Betriebszeit von 99,98%. Das bedeutet weniger als 2 Stunden Ausfallzeit pro Jahr.

Es gibt Online-ERP-Anbieter, die in der versprochenen Verfügbarkeit viel weiter gehen. Dies bringt natürlich Kosten mit sich. Es hängt ein wenig davon ab, wie wichtig das Thema Sicherheit für Sie ist. Es gibt sogar Service Level Agreements (SLA), bei denen die Verfügbarkeit bis zu 99,999% garantiert ist. Auch dies ist eine Untergrenze, so dass Sie davon ausgehen können, dass es fast nie Ausfallzeiten gibt.

Wie wichtig ist die Betriebszeit?

Das SLA, für das eine Verfügbarkeit von 99,999% versprochen wird, ist nicht für alle reserviert. Die Unternehmen müssen selbst überlegen, wie wertvoll es ist, sich gegen Ausfallzeiten von 0,499% abzusichern. Die damit verbundenen Kosten können beträchtlich sein. Diese Kosten können dadurch begründet werden, dass sich die Lieferanten sehr bemühen müssen, diese zusätzliche Sicherheit zu integrieren.

Einer dieser Dienste sind sogenannte Hochverfügbarkeits-Cluster. Der Zweck eines High Availability Clusters (HAC) besteht darin, eine höhere Verfügbarkeit des ERP-Systems sicherzustellen. Wenn aus irgendeinem Grund ein Server abstürzt, kann ein zweiter "Failover-Cluster" die Dienste übernehmen. Dies geschieht automatisch, damit das ERP-System immer verfügbar bleibt. Im Übrigen können mehrere Failover-Cluster bereitgestellt werden. Die Wahrscheinlichkeit von Ausfallzeiten ist dann extremst gering. Die meisten Unternehmen scheinen sich für diese zusätzliche Sicherheit zu entscheiden. Eine Untersuchung der Aberdeen Group ergab, dass nur ein Fünftel der befragten Unternehmen keinen zusätzlichen Schutz vor Ausfallzeiten hatte.

Der Trade off

Es muss immer ein Kompromiss zwischen Kosten und zusätzlicher Sicherheit gemacht werden. Es ist ein Irrtum, dass Sie nichts gegen Ausfallzeiten tun können. Sie müssen selbst überlegen, wie wichtig die Betriebszeit für Ihr Unternehmen ist und wie viel Sie in Sicherheit investieren möchten. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie wissen, welches System Sie wählen. Fragen Sie den Anbieter bei der Auswahl eines Online-ERP-Systems, wie er mit Ausfallzeiten umgeht, und berücksichtigen Sie dies bei Ihrer endgültigen Entscheidung.