Stammdatenpflege Basis für das ERP-System

Wer die Stammdatenpflege vernachlässigt, wird sein ERP-System langfristig unbrauchbar machen. Doch das Problem ist allgegenwärtig.

Als Stammdaten werden all jene Informationen bezeichnet, die sich auf betrieblich relevante Objekte, wie Produkte, Lieferanten, Kunden oder Mitarbeiter beziehen. Diese sind für die laufende Verarbeitung unabdingbar und müssen daher auch nach der Einführung eines ERP-Systems ausreichend gepflegt werden.

Inhaltsverzeichnis 

• Stammdaten: Beispiele
• Stammdaten werden vernachlässigt
• Rolle für das ERP
• Falsche Daten, falsche Ergebnisse
• Stammdatenmanagement 
• Valide Daten für die Einführung

Stammdaten: Beispiele

Oftmals werden Stammdaten auch als all jene Daten zusammengefasst, die eine geringe Änderungshäufigkeit in sich tragen, wie beispielsweise:

• Bankdaten,
• Adressdaten,
• Geburtstagen oder
• Namen. 

Stammdaten werden vernachlässigt

Zu den Stammdaten in einem Unternehmen gehören also alle langfristig gültigen Informationen, während Bewegungsdaten zeitbezogene, prozessorientierte und auftragsrelevante Informationen sind. Deshalb liegt der Fokus im alltäglichen Betrieb oftmals eher auf den Bewegungsdaten, während Stammdaten häufig vernachlässigt werden. (vgl. blog.oxaion.de/stammdatenpflege) Ein fataler Fehler, wie sich oftmals erst später zeigt. 

Rolle von Stammdaten für das ERP

Auf die Frage hin, welche Rolle all diese Stammdaten in einem Unternehmen spielen, warum diese wichtig für die Funktion eines ERP-Systems sind und warum die Pflege dieser letztlich nicht zu vernachlässigen ist, lohnt ein Blick auf all jene Bereiche, die auf die Stammdaten und deren Austausch in besonderer Weise angewiesen sind.

Stammdaten als Basis des ERP-Systems 

Zunächst einmal basiert, wie bereits erwähnt, das klassische ERP-System auf einer ganzen Reihe von Stammdaten. Diese bilden die Basis für die Funktionsweise der Systeme. Sind die Daten falsch, mangelhaft oder unzureichend, kann kein valides Ergebnis von ERP-Systemen produziert werden. 

Falsche Daten führen zu falschen Ergebnissen

Gleiches gilt für andere Anwendungen, die oftmals neben oder an ein ERP-System angebunden, laufen, wie Finanzbuchhaltungssysteme oder auch Warenwirtschaftssysteme. Sind an diesen Stellen bereits die Stammdaten falsch, helfen die Systeme wenig und verursachen wohlmöglich Chaos in den entsprechenden Bereichen.

Beispiel Schulsoftware 

Nehmen wir das Beispiel eines Lehrers bzw. einer Schulsoftware. Angenommen dieser erhält die Information eine sechste Klasse in Biologie unterrichten zu müssen. Nach den Ferien kommt er nun gut vorbereitet in die Schule und erfährt, dass die Information falsch war und er ein 12. Klasse in Chemie unterrichten muss. 

Alle Unterrichtseinheiten, alle Informationen die der Lehrer angesammelt hat, sind nun für die Tonne. Zudem ist er unvorbereitet auf den Unterricht in der 12. Klasse. Ganz ähnlich verhält es sich mit Stammdaten in einem Unternehmen. Sind diese falsch, geht das ERP-System in seiner automatisierten Planung von eben solchen falschen Informationen aus und das Ergebnis weicht von der Erwartung gänzlich ab. 

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Ganzheitliches Stammdatenmanagement

Ein ganzheitliches Stammdatenmanagement dient letztlich dazu, dass ein ungehinderter Datenaustausch zwischen allen Beteiligten in einem Unternehmen möglich wird. Somit sollte eine Stammdatenorganisation in der Aufbauorganisation eines Unternehmens integriert sein. (vgl. Dr. Harald Dreher aus dreher-consulting.com)

Einheitliche Standards schaffen 

Es sollten beispielsweise Standards für die Eingabe solcher Daten festgelegt werden. Gibt man internationale Telefonnummern an oder Adresszusätze? Welche Informationen zu Kunden werden angelegt, welche nur optional usw. Zielführend ist es, dies schon von Beginn an festzulegen, damit alle Daten einheitlich verwaltet und benutzt werden können. 

Einführungsprozess nur mit validen Daten

Bei der Einführung eines ERP-Systems sollte daher bereits im Vorfeld festgelegt werden, wer, wann, welche Daten an welcher Stelle einzupflegen hat, wer auf diese zugreift und wer diese auch im Nachhinein pflegt. Erfolg stellt sich erst dann ein, wenn ein System über valide Stammdaten verfügt und mit diesen arbeiten kann. Es empfiehlt sich daher, Verantwortlichkeiten so festzulegen, dass das Stammdatenmanagement nachhaltig funktionieren kann.