Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Der Begriff „Warenwirtschaftssystem“ wird häufig auch mit WaWi oder WWS abgekürzt. Im Kern handelt es sich bei einem Warenwirtschaftssystem um ein Modell zur Abbildung von Warenströmen in den Geschäftsprozessen eines Unternehmens. In unserer digitalen Zeit sind Warenwirtschaftssysteme Softwarelösungen, die eben jene Warenströme digital abbilden. Innerhalb der Software lassen sie sich dann verwalten. WWS umfasst zumeist eine Softwarelösung für Logistik und Disposition.

Offen, integriert oder geschlossen?

Zu differenzieren ist zwischen offenen, integrierten und geschlossenen Warenwirtschaftssystemen. Von einem geschlossenen System ist dann die Rede, wenn alle der folgenden Funktionen vom System abgedeckt werden: Wareneingang und Warenausgang, Marketing und Managementinformationen, Disposition und Bestellwesen und Bestellschreibung und -Überwachung. Fehlt eines dieser Module, ist von einem offenen System die Rede. Sind alle dieser Funktionen umfasst und gibt es darüber hinaus noch softwareseitige Verbindungen zu externen Parteien, wie beispielsweise Lieferanten, so ist von einem integrierten System die Rede.

Zentrale Funktionen

Zu den zentralen Funktionen eines WaWi zählen:

• Der Einkauf,
• der Verkauf und
• die Warenlogistik/ Lagerverwaltung.

Der Einkauf

Im Bereich des Einkaufs verfügt ein Warenwirtschaftssystem über Funktionen zur Bedarfsermittlung und Bestellung. Ein WWS ist in der Lage, auf Grundlage der Daten aus Lagerhaltung und Verkauf automatisiert Bestellvorschläge zu geben und die Bestellung sogar auszulösen.

Der Verkauf

Im Bereich des Verkaufs kann ein WWS den gesamten operativen Prozess abbilden: Vom Angebot über den Auftrag und den Lieferschein bis hin zur Rechnung. Darüber hinaus können noch erweiterte Funktionen enthalten sein; beispielsweise für die Auftragsbestätigung und das Customer Relationship Management. Auch die Fakturierung; sprich die Übergabe an die Buchhaltung; kann von einem Warenwirtschaftssystem abgedeckt werden.

Die Warenlogistik/ Lagerverwaltung (WMS/LVS)

Innerhalb eines Warenwirtschaftssystems ist ein Modul für die Lagerverwaltung dafür zuständig, die interne Bestandsführung zu überwachen. Bewegungsdaten können über das integrierte Lagerverwaltungs-Modul (LVS) (englisch Warehouse Management System oder WMS) im WWS automatisiert in die Lagerverwaltung übernommen werden. Auch unterstützt das WaWi die Inventur der Waren. Auch die Kommissionierung (Wareneinlagerung und -Entnehme) wird vom Warenwirtschaftssystem unterstützt. Moderne Warenwirtschaftssysteme können zudem beispielsweise auch laufwegoptimierte Picklisten softwareseitig unterstützen, sodass sich Lagerabläufe maßgeblich optimieren lassen.

Weitere, mögliche Funktionen

Darüber hinaus kann ein WWS noch über zahlreiche weitere Funktionen verfügen. Der Funktionsumfang variiert von System zu System. Während die Kernfunktionen Einkauf, Verkauf und Lagerverwaltung zumeist immer umfasst sind, sind weitere Funktionen optional. Zu den optionalen Funktionen eines Warenwirtschaftssystems zählen beispielsweise:

• Das Berichtwesen,
• die Personalverwaltung,
• das Finanzmanagement,
• die Verwaltungen von Verkaufsfilialen,
• statistische Auswertungen für das Controlling und
• zahlreiche Schnittstellen.

Letztere können beispielsweise zu Produktionsplanungs- und Steuerungssystemen (PPS) hergestellt werden. In Handelsunternehmen empfiehlt sich stattdessen gegebenenfalls eine Schnittstelle zu Onlineshop-Systemen für den E-Commerce Bereich, oder externen Online-Marktplätzen. Werden diese Schnittstellen benötigt, sollten Unternehmen dies bereits bei der Erstellung des Lastenheftes berücksichtigen.

Vorteile eines Warenwirtschaftssystems

Im Zeitalter der digitalen Transformation leisten Softwarelösungen wie Warenwirtschaftssysteme einen maßgeblichen Beitrag zum Erfolg eines Unternehmens. Wer in technologie- und innovationsgeprägten Zeiten nicht hinter der Konkurrenz zurückfallen will, sollte zur digitalen Verwaltung der eigenen Geschäftsprozesse auf eine entsprechende Business Software setzen. Ihr volles Potenzial kann sie dabei erst dann entfalten, wenn sie auch für den Einsatz im jeweiligen Unternehmen geeignet ist. Dazu muss das System in der Lage sein, alle wichtigen Abläufe des Betriebes digital abzubilden.

Ganzheitliche Abbildung von Geschäftsprozessen

Ein Warenwirtschaftssystem kann dazu beitragen, eine redundante Dateneingabe zu vermeiden sowie manuelle Prozesse durch eine Automatisierung oder Teilautomatisierung zu reduzieren. Durch die zentrale Ausrichtung des Systems arbeiten Unternehmen jederzeit mit aussagekräftigen, aktuellen Kennzahlen und erhalten auf diese Weise wichtige Entscheidungshilfen. Viele Warenwirtschaftssysteme unterstützen zudem die Abbildung mehrerer Lager bei gleicher Verwaltung zentraler sowie standortspezifischer Bestände. Über Schnittstellen, wie beispielsweise zu einem Kassensystem, können dann auch Buchungen direkt im System vorgenommen werden.

Warenwirtschaftssystem vs. ERP-Software

Doch wo besteht der genaue Unterschied zwischen Warenwirtschaftssystemen? Schließlich werden beide Softwarelösungen genutzt, um wichtige Geschäftsprozesse zentral abzubilden. Tatsächlich ist der Übergang zwischen WWS und ERP-Software nicht klar definiert. Eine Abgrenzung erfolgt jedoch zumeist über den Funktionsumfang. Sind beispielsweise Funktionen aus dem Bereich des Controllings; insbesondere in Form eines eigenen Moduls; beinhaltet, spricht man in der Regel von einem ERP-System. In der Praxis werden die Begriffe jedoch nicht selten auch synonym verendet. Insbesondere für ERP-Software im Handel ist die Bezeichnung „Warenwirtschaftssystem“ gebräuchlich.