Die Rolle der Mitarbeiter in der ERP-Einführung

Eine ERP-Einführung ist mitunter ein sehr schwieriges Unterfangen, erst recht, wenn die Mitarbeiter sich gegen das neue System stellen.

Bei einer ERP-Einführung gibt es unglaublich viele Dinge zu beachten, unglaublich viele Stolpersteine zu um gehen und eine oftmals beängstigende Fallhöhe. Wenn dann die Mitarbeitenden in einem Unternehmen nicht mitziehen, wird ein ERP-Projekt höchstwahrscheinlich scheitern oder zumindest deutlich teurer als veranschlagt werden. Doch welche Rolle kommt den Mitarbeitenden beim Einführungsprozesse eigentlich zu und wie müssen diese eingebunden sein? Nun, zu aller erst sind sie es, die das System am Ende benutzen müssen. Diesen Aspekt sollte man nicht aus den Augen verlieren. 

Mitarbeitende mit einbeziehen

Viele ERP-Anbieter haben ihre Erfahrungen in der Vergangenheit gesammelt und dabei Einführungsstrategien entwickelt, um eben jene Risiken zu minimieren. Doch kennt ein externer Anbieter die Mitarbeiterstruktur eines Kunden natürlich nicht. Es gilt also bereits im Vorfeld die eigenen Mitarbeitenden in das Projekt zu involvieren. In welchem Maß entscheidet auch sicher die fachliche Kompetenz der Angestellten. Je versierter diese sind, desto tiefer können sie in das Projekt einstiegen und einen echten Mehrwert generieren. Denn eins muss klar sein, es geht hier nicht um die Befindlichkeiten von Angestellten, als vielmehr deren Mehrwert den diese innerhalb eines Einführungsprozesses erzeugen können. 

Zusammenstellung von Projektteams

Da ein ERP-System davon lebt, dass es von Mitarbeitenden gefüttert und benutzt wird, müssen diese das System nicht nur verstehen, sondern vor Allem dessen Mehrwert erkennen. Daher empfiehlt es sich bereits ganz am Anfang die zukünftigen User nach ihren Wünschen zu fragen. Sie wissen am besten, was die derzeitige Arbeit unnötig erschwert, kennen alle Arbeitsabläufe und haben wohlmöglich schon konkrete Verbesserungsvorschläge im Kopf. Ein wesentlicher Tipp der immer wieder gegeben wird ist daher, die Zusammenstellung eines Projektteams, bestehend aus Key-Usern aus den verschiedenen Abteilungen und der eigenen IT-Abteilung, falls vorhanden. 

Annahmewahrscheinlichkeit erhöhen

Eine wesentliche Aufgabe des Projektteams besteht darin, die restlichen Mitarbeitenden vom neuen ERP-System zu überzeugen und Vorbild für die Nutzung zu sein. (vgl.  https://www.it-production.com/produktionsmanagement/prioritaeten-setzen-bei-der-systemeinfuehrung/) Sie bilden quasi den internen Kundenservice, kümmern sich um Fragen, Anregungen, Beschwerden oder auch um Unklarheiten.

Es hat sich in der Vergangenheit mehrfach gezeigt, dass ein internes Team, deutlich besser in die eigene Belegschaft kommunizieren kann und so eine deutlich bessere Annahmewahrscheinlichkeit erzielen kann. Auch die eigene IT-Abteilung sollte unbedingt in das Projekt mit einbezogen werden und nicht etwa umgangen werden. Wird zum Beispiel ein neues ERP-System in der Cloud implementiert, so fallen wohlmöglich Wartungsaufgaben in der IT-Abteilung weg, was, wenn nicht ausreichend kommuniziert, zu bösen Missverständnissen und internen Querelen führen kann. 

IT-Abteilung als Initiator

Daher muss die IT-Abteilung eigentlich schon fast Initiator des Projektes sein und dieses wesentlich mit vorantreiben. Es muss im Vorfeld mit allen Stellen darüber geredet werden, wie sich Arbeitsplätze wohlmöglich nach der Einführung eines neuen ERP-Systems verändern können und es muss auch geklärt werden, dass sich Arbeitsprozesse wesentlich verändern werden. Dadurch das einige Prozesse weiter verschlankt werden, werden neue Ressourcen für neue Aufgaben frei.

Das will natürlich im Vorfeld gut durchdacht sein. Was man nicht will, ist Unruhe im Unternehmen, auf Grund von Unsicherheiten bezüglich des eignen Arbeitsplatzes. Dann wird eine ERP-Einführung gar unmöglich werden. In externen Schulungen wird oftmals nicht in Gänze auf die sozialen Ebenen eingegangen und Mitarbeiter fühlen sich dann oftmals nicht wertgeschätzt. Doch genau darum geht es. Das ERP-Projekt sollte so gestaltet sein, dass wirklich alle am Erfolg dessen interessiert sind. Zentral sollte generell der Mensch sein.