ERP-Einführung in nur 32 Stunden?

Eine ERP-Einführung kann mit unter ein schwieriges und zeitintensives Unterfangen sein. Wie die dinext. GmbH ein ERP-System in nur 32 Stunden implementiert hat, hier.

Ein ERP-System in nur 32 Stunden zu implementieren klingt zunächst unmöglich, doch genau das ist dinext. mit der Einführung der SAP Cloud ERP „SAP Business ByDesign“ nun gelungen. Die dinext. GmbH, selbst Digitalisierungs- und Integrationsberater, entschied sich für die SAP Cloud ERP, um mehrere einzelne Insellösungen zu umgehen und alle Geschäftsprozesse in nur einem System abbilden zu können. Dass SAP eher was für größere Unternehmen und Projekte sei, wiederlegt Geschäftsführer Andreas Eissmann mit der Implementierung von SAP Business ByDesgin im eigenen Hause. In nur 32 Stunden hat es die kleine Beratungsfirma geschafft, ein komplettes ERP Cloud-System einzuführen und alle relevanten Geschäftsprozesse darin abzubilden. 

Integration ausschlaggebend

Bei den eigenen Kunden habe man all zu oft miterleben müssen, wie einzelne Insellösungen die Kommunikation zwischen den Abteilungen und letztlich die Arbeitsabläufe stören. Daher war gerade das Thema Integration für dinext. von großer Bedeutung. Man profitiere nun von den deutlich schnelleren Prozessdurchlaufzeiten und den vielen automatisierten Handlungen. Beispielhaft sei die automatisierte Rechnungsstellung, die einen schnelleren Geldeingang und dadurch letztlich eine höhere Liquidität mit sich bringe. 

„Aus diesem Grund haben wir trotz unserer Größe, uns für die Implementierung von SAP Business ByDesign entschieden“ – Andreas Eissmann, Geschäftsführer dinext. GmbH

Das System muss mitwachsen können

Die Möglichkeit der Integration von Geschäftsprozessen trug maßgeblich zur Entscheidung für SAP Business ByDesign bei. Darüber hinaus wolle man bei dinext. in den nächsten Jahren weiterwachsen. Ob im Bezug auf das eigene Portfolio, die Mitarbeitergröße oder hinsichtlich der Erschließung von Niederlassungen im In- und Ausland, möchte man flexibel sein. Gerade auf Grund stetig ansteigender Komplexität innerhalb der Prozesse steigen die Kosten bei einer nicht integrierten Lösung am Ende an, weshalb man sich für eben eine solche entschieden habe. Man wolle sicherstellen, dass die Lösung auch optimal mit dem System wachsen könne. Daher die Entscheidung für SAP Business ByDesign. 

„Im Falle der dinext. hatten wir den Vorteil, dass die meisten Mitarbeiter bereits in der Vergangenheit den ein oder anderen Berührungspunkt mit der Lösung hatten. Daher fiel für uns das Thema Schulungen weg. Etwas dass in anderen Projekten auf Grund der späteren Systemakzeptanz nicht unterschätzt werden darf.“ – Andreas Eissmann, Geschäftsführer dinext. GmbH

Bereitschaft in den eigenen Reihen

Ansonsten stellte sich das Projekt der SAP Cloud ERP-Einführung nicht wirklich anders dar, als bei anderen Unternehmen auch. Das Geheimnis der kurzen Implementierungszeit stecke zum einen in der Lösung SAP Business ByDesign selbst, da diese von Haus aus ein hohes Maß an passenden Funktionalitäten mitbringe, und zum anderen in den eigenen Reihen, sich vollständig auf eben jene Funktionalitäten einzulassen. Eißmann, so weiter, sei davon überzeugt, dass es auf diese Art und Weise auch anderen Unternehmen möglich sei, das System in ähnlich kurzer Zeit zu implementieren. 

Einfache Systemkonfiguration

Gerade die ansonsten zeitraubende Systemkonfiguration sei mit SAP Business ByDesign besonders einfach umzusetzen gewesen. In einem ersten Schritt wählt man dabei die gewünschten Funktionen und Prozesse aus, die durch das System abgedeckt werden sollen. Diese werden dann im Verlauf weiter spezifiziert. Dabei seien die Fragen immer eher betriebswirtschaftlicher Natur und von jemanden der seine eigenen Geschäftsprozesse genau kennt, relativ einfach und ohne technische Kenntnisse zu beantworten. Ist man die ersten Schritte der Konfiguration erfolgreich gegangen, wird vom System automatisch eine Aufgabenliste mit Anschlusshandlungen erzeugt, die während der gesamten Implementierung die zentrale Stelle zur Konfiguration bildet. 

Konfigurations- und Datenmigrationsaufgaben

Dabei sind im Wesentlichen zwei Aufgabentypen zentral. Zum einen Konfigurationsaufgaben und zum andern Datenmigrationsaufgaben. Bei ersteren geht es wieder aus betriebswirtschaftlicher Perspektive, um die von SAP vorgeschlagenen Standardeinstellungen und ob diese übernommen oder angepasst werden sollen. Hierbei ist kein Programmieraufwand oder dergleichen von Nöten. Neben diesen Systemkonfigurationen bedürfe es einer Datenmigration, die bei SAP Business ByDesign voll im System integriert ist und den Anwender in Schritten dabei anleitet. Dabei stellt SAP beispielsweise Exceltabellen zur Verfügung, die als Migrationsvorlage dienen, was gerade bei größeren Datenmengen eine Menge Arbeit ersparen kann. 

„Ich fülle vorgefertigte Exceltabellen aus und lade sie dann im System hoch. Das System führt mich im Anschluss durch die verschiedenen Schritte und prüft, validiert dabei die Daten. Es gibt Fehlermeldungen und Warnungen zurück, bis die Daten zum Schluss korrekt migriert wurden. Das ist genau, dass, was wir bei der Implementierung einer modernen Softwarelösung erwarten und im Falle von SAP Business ByDesign auch bekommen haben.“ – Andreas Eissmann, Geschäftsführer dinext. GmbH

Die dinext. GmbH hat für die Einführung, also von der Installation bis hin zur Datenmigration und der letztlichen Verwendung des Systems gerade einmal 32 Stunden gebraucht. Geschäftsführer Andreas Eißmann ist indes davon überzeugt, dass mit der richtigen Vorbereitung und der Bereitschaft aller Angestellten, andere Unternehmen ähnlich kurze Implementierungszeiträume erreichen können. Mehr Informationen zur 32-Stunden-Implementierung bei dinext. finden Sie hier.