Die Cloud & der Datenschutz: Microsoft 365 an Schulen?

Können Schulen Microsoft 365 datenschutzkonform nutzen?

In puncto Business-Software wird die Cloud immer beliebter. Wenngleich die Nachfrage vor allem auch bedingt durch die mit der Corona-Pandemie einhergegangenen Einschränkungen kurzfristig in die höhe schnellte, zeichnete sich auch vor Corona schon ein Trend in Richtung Cloud ab. Lesen Sie dazu auch: ERP-Trends 2023-2024 - Und darüber hinaus.

Kritik an der Cloud

Dennoch stehen nach wie vor auch viele Unternehmen der "Wolke" skeptisch gegenüber. Und das zumeist aus datenschutzrechtlichen Bedenken. Die USA haben im Bereich von SaaS, PaaS und IaaS eine Vorreiterstellung inne.

Abhängigkeit von ausländischen Cloud-Providern

Wenngleich sich eine Abhängigkeit von Cloud-Providern außerhalb des Geltungsbereiches der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vermeiden ließe, wenn vergleichbar etablierte, wettbewerbsfähige europäische Alternativen zur Verfügung stünden. Wobei sich auch hier einiges tut. Siehe dazu auch: "3 Gründe, sich gegen die Cloud zu entscheiden", wo auch das Projekt GAIA-X (die europäische Cloud) aufgegriffen wird.

Über Microsoft 365

Im Bereich der Bürosoftware hat das US-amerikanische Unternehmen Microsoft mit seiner Microsoft 365 (ehem. Office 365) nach wie vor eine Vorreiterstellung inne. Weltweit ist Office 365 (Marktanteil 30%) einer aktuellen Statista-Statistik zufolge der größte Wettbewerber von Googles Office Suite (Google Workspace, ehem. G Suite) (44%) (1).

Einzelne Features haben dabei im Laufe der Jahre sogar schon Kult-Status erlangt. So beispielsweise Clippit, besser bekannt als Clippy oder hierzulande auch Karl Klammer, dem ehemaligen Office-Assistenten in Form einer Kartoon-Büroklammer, der in den frühen 2000er-Jahren eingestellt wurde.

Microsoft 365 an Schulen

Word, Excel, PowerPoint & Co. werden vielerorts vorausgesetzt. Ließt man Stellenanzeigen, werden Kenntnisse in diesen Microsoft-Produkten branchenübergreifend gefordert. Dennoch ist die Nutzung an Schulen, auch an Berufsschulen, mehr als umstritten. Die Diskussion über den Einsatz von Microsoft 365 an Schulen und öffentlichen Einrichtungen dauert dabei schon einige Jahre an.

2021 kritisierte der Datenschutzbeauftrage Baden-Württembergs beispielsweise die hohen Risiken von Microsoft-Diensten im Schulkontext, was wiederum eine Petition seitens der Schülerschaft lostrat, die ein Verbot fürchteten (2).

Auch der Berufsschullehrerverband (BLV)des Landes setzt sich für die Nutzung ein und sprach sich im vergangenen Jahr mit Verweis auf einen durch den BLV Baden-Württemberg beim Beratungshaus Althammer & Kill in Auftrag gegebenen Compliance-Check für die Datenschutzkonformität der Lösungen im schulischen Kontext aus (3).

Wie geht es weiter?

2022 betonte die Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder (DSK), Microsoft 365 könne aktuell nur rechtskonform betrieben werden, wenn zusätzliche Schutzvorkehrungen getroffen würden (3). Auch seit dem jüngsten Streit in Baden-Württemberg bleibt es weiter schwammig zwischen Theorie und Praxis.

In diesem Zusammenhang sind auch die aktuellen politischen Entwicklungen zu berücksichtigen. Nach einigem Hin und Her hat die EU-Kommission im vergangenen Jahr einen Angemessenheitsbeschluss zum "EU-U.S. Data Privacy Framework" (DPF) gefasst (4). Das DPF soll das Privacy Shield ablösen und den Datenaustausch zwischen EU und den Vereinigten Staaten als wichtigen Partnern regeln. Auch am neuen Abkommen gibt es jedoch nach wie vor Kritik (5).

Auf der Themenseite "ERP-Software für Bildungseinrichtungen" finden Sie weiterführende Informationen über Software für Schulen. 

Quellen

1. Lionel Sujay Vailshery, "Market share of major office productivity software worldwide in 2024", statista.com, 09.02.2024.
2. Stefan Trunzik, "Word, Excel & Co: Schüler wehren sich gegen Microsoft Office-Verbot", winfuture.de, 21.06.2021.
3. Andreas Wilkens, "Berufsschullehrerverband: Microsoft 365 ist datenschutzkonform", heise.de, 26.06.2023.
4. "Data Privacy Framework - EU und USA haben einen neuen Datenpakt", spiegel.de, 10.07.2023.
5. "EU-US Privacy Shield: Schutzschild für europäische Daten?", datenschutz.org, 02.02.2024.