Was ist ein ERP-System und welche Vor- und Nachteile bietet eine solche Software? Hier finden Sie alle Informationen rund um das Thema ERP. Erfahren Sie alles zur Funktionsweise, zur Implementierung der Software und über die branchenspezifischen Unterschiede.
ERP ist die Abkürzung für den Begriff „Enterprise-Resource-Planning“. Dabei handelt es sich um die Aufgabe eines Unternehmens die vorhandenen Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Ein ERP-System unterstützt genau dabei. Dazu werden alle Geschäftsprozesse digital abgebildet und auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt. So lassen sich schlanke und abteilungsübergreifende Prozesse realisieren. Letztlich ist ein ERP-System ein Werkzeug, mit dem ein Unternehmen die eigene Produktivität durch diverse Automationen massiv steigern kann.
Unternehmen sind hinsichtlich ihrer Geschäftsprozesse oft sehr unterschiedlich. Das ERP-System muss diese individuellen Prozesse abdecken können. Daher ist eine ERP-Software immer maßgeschneidert und passt sich den Bedürfnissen des Unternehmens an. Die passende Software und auch den entsprechenden ERP-Anbieter zu finden ist daher von zentraler Bedeutung.
Eine perfekt implementierte ERP-Software kann diverse Vorteile mit sich bringen. Je nach Unternehmen können in folgenden Bereichen enorme Mehrwerte geschaffen werden:
Ein ERP-System automatisiert an vielen Stellen im Unternehmen einfache und wiederkehrende Prozesse und unterstützt somit die Mitarbeiter in den jeweiligen Abteilungen. Sind die Mitarbeiter von den lästigen Kleinaufgaben befreit, können diese sich kreativeren Aufgaben widmen.
Durch die Zentralisierung aller Daten im Unternehmen wird es einfacher diese an nur einem Ort zu schützen. Andernfalls müsste diese an vielen verschiedenen Orten einzeln gesichert werden, was einen enormen Aufwand bedeuten würde.
Sämtliche Geschäftsprozesse eines Unternehmens lassen sich permanent überwachen und analysieren. Diese Analysen verschaffen dem Unternehmen einen tieferen und deutlich detaillierteren Einblick in die eigenen Abläufe und zeigen stetig Verbesserungspotentiale auf. Berichte mit den Ergebnissen dieser Analysen lassen sich auf Knopfdruck automatisch erstellen und dienen als Entscheidungsgrundlage.
Alle Daten des Unternehmens werden auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt. Auf diese Weise lassen sich die Zusammenarbeit deutlich effizienter gestalten und Informationen besser teilen.
Ein ERP-System verschafft einem Unternehmen einheitliche Standards. So kann sichergestellt werden, dass alle Akteure auf die gleiche Art und Weise arbeiten. Das spart Zeit, Ressourcen und erhöht den Qualitätsstandard enorm.
An Hand von Echtzeitdaten haben Mitarbeiter die Möglichkeit wichtige Prozesse in Echtzeit mitzuverfolgen und können rechtzeitig reagieren, sollte es an bestimmten Stellen einmal haken.
Die Einführung eines neuen ERP-Systems kann auch einige Nachteile mit sich bringen. Jedoch steht der Nutzen eines ERP-Systems über den vermeidlichen Nachteilen. Andernfalls für die Inbetriebnahme der Software keinen Sinn ergeben.
Ein neues ERP-System bringt neue Arbeitsweisen mit sich. Verschlankte und optimierte Prozesse müssen von den Mitarbeitern erst einmal verinnerlicht werden. Oft regt sich Widerstand, wenn es um die Veränderung gewohnter Prozesse und Arbeitsweisen geht. Daher ist es wichtig die Belegschaft frühzeitig in das ERP-Projekt einzubeziehen und Ihnen den Nutzen der Software klar aufzuzeigen. So können sich die Mitarbeiter direkt mit den neuen Arbeitsweisen vertraut machen und zum Erfolg des Projektes beitragen.
Die Suche, sowie die Anpassung und Implementierung eines ERP-Systems kann viel Zeit beanspruchen. Je komplexer die Anwendung ist und je mehr individuelle Anpassungen vorgenommen werden müssen, desto mehr Zeit wird im Vorfeld der Einführung beansprucht.
Ein ERP-System stellt auch immer eine Investition, die mit Kosten einhergeht, dar. Diese entstehen an verschiedenen Stellen. Die Entwicklung, Implementierung und Wartung erfordern Investitionen seitens des Unternehmens und seiner Mitarbeiter. Daher gilt es im Vorfeld ein Budget zu errechnen und auch einen ROI (Return on Investment) aufzustellen.
Ein ERP-System ist die zentrale Verwaltungsschnittstelle aller unternehmerischen Prozesse. Einmal in Betrieb genommen, ist eine Abhängigkeit geboren. Doch das schließt einen Anbieter- bzw. Systemwechsel keineswegs aus. Sollte die Software eines Tages einmal nicht mehr den eigenen Ansprüchen genügen, kann jedoch einfach ein Wechsel vollzogen werden. Dieser stellt in der Regel weit weniger Aufwand dar, als ein ERP-System erstmalig einzuführen.
Die Plattform, auf der das ERP-System betrieben wird, spielt eine wichtige Rolle. Während es einige Unternehmen bevorzugen das ERP-System auf den hauseigenen Servern zu implementieren, entscheiden sich andere Unternehmen für eine Implementierung in der Cloud, auf gehosteten Servern oder eine Mischform auf Cloud- und On-Premises-Betrieb, dem sogenannten hybriden Modell.
Die Größe eines Unternehmens hat erheblichen Einfluss auf dessen Anforderungen an ein geeignetes ERP‑System.
Start-Ups und Selbstständige benötigen häufig zunächst nur einen rudimentären Funktionsumfang. Bereits ein sehr einfaches ERP-System kann bereits einen erheblichen Mehrwert in das Unternehmen tragen.
Das ideale ERP-System für SelbstständigeAuch kleine Unternehmen benötigen zumeist kein System mit extensivem Funktionsumfang. Häufig bevorzugen kleinere Betriebe aufgrund der geringen Anschaffungskosten und der schnellen Inbetriebnahme Cloud-Lösungen.
4 Anforderungen an ein ERP-System für kleine UnternehmenKleine und mittlere Unternehmen (KMU) umfassen Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz unter 50 Mio. Euro und werden auch als „Rückgrat der europäischen Wirtschaft“ bezeichnet.
In vielen Bereichen ist das Digitalisierungspotenzial dieser Unternehmen noch nicht ausgeschöpft, wobei viele Betriebe von der Einführung eines ERP-Systems profitieren könnten.
3 Kriterien eines ERP-Systems für KMUGroße Unternehmen benötigen in der Regel ERP-Systeme mit einem breiten Funktionsumfang, welche zugleich eine hohe Anzahl gleichzeitiger Nutzer unterstützen können. Je nach Unternehmen kommen beispielsweise bei expandierenden Unternehmen, Konzernen oder Global Playern weitere Anforderungen hinzu.
ERP-Systeme für große UnternehmenViele ERP-Anbieter haben sich über die Jahre auf bestimmte Branchen spezialisiert und Ihre ERP-Systeme auf die Belange dieser angepasst. Daher finden sich viele branchenspezifische ERP-Systeme, die den Fokus auf die Belange und Prozesse bestimmte Sektoren legen. Lesen Sie mehr über ERP-Systeme für Ihre Branche:
Ein ERP-System setzt sich aus mehreren Modulen zusammen. Jedes Modul deckt dabei einen ganz bestimmten Bereich des Unternehmens ab und verfügt über eine Vielzahl verschiedener Funktionen. Alle Module sind über die zentrale Datenbank miteinander verbunden und ermöglichen es so, abteilungsübergreifende Prozesse zu realisieren. In einem ERP-System sind folgende Module verfügbar:
Ein BI-Modul liefert zahlreiche Funktionen zur Analyse und Auswertung der Geschäftsprozesse. Wichtige Key-Performance-Indexes (KPIs) lassen sich auf übersichtlichen Dashboards anzeigen, Geschäftsberichte auf Knopfdruck anfertigen und Bedarfsplanungen auf Grundlage valider Daten erstellen.
Mit einem CRM-Modul lassen sich alle Belange rund um die Beziehung zu den eigenen Kunden verwalten und organisieren. Vom Kontakt-Management über ein umfangreiches Lead-Management bis hin zu Marketingkampagnen liefert das CRM-Modul zahlreiche Funktionen für den Kundenservice, den Vertrieb und das Marketing.
Alle im Unternehmen umherlaufenden Dokumente lassen sich mit einem zentralen DMS-Modul verwalten, verarbeiten und revisionssicher archivieren. In einer klar definierten Ordnerstruktur werden alle Dokumente in einer finalen Version gespeichert und sind für alle zugangsberechtigten Akteure einseh- und bearbeitbar. Das erhöht die Transparenz, sorgt für schnelleren Informationsfluss und beugt Fehlern vor.
Mit einem Finanzmodul lassen sich alle buchhalterischen Aufgaben ebenso bewältigen wie Fragen nach der Budgetierung, dem Controlling oder auch dem Rechnungswesen beantworten. Das System unterstützt mit zahlreichen Funktionen, beispielweise bei der Rechnungsüberprüfung und -erstellung.
Ein Global-Business-Management-Modul wird von weltweit tätigen Unternehmen benötigt. Mit diesem wird es beispielweise möglich, mehrere Währungen zu verarbeiten, gesetzliche Standards anderer Länder und Regionen zu berücksichtigen oder auch eine gemeinsame Lagerverwaltung aufzusetzen.
Das Human-Resource-Management-Modul umfasst Funktionen für alle Fragen rund um das Personal. Angefangen bei der Personaleinsatzplanung, über eine unternehmensweite Urlaubsplanung und ein Weiterbildungsmanagement bis hin zu einem umfangreichen Bewerbungsmanagement, bietet ein HRM-Modul zahlreiche Möglichkeiten, das Personal optimal managen zu können.
Vom Wareneingang bis zum Warenausgang begleitet ein Lagerverwaltungssystem alle Bewegungen aller Materialien in einem Unternehmen. Die Software schlägt den besten Lagerungsort für einen bestimmten Artikel vor, berechnet Routen und ermöglicht eine einfache Auftragszusammenstellung.
Ein Modul für die Produktion beinhaltet beispielsweise eine CAD-Schnittstelle, bietet zahlreiche Funktionen zur Erstellung und Integration von Stücklisten oder ermöglicht eine Ressourcenplanung. Ein Modul für die Produktion bildet alle Prozessschritte digital ab und ermöglicht so effizientere und ressourcensparender Produktionsweisen.
Mit einem Projektmanagement-Modul lassen sich Projekte jeglicher Art planen, steuern und verwalten. Jeder Projektschritt lässt sich über Projektpipelines nachverfolgen, Ressourcen genau planen und Kalkulationen können einfach angestellt werden.
Mit einem SCM-Modul lassen sich alle gesendeten Waren nachverfolgen. Das Modul ermöglicht es Barcodes automatisch zu scannen und Daten mittels EDI einfach mit anderen Akteuren auszutauschen.
Ein wichtiger Faktor bei der Suche nach einem Enterprise Resource Planning-System sind die Kosten. Da jedes Unternehmen unterschiedliche Funktionen benötigt, ist jedes ERP individuell und damit einzigartig. Dies macht es unmöglich, einen Festpreis für ein ERP-System zu benennen. Zunächst hängen die Kosten ab von:
Die Kosten hängen auch von Ihrem eigenen Know-how ab und davon, wie viel Know-how Sie vom Lieferanten benötigen. Dies gilt zum einen für die Wartung des ERP-Systems, zum anderen aber auch für die Schulung der Mitarbeiter. Modifikationen an der Software sind ebenfalls mit Kosten verbunden. Je mehr individuelle Anpassungen vorgenommen werden sollen, desto höher sind die Kosten für das ERP-System.
Es stehen eine Reihe von kostenlosen ERP-Systemen am Markt zur Verfügung. Dabei finden sich häufig auch Open-Source-ERP-Systeme. Diese beiden Varianten sollten jedoch nicht verwechselt werden. Kostenlose ERP-Systeme werden in der Regel von einem Hersteller durch noch zu bezahlende Services und Zusatzfunktionen angeboten und finanziert. Bei einem Open-Source-ERP-System wird der Quellcode vom Hersteller veröffentlicht und Sie können selbst damit arbeiten. Dann ist man für den Betrieb und die Wartung des Systems selbst verantwortlich ist was oft nur dann realistisch ist, wenn man über ein umfangreiches IT-Team und das nötige Wissen verfügt.
Am Markt finden sich zahlreiche ERP-Systeme mit ganz eigenen Vor- und Nachteilen. Das passende ERP-System zu finden ist nicht immer leicht. Daher sollten Sie sich im Vorfeld folgende Fragen stellen:
In welchem Bereich arbeitet Ihr Unternehmen?
Wie viele Leute arbeiten in Ihrem Unternehmen?
Wie viele Mitarbeiter werden das ERP-System nutzen?
Wie viele Mitarbeiter werden das System in den nächsten drei Jahren nutzen?
Formulieren Sie konkrete Ziele, die Sie durch den Einsatz eines ERP-Systems erreichen wollen. Mit diesen Zielen im Blick gestaltet sich auch der Auswahlprozess deutlich einfacher. Es gilt darauf zu achten, dass das gewählte ERP-System in der Lage dazu ist, Ihren Ansprüchen und Geschäftszielen gerecht zu werden.
Haben Sie die oben aufgelisteten Fragen für sich beantwortet, gilt es ein ERP-System zu finden, dass Ihren Ansprüchen in allen Bereichen genügt und mit dem die Ziele erreicht werden können. ERP-Systeme lassen sich jedoch nicht an Hand einzelner Kriterien miteinander vergleichen. Daher haben Sie die Möglichkeit in einem ersten Schritt Ihre Suche nach Ihrem Budget und der gewünschten Plattform zu filtern.
ERP-Systeme setzen sich aus mehreren Modulen zusammen. Jedes Modul deckt dabei einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und verfügt über zahlreiche Funktionen, die den Geschäftsalltag erleichtern.
Die Plattform spielt eine wichtige Rolle bei der Auswahl Ihres ERP-Systems. So kann das ERP-System entweder auf den hauseigenen Servern betrieben, oder auch aus einer Cloud heraus bezogen werden. Auch gehostete und hybride Modelle finden sich am Markt.
Letztlich gilt es auch das verfügbare Budget festzulegen. Anhand der zuvor formulierten Ziele, kann ein Anbieter dann recht schnell beurteilen, ob das dafür erforderliche ERP-System innerhalb des Budgets zu realisieren ist. Man sollte jedoch immer bedenken, dass ein ERP-System letztlich Kosten einspart, auch wenn es zu Beginn Kosten verursacht.
Der ERP-Implementierungsprozess hat es in sich. Ein gut integriertes System wirkt sich nämlich auf alle Geschäftsprozesse und -abläufe innerhalb der Organisation aus. Für eine erfolgreiche Implementierung müssen deshalb die folgenden grundlegenden Schritte ausgeführt werden:
Die Implementierung eines ERP-Systems ist nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Ein gut integriertes System wirkt sich auf alle Geschäftsprozesse und -abläufe innerhalb eines Unternehmens aus. Daher empfiehlt es sich, die folgenden Punkte bei der Implementierung eines ERP-Systems zu beachten.
Steht die Entscheidung für ein neues ERP-Systems gilt es dies im gesamten Unternehmen frühzeitig zu kommunizieren. Angefangen bei der Managementebene, über die jeweiligen Abteilungsleiter bis hin zu jedem einzelnen Mitarbeiter, sollte alle Akteure, die mit dem neuen ERP-System arbeiten müssen in das Projekt mit einbezogen werden. So können auch möglicher Widerstände seitens des Personals frühzeitig aus dem Weg geräumt werden.
Um beurteilen zu können, ob die Einführung des neuen ERP-Systems zum Erfolg geführt hat, gilt es im Vorfeld konkrete messbare Ziele zu formulieren. Dazu bedarf es auch einer vorherigen IST-Analyse, um Vergleichswerte für spätere Messungen zu evaluieren. So kann beispielweise in der Produktion festgestellt werden ob Ressourcen eingespart, die Qualität verbessert oder auch die Magen erhöht werden konnten. Auch gilt es einen Return on Investment (ROI) zu bestimmen.
Die Erfahrung hat gezeigt, dass die Chance einer erfolgreichen Implementierung eines ERP-Systems durch die Einrichtung eines für die Implementierung verantwortlichen Teams erhöht wird. Dazu werden ein Projektleiter, sowie Teilverantwortliche einzelner Abteilungen bestimmt. Diese bilden die Schnittstelle zwischen den Mitarbeitern und dem Management und informieren beide Seiten über Fortschritte und tragen Belange zusammen.
Das etablierte Projektteam hat eine wichtige Aufgabe, nämlich einen ERP-Implementierungsplan zu erstellen. Dieser gibt an, welche Abteilungen zuerst an das neue ERP-System angebunden werden sollen, welche Module Priorität haben oder auch welche Art der Implementierung die sinnvollste ist.
ERP steht für "Enterprise Resource Planning". Dies beschreibt die Aufgabe eines Unternehmens, alle verfügbaren Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Ein ERP verbindet die Geschäftsprozesse verschiedener Abteilungen eines Unternehmens in einem gemeinsamen System.
Ein ERP-System bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten in einer zentralen Datenbank zusammen. Prozesse können deutlich verschlankt und teilweise sogar automatisiert werden. Das spart Unternehmen Zeit und Ressourcen, die dann an anderer Stelle eingesetzt werden können.
Wenn eine einfache Excel-Datei nicht mehr ausreicht, um Kundenkontakte, Bestellungen, Rechnungen, Zahlungen und Verwaltung im Auge zu behalten, dann ist es an der Zeit, auf ein ERP-System umzusteigen. So können Geschäftsprozesse unternehmensweit in Echtzeit geplant, gesteuert und überwacht werden.
Für jedes Unternehmen gibt es ein ERP-System, unabhängig von Größe und Budget. So wurden ERP-Systeme speziell für Selbstständige, KMU und große multinationale Konzerne entwickelt.