5 ERP-Nachteile und wie Sie sie vermeiden

Wir zeigen Ihnen einige der gängigsten Nachteile einer ERP-Software und wie Sie diesen entgegen steuern können.

Bei ERP-Implementierungen läuft nicht immer alles rund. Zu groß ist der Eingriff in Unternehmen und oftmals zu schlecht die Vorbereitung auf das ERP-Projekt. Auch stellt ein ERP-Software eine beachtliche Investition für ein Unternehmen dar. Damit sich diese auch rentiert müssen gleich mehrere Faktoren ineinandergreifen. Im Folgenden wollen wir uns einmal näher mit einigen (möglichen) Nachteilen eines ERP-Systems auseinandersetzen.

Inhaltsverzeichnis

• ERP-Nachteile
  • Vorteile des ERP
• Problem 1: Zeitaufwand
  • Lösung
• Problem 2: Kosten
  • Lösung
• Problem 3: Ablehnung der Mitarbeiter
  • Lösung
• Problem 4: Abhängigkeit vom Anbieter
  • Lösung
• Problem 5: Abbau von Arbeitsplätzen?
  • Lösung

ERP-Nachteile: 5 wichtige Punkte

Bei potenziellen Nachteilen in Bezug auf das ERP geht es um Nachteile und Risiken von ERP-Software; nicht um Nachteile des Enterprise Resource Planning selbst. Im Vorab sollte zudem herausgestellt werden, dass es sich bei vielen vermeintlichen Nachteilen entweder um Vorurteile oder um Risiken handelt, denen mit einer ausführlichen Planung und Vorbereitung vorgebeugt werden kann.

Die Vorteile eines ERP-Systems

Darüber hinaus gehen moderne ERP-Lösungen auch immer mit zahlreichen Vorteilen einher. Würden die Nachteile überwiegen, wären diese Systeme obsolet. Weiterführende Informationen zu den Vorteilen einer ERP-Software finden Sie im Artikel "Die 6 größten Vorteile einer ERP-Software".

1. ERP-Projekte kosten viel Zeit

Keine Frage, ERP-Projekte fordern Ihre volle Aufmerksamkeit. Wer das ERP-Projekt auf die leichte Schulter nimmt und Prozesse an der falschen Stelle zu beschleunigen versucht, macht aller Voraussicht nach, gravierende Fehler. 

Suche und Auswahl der ERP-Software

Die eigentliche Suche nach einem passenden System kostet dann auch noch einmal einiges an Zeit. Wer sich hier übereilt für das erstbeste System entscheidet, begeht einen gravierenden Fehler. Schließlich gilt es, ein System zu finden, welches alle Geschäftsprozesse des eigenen Unternehmens vollumfänglich abbilden kann. Der Zeitaufwand ist somit verständlicherweise nicht zu unterschätzen.

Lösung

Nehmen Sie sich die Zeit. Eine gute Vorbereitung auf das ERP-Projekt ist das A und O. Nutzen Sie Checklisten zur Vorbereitung auf ein derartiges Projekt, testen Sie die Systeme vorab und planen Sie ausreichend Zeit ein. Ein geeignetes System lässt sich nicht über Nacht finden und implementieren. 

Es bedarf Schulungen der Mitarbeiter, Testphasen und erneuter Anpassungsphasen. Erst wenn alles reibungslos läuft, kann das ERP-System live gehen und Ihnen die Vorteile bieten, die Sie sich von diesem versprechen. Darüber hinaus haben Unternehmen die Möglichkeit, Beratungsdienstleistungen in Anspruch zu nehmen oder sich anderweitig Unterstützung bei der ERP-Auswahl zu suchen. In unserem ERP-Vergleichstool können Sie zudem den Markt sondieren und nach geeigneten Systemen filtern.

2. Kosten: ERP-Software ist teuer

Keine Frage, die Entscheidung für eine neue ERP-Software ist auch immer mit diversen Kosten verbunden. Diese setzen sich aus verschiedenen Posten zusammen. Dabei ist zwischen direkten und indirekten Kosten zu unterscheiden.

Direkte Kosten können sein: 

• Kosten für die ERP-Software,
• Kosten für Lizenzen zur Nutzung der Software,
• Kosten für Anpassungen an das System,
• Kosten für die Installation des Systems oder
• Kosten für die Schulung der Mitarbeiter.

Indirekte Kosten können sein: 

• Kosten durch Arbeitsausfälle,
• Kosten für Service und Wartung des Systems oder
• Kosten für Nachrüstungen/ spätere Anpassungen.

Darüber hinaus lässt sich noch zwischen unmittelbaren Kosten im Rahmen der Implementierung und Folgekosten unterscheiden. Man sollte also die Kosten nicht unterschätzen, denn nur mit dem Kauf des Systems ist es nicht getan. Oftmals werden noch Kosten für Mitarbeiterschulungen nötig, etwa dann, wenn das System eine fundamentale Umstellung des Arbeitsalltags mit sich bringt. Und das ist zu Weilen oft der Fall. 

Lösung

Planen Sie bei der Budgetierung des ERP-Projektes einen Puffer von rund 10 – 20 % ein. Sie wissen nie, welche Anpassungen unterwegs noch zu machen sind, oder wie das System von den Anwendern aufgenommen wird. Verstehen diese das System nur unzureichend, muss ein Budget für Nachschulungen bereitstehen. Auch sollten Sie ein Budget für ein Projektteam mit einplanen. Diese sollten sich während der Test- und Anpassungsphase relative flexibel treffen können.

Die Arbeitsausfälle oder Überstunden, die in der Zeit anfallen, sollten daher eingerechnet werden. Halten Sie sich dabei immer vor Augen, dass die Anschaffung einer (neuen) ERP-Software auch die Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens ist und sich bei kontinuierliche Nutzung eines geeignetes Systems auch ein entsprechender ROI einstellt und Einsparungen erzielt werden können. Daher sollten Sie bei der ERP-Anschaffung keinesfalls am falschen Ende sparen.

3. Mitarbeiter nehmen das System nicht an

Eine große Gefahr in ERP-Projekten stellt eine unzureichende Schulung der Mitarbeiter dar. ERP-Software soll den Arbeitsalltag in vielen Bereichen erleichtern. Doch dazu müssen die Anwender das System erst einmal verstehen und wissen, wie dieses funktioniert. Ihren Mitarbeitern einfach ein neues System vor die Nase zu setzen und neue Arbeitsweise diktieren, wird Sie nicht zum gewünschten Ergebnis führen. 

Lösung

Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an in das Projekt mit ein. Geben Sie ihnen die Möglichkeit Wünsche und Anregungen im Vorfeld zu äußern und entwickeln Sie so den konkreten Wunsch am Erfolg des Projektes bei Ihren Angestellten. Es empfiehlt sich zudem ein Projektteam aus einigen Key-Usern zu bilden, die den aktuellen Stand aus dem Projekt in ihre jeweilige Abteilung tragen und für ein breites Verständnis sorgen. Das macht dann am Ende auch aufwendige Nachschulungen obsolet. 

4. ERP-Software macht Unternehmen abhängig

Entscheidet man sich für eine ERP-Software und investiert viel Geld, ist man auch ein Stück weit an die Software und den entsprechenden Anbieter gebunden. Da Unternehmenssoftware auf eine längerfristige, kontinuierliche Nutzung ausgelegt ist, erhält man somit auch einen Geschäftspartner für einige Jahre.

Lösung

Das bedeutet jedoch nicht, dass sich diese nicht auf Wunsch beenden lässt. Insbesondere Cloud-basierte Systeme ermöglichen eine hohe Flexibilität. So können Unternehmen die Software auf Wunsch aufkündigen und sich nach einer neuen Software umsehen. Achten Sie beim Kauf einer neuen ERP-Software unbedingt auf eine ausreichende Skalierbarkeit und informieren Sie sich über die Regelmäßigkeit von Updates und Upgrades.

5. ERP-Software vernichtet Arbeitsplätze

Eine große, häufig genannte Sorge in Verbindung mit der Digitalisierung ist, dass sie Arbeitsplätze vernichtet und menschliche Mitarbeiter durch Maschinen bzw. Computer ersetzt. Zentrale Aufgabe einer ERP-Software ist es, Prozesse im Unternehmen effizienter zu gestalten. Da liegt die Vermutung natürlich nah, dass dies auch den einen oder anderen Arbeitsplatz kosten könnte. 

Automatisierungen entlasten die Belegschaft

Doch ERP-Software vernichtet keine Jobs. Vielmehr entlasten die Systeme die Belegschaft bei Routineaufgaben, die sich auch automatisieren lassen. Die Mitarbeiter erhalten somit zusätzliche Kapazitäten, um sich zielführenderen Aufgaben anzunehmen. Weiterführende Informationen finden Sie auf der Themenseite Automatisierung.

Lösung

Machen Sie von Anfang an deutlich, dass es nicht darum geht die Effizienz einiger Mitarbeiter in Frage zu stellen, sondern vielmehr darum, diese zu entlasten. Auch sollte den Mitarbeitern bewusst gemacht werden, dass sie sich fortan erfüllenderen Aufgaben widmen können. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass der Widerstand und die Bedenken bezüglich der Einführung einer neuen ERP-Software abgeschwächt werden.