5 Vorteile einer Cloud-basierten ERP-Software

Gegenüber anderen Nutzungs- und Lizenzmodellen kann sich die Cloud vor allem in diesem 5 Bereichen behaupten.

Wer die Implementierung eines (neuen) ERP-Systems in Betracht zieht, ist früher oder später mit der Frage nach dem richtigen Nutzungs- und Lizenzmodell konfrontiert.

Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit den Argumenten auseinandersetzen, die für Cloud-basierte ERP-Systeme sprechen. 

Zunächst soll jedoch einmal das Konzept der Cloud erörtert werden, um mit vorherrschenden Vorurteilen aufzuräumen. 

Inhaltsverzeichnis

• Die Cloud – Ein Überblick 
• Vorteil 1: Der Datenschutz
• Vorteil 2: Der Aufwand liegt beim Anbieter, nicht bei Ihnen  
• Vorteil 3: Skalierbarkeit und Flexibilität 
• Vorteil 4: Mobilität: Wo Sie wollen, wann Sie wollen 
• Vorteil 5: Die Kosten  
• Fazit: 5 gute Gründe für die Cloud

Die Cloud – Ein Überblick

Bei der Cloud handelt es sich um eine dezentral ausgerichtete IT-Infrastruktur.

Daten werden im Gegensetz zu On-Premises oder gehosteten ERP-Systemen nicht auf einem bestimmten Server gespeichert, sondern aus einem Netzwerk geographisch unspezifischer Server.

So lässt sich bei Verwendung eines Cloud-basierten Systems nicht mit dem Finger auf „den einen“ Server zeigen, auf dem die eigenen Daten liegen. 

Kontrollverlust und Unsicherheit?

Viele Unternehmen verbinden mit dieser Eigenschaft ein Gefühl der Unsicherheit, da es ihnen vermeintlich an Kontrolle über die eigenen Daten mangelt.

Obwohl der Kontrollaspekt an valides Argument darstellt und die Cloud durchaus auch einige Nachteile mit sich bringt, überzeugt sie dennoch mehr und mehr Unternehmen durch ihre zahlreichen Vorteile.

Einer dieser Vorteile findet sich – vielleicht zur Überraschung einiger Leser – im Datenschutz. 

Vorteil 1: Der Datenschutz

Noch immer hält sich der Vorbehalt, Cloud-basierte Software wäre unsicher, hartnäckig in den Köpfen vieler. Befeuert von Schlagzeilen wie „Hackerangriffe sorgen für Zweifel an Clouds für Banken“ sehen sie sich in ihren Befürchtungen bestätigt. 

Hohe Sicherheitsstandards

Tatsächlich stellen die Rechenzentren von großen, renommierten Cloud-Anbietern attraktive Ziele für Hacker dar. Schließlich lassen sich bei einem erfolgreichen Zugriff viele Daten abgreifen.

Doch Cloud-Anbieter sind sich dieser Tatsache durchaus bewusst und verfügen über entsprechend hohe Sicherheitsstandards, die regelmäßig weiter optimiert werden. 

Vermeintliche Sicherheit bei lokalen Systemen

Auch wiegen sich Nutzer von On-Premises Software oftmals in falscher Sicherheit. Sie sind oftmals in der Annahme, schlichtweg nicht groß genug zu sein um Ziel eines Hackerangriffs zu werden.

Zwar stimmt es, das kleinere Unternehmen grundsätzlich weniger attraktive Ziele darstellen. Doch ohne entsprechende Sicherheitsvorkehrungen sind sie auch ein leichtes Ziel. 

Cloud-Betreiber verfügen über ganz andere Möglichkeiten, die Daten ihrer Kunden in der Cloud zu schützen. Aus diesem Grund sind Daten in der Cloud oftmals wesentlich sicherer als in kleinen, nur eingeschränkt geschützten Lösungen. 

Vorteil 2: Der Aufwand liegt beim Anbieter, nicht bei Ihnen

Ein weiterer Vorteil findet sich im geringen Aufwand für Unternehmen, der mit der Nutzung Cloud-basierter Software einhergeht.

Software-as-a-Service

In Zusammenhang mit der Cloud ist oftmals auch von Software-as-a-Service – kurz SaaS – die Rede. Das bedeutet, dass die ERP-Software als Dienstleistung angeboten wird. In der Dienstleistung enthalten sind:

• Speicherplatz 
• Rechenleistung 
• Anwendungssoftware 

Folglich handelt es sich bei diesem Nutzungs- und Lizenzmodell um eine Art Rundum-sorglos-Paket, wenn man so will.

Der dem Unternehmen entstehende Aufwand ist in diversen Bereichen wesentlich geringer als beispielsweise bei einer On-Premises Software. 

Problemlose Inbetriebnahme

Der geringe Aufwand beginnt bei der Inbetriebnahme selbst. Im Gegensatz zu einer lokalen Lösung muss die ERP-Software nicht im Rahmen eines aufwendigen Prozesses zunächst auf den hauseigenen Servern installiert werden.

Unternehmen schließen lediglich ein Abonnement bei dem von Ihnen auserwählten Cloud-Anbieter ab und können die ERP-Software oftmals noch am gleichen Tag nutzen. 

Oftmals einfache Datenübertragung

Auch die Übertragung der Unternehmensdaten gestaltet sich in der Regel sehr unkompliziert. So lassen sich Daten beispielsweise oftmals mittels Drag-and-Drop-Funktion einfach in die neue ERP-Software überführen.

Bei einer lokalen ERP-Software ist der Datentransfer aufgrund seiner Komplexität meist Aufgabe der IT-Abteilung. 

Updates und Upgrades

Auch die Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen wie Updates und Upgrades der ERP-Software fällt bei einer Cloud-basierten ERP-Software in den Aufgabenbereich des Anbieters.

Unternehmen müssen folglich keine zusätzlichen Ressourcen für die Instandhaltung ihrer ERP-Software aufwenden, wie es bei lokalen Lösungen der Fall ist. 

Somit bietet ERP-Software aus der Cloud Unternehmen die Freiheit und Flexibilität, sich voll und ganz auf das Wesentliche zu konzentrieren: Den eigenen Betrieb. 

Vorteil 3: Skalierbarkeit und Flexibilität

Ein weiterer, wesentlicher Vorteil der Cloud findet sich in ihrer Skalierbarkeit und Flexibilität. 

Was bedeutet es, wenn Software „skalierbar“ ist?

Skalierbarkeit bezeichnet die Eigenschaft einer Software, sich den sich verändernden Anforderungen eines Unternehmens in Bezug auf die Leistung des Systems anzupassen. 

Unternehmen verändern sich stetig. Neue Mitarbeiter werden eingestellt, es wird expandiert oder – in Zeiten einer weniger vielversprechenden Wirtschaftslage – reduziert.

Dabei ist ERP-Software aus der Cloud zu jeder Zeit in der Lage, sich den neuen Anforderungen entsprechend anzupassen. 

User und Speicherkapazitäten flexibel dazubuchen

Vergrößert sich das Unternehmen, werden in der Regel weitere Software-Zugänge für neue Mitarbeiter benötigt. Lokale ERP-Software kommt hier früher oder später meist an ihre Grenzen. Bei einer Softwarelösung aus der Cloud ist dies nicht der Fall.

Cloud-basierte ERP-Software ist darauf ausgelegt, praktisch eine unbegrenzte Skalierbarkeit zu gewährleisten. 

Dies bezieht sich nicht nur auf der Anzahl der User, sondern auch auf die benötigte Speicherkapazität. Diese lässt sich bei Bedarf problemlos durch wenige Klicks erweitern.

Wird sie nicht mehr benötigt, kann sie genauso unkompliziert und schnell wieder reduziert werden. Dadurch sinken auch die monatlichen Kosten, die Anbieter für die Nutzung der ERP-Software berechnen. 

Aus diesem Grund findet sich ein wesentlicher Vorteil von ERP-Software aus der Cloud in ihrer Skalierbarkeit, die Unternehmen maximale Flexibilität bietet. 

Vorteil 4: Mobilität: Wo Sie wollen, wann Sie wollen

Mobilität ist in unserer schnelllebigen Zeit vermutlich so wichtig wie nie zuvor. Hierbei handelt es sich um eine Entwicklung, die sich wie so oft vom privaten Bereich in den beruflichen Kontext ausweitet. 

Geräteunabhängiger Zugriff auf die ERP-Software

Cloud-basierte ERP-Software bietet Unternehmen maximale Flexibilität in Bezug auf die mobile Nutzung der Software. Möglich ist dies, da der Zugriff auf die Cloud über das Internet erfolgt.

Folglich ist die Software nicht an bestimmte Geräte oder einen bestimmten Standort gebunden, sondern kann theoretisch von überall auf der Welt zu jeder Zeit von jedem Gerät aus genutzt werden. 

Vorteile für den Außendienst

Dies bringt insbesondere für Unternehmen mit aktivem Außendienst wesentliche Vorteile mit sich. Beispielsweise sind im Außendienst tätige Mitarbeiter in der Lage, eventuell anfallende Wartezeiten – wie beispielsweise auf dem Weg zu einem Kundentermin – effizient zu nutzen.

So kann die Zeit in öffentlichen Verkehrsmitteln damit verbracht werden, sich auf das Kundengespräch vorzubereiten und sich die genauen vertraglichen Rahmenbedingungen noch einmal vor Augen zu führen. 

Effizientere Workflows

Doch nicht nur für den Außendienst selbst entstehen Vorteile. Abteilungsübergreifend können Workflows durch die mobile ERP-Nutzung wesentlich effizienter gestaltet werden. 

Kommt es beim Kunden zum Abschluss einen neuen Vertrags oder Auftrags, kann dieser vom Außendienstmitarbeiter noch beim Kunden vor Ort über die ERP-Software an den Innendienst übermittelt werden.

Sofern eine stabile Internetverbindung gewährleistet ist, sind diese Daten beim Innendienst in Echtzeit verfügbar.

Somit kann der Innendienst unmittelbar mit der weiteren Verarbeitung beginnen und muss nicht warten, bis der Außendienstmitarbeiter von seinem Kundentermin zurückgekehrt ist. 

Auf diese Weise kann ERP-Software aus der Cloud wesentlich dazu beitragen, die Effizienz ganzer Workflows zu steigern. 

Vorteil 5: Die Kosten

Das beste kommt wie immer zum Schluss: Die Kosten. ERP-Software aus der Cloud ist in vielerlei Hinsicht eine günstige Alternative zu anderen Nutzungs- und Lizenzmodellen.

Geringe Anschaffungskosten

So fallen beispielsweise bei lokalen Lösungen in der Regel zunächst hohe Anschaffungskosten a. Dies liegt daran, dass sowohl Hard- als auch Software zunächst erworben werden müssen.

Für viele Unternehmen stellt dies schlichtweg einen nicht oder nur schwer tragbaren Einschnitt in ihre Liquidität dar. 

Bei Cloud-basierter Software müssen sich Unternehmen keine Gedanken über eine kostspielige Anschaffung machen. Es genügt der Abschluss eines Abonnements bei einem geeigneten Cloud-Anbieter und die Software steht dem Unternehmen zu Verfügung.

Für die Nutzung der ERP-Software fallen dann regelmäßig kleinere Beträge an. Üblich für Cloud-basierte ERP-Systeme ist eine monatliche Abrechnung. 

Zusätzliche Planungssicherheit

Dies gibt Unternehmen zudem eine wesentlich größere Planungssicherheit. Das Controlling hat einen genauen Überblick darüber, welche Kosten für die ERP-Software anfallen – und das weit im Voraus. Bei lokaler ERP-Software ist dies nicht der Fall.

Zwar befindet sich hier das System im Besitz des Unternehmens, weshalb für die monatliche Nutzung keine weiteren Kosten anfallen. 

Doch das Unternehmen trägt auch die volle Verantwortung für die Instandhaltung der ERP-Software. Das bedeutet, dass stets finanzielle Ressourcen für eventuell anfallende Wartungsmaßnahmen zur Verfügung stehen sollen.

So sollte bei lokalen Lösungen immer ein entsprechender finanzieller Buffer für den Fall eines Zwischenfalls eingeplant werden. 

Aufgrund der geringen Anschaffungskosten und der Planungssicherheit stellt die Cloud vor allem für kleinere Unternehmen oder Unternehmen mit eingeschränkter Liquidität eine geeignete Alternative zu anderen Nutzungs- und Lizenzmodellen dar. 

Fazit: 5 gute Gründe für die Cloud

Es lässt sich festhalten, dass die Nutzung Cloud-basierter ERP-Software diverse Vorteile mit sich bringt. So finden sich 5 wesentliche Argumente für die Nutzung einer ERP-Software aus der Cloud…

• … Im Datenschutz 
• … Im geringen Aufwand 
• … In der Skalierbarkeit 
• … In ihrer mobilen Verfügbarkeit 
• … In ihren geringen Kosten

Letztlich sollte jedoch angemerkt werden, dass jedes Nutzungs- und Lizenzmodell sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich bringt.

Welches Modell daher am geeignetsten ist, hängt von den individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab. 
Daher sollten vor der Wahl einer geeigneten ERP-Software zunächst konkrete Ziele definiert werden, die mit der Einführung erreicht werden sollen.

Unternehmen können sich dann bei der Suche nach einer geeigneten ERP-Software an diesen Zielen orientieren und ein auf ihre Anforderungen zugeschnittenes System auswählen.