6 wichtige Vorteile eines ERP-Systems

ERP-Software sorgt branchenübergreifend für reibungslose Abläufe und Kosteneinsparungen. In welchen Bereichen, erfahren Sie hier.

Im Zeitalter der digitalen Transformation ist die Nutzung einer ERP-Lösung zur Steuerung aller betriebseigenen Prozesse Gang und Gäbe. Durch das System behalten Unternehmen stets den Überblick über sämtliche betriebliche Abläufe und Ressourcen - Stichwort Enterprise Resource Planning.

Verfügbare Ressourcen lassen sich effizient einsetzen, was wiederum für Kosteneinsparungen sorgt. Im Folgenden wollen wir uns näher mit den branchenspezifischen Vorteilen von ERP-Systemen für einzelne Abteilungen und Einsatzbereiche befassen.

Inhaltsverzeichnis

• 1. Effizientere Materialwirtschaft
• 2. Kundenzufriedenheit
• 3. Vereinfachtes Rechnungswesen
• 4. Optimiertes Personalmanagement
• 5. Effektives Projektmanagement
• 6. Papierloses Büro

1. Effizientere Materialwirtschaft

Definition: Die Materialwirtschaft beschäftig sich mit der Verwaltung und Steuerung sämtlicher Materialbewegungen in einem Unternehmen. Neben dem Ein- und Verkauf, fallen also auch die Lagerhaltung und die Logistik unter diesen Bereich. 

Funktionen im ERP: Eine ERP-Software bietet die Möglichkeit all diese Bereiche miteinander zu verknüpfen, sodass Prozesse optimiert werden können. Von der Angebotsverwaltung und dem Bestellwesen, über Warenauszeichnungen, den Lagerbestandsführungen und der Inventurabwicklung, bis hin zur Warenausgangskontrolle und Versandabwicklungen, werden Prozesse zusammengeführt. Überall dort, wo Abläufe automatisiert werden können, greift das ERP-System ein und steuert diese. 

Praxisbeispiel: In der Praxis kann ein Prozess wie folgt aussehen. Ein Kunde bestellt von einem bestimmten Artikel eine Summe x. Das System kann dann direkt prüfen, ob diese Menge des Produktes im Lager vorrätig ist und berechnet daraufhin die vorläufige Lieferzeit.

Sollte das Produkt nicht in ausreichender Menge im Lager vorhanden sein, kann die ERP-Software berechnen, wie lange es dauert die fehlende Menge nachzubestellen, bzw. zu produzieren und auch den Auftrag zu diesen Aktionen erstellen. 

Angenommen die angeforderte Ware ist vorrätig, wird die Bestellung direkt ans Lager weitergeleitet und dort kommissioniert und versandt. Gleichzeitig wird automatische eine entsprechende Rechnung erstellt und der Bestellung beigefügt. Der veränderte Lagerbestand wird ebenfalls direkt im System vermerkt und entsprechend beglichen, sodass bei der nächsten Bestellung wieder alles vorrätig ist. 

Abbildung 1: Eine ERP-Software mit integriertem CRM-Modul befähigt Unternehmen, stärkere, langfristigere Kundenbeziehungen aufzubauen. 

2. Besserer Service, zufriedenere Kunden

Definition: Der Kundenservice verfolgt das primäre Ziel, die Kundenerwartungen an eine Dienstleistung oder ein Produkt zu erfüllen und dem Kunden ein positives Gefühl beim Kauf und nach diesem zu verschaffen. Erreicht werden soll damit eine langfristige Kundenbindung, um die eigene Wirtschaftlichkeit auf lange Sicht hin gewährleisten zu können. Auf funktionaler Ebene ist der Kundenservice dem Customer Relationship Management (CRM) zuzuordnen.

Funktionen im ERP: In einer ERP-Software findet sich zu Weilen ein entsprechendes CRM-Modul. CRM steht dabei für Customer-Relationship-Management und befasst sich mit der Kunden- und Kontaktverwaltung. Auf einer zentralen Datenbank werden alle Interaktionen zu einem Kunden zusammengeführt und archiviert.

Der Kundenservice kann so bei Anfragen eines Kunden direkt auf diese reagieren und verfügt über alle notwendigen Informationen. Ferner halten CRM-Module Auswertungstools bereit, die einen besseren Blick auf die eigene Kundschaft ermöglichen. Dadurch lassen sich deutlich individuellere und präzisere Angebote und Werbemaßnahmen anfertigen. 

Praxisbeispiel: Nehmen wir an dieser Stelle einmal an, ein Kunde hat eine Frage zu einer Bestellung, die er getätigt hat. Dazu ruft er beim Kundenservice an und will wissen, wie lange die Lieferung noch braucht und ob er das Produkt doch in einer anderen Ausführung haben kann.

Der Servicemitarbeiter kann sich die Daten des Kunden direkt aufrufen und die Bestellung einsehen. Neben der Bestellung kann er jedoch auch den jeweiligen Status dieser einsehen. Befindet sich die Bestellung bereits im Versand oder noch in der Kommissionierung? 

Entsprechend dieser Informationen kann der Service dem Kunden direkt Auskunft geben, ohne erst lange nachfragen zu müssen oder sich auf Erfahrungswerte stützen zu müssen. Ist die Bestellung noch nicht im Versand kann die Änderung noch mit aufgenommen werden.

Dazu wird dann die alte Bestellung angepasst. Gleichzeitig erhalten alle notwendigen Stellen im Unternehmen eine entsprechende Nachricht, dass sich bei der Bestellung etwas geändert hat. Das Resultat, dem Kundenwunsch konnte entsprochen werden und die Zufriedenheit steigt. 

3. Rechnungswesen einfacher gestalten

Definition: Im Rechnungswesen werden alle betrieblichen Geld- und Leistungsbewegungen systematisch erfasst, überwacht und aufbereitet. Dazu werden alle Geld- und Güterströme dokumentiert, um diese beispielweise dem Finanzamt vorhalten zu können. Darüber hinaus liefert die Dokumentation auch dem Unternehmen selbst wichtige Informationen zur Steuerung und Planung des Geschäftsgebarens. 

Funktionen im ERP: In einer ERP-Software finden sich zahlreiche Funktionen, die die alltägliche Arbeit im Rechnungswesen und die nötige Dokumentation erleichtern. So finden sich konkret Funktionalitäten zur Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, zur Konsolidierung oder auch zur Budgetplanung. Zudem lassen sich diverse Berichte anfertigen, die der Geschäftsführung als Grundlage für Entscheidungen dienen. Auch die Rechnungsstellung und die Buchhaltung wird durch ein ERP an vielen Stellen automatisiert. 

Praxisbeispiel: Geht eine Rechnung in ein Unternehmen ein, muss diese zu Weilen erfasst, geprüft und verbucht werden. Eine ERP-Software kann diesen Vorgang weitestgehend automatisieren. Das System erkennt die Rechnung eigenständig und kann diese einem bestimmte Auftrag zuordnen und abgleichen.

Das System kann eigenständig auf Abweichungen hinweisen und die Rechnung zur Prüfung vorlegen. Ist diese dann freigegeben, wird diese direkt und automatisch an die Buchhaltung weitergeleitet, beglichen und verbucht. Die Durchlaufzeit einer Rechnung wird dadurch enorm verkürzt und Ressourcen werden für andere Zwecke freigesetzt. 

4. Optimiertes Personalmanagement (HRM)

Definition: Beim Personalmanagement oder Human Resource Management (HRM) geht es grob gesagt um den effizienten Einsatz des Produktionsfaktors Arbeit in einem Unternehmen. Es gilt das Personal so einzusetzen, dass möglichst effektiv und ohne Ressourcenverschwendung der Unternehmenszweck verfolgt werden kann. Ziel ist es, nachhaltig den Erfolg eines Unternehmens zu sichern. Dazu werden neben dem Faktor Arbeit auch soziale Aspekte in die Berechnungen einbezogen. 

Funktionen im ERP: Neben einer klassischen Personalverwaltung, werden in einer ERP-Software diverse Funktionen zur Verwaltung und Organisation des Personals angeboten. Urlaubsplanungen, Schulungen, Performance Management oder Kompetenzmanagement sind nur einige von diesen. Zudem befasst sich das ERP-System an dieser Stelle auch mit dem Recruiting neuer Mitarbeiter. 

Praxisbeispiel: Angenommen das Lager stellt einen Bedarf an Personal fest, kann ein zuständiger Mitarbeiter den Bedarf einfach über das System anmelden. Dazu beantwortet er einfach ein paar Fragen zum zeitlichen Umfang und zum Arbeitsbereich und schickt die Anfrage ab.

Diese Anfrage wird dann durch die Geschäftsführung geprüft und entsprechend freigegeben. Daraufhin wird automatisch mit den Angaben der Bedarfsmeldung eine entsprechende Stellenausschreibung veröffentlicht. Gehen auf die Ausschreibung, nun konkrete Bewerbungen ein, können diese von den entsprechenden Entscheidern bewertet werden. 

Haben alle ihr Voting abgegeben kann das System automatisch einen freien Termin in den Kalendern der Entscheider ausmachen und den Bewerber einladen. Kommt es zur Einstellung, kann ein Arbeitsvertrag durch das System erstellt werden und eine entsprechende Personalakte angelegt werden. Insgesamt verkürzt sich der Prozess der Neueinstellung damit enorm. 

Abbildung 2: Mithilfe einer ERP-Software mit integriertem Projektmanagement-Modul lässt sich die Zusammenarbeit im Team optimieren. Unterschiedliche Projektmanagement-Methoden können softwareseitig abgebildet werden und das System ermöglicht eine transparente Fortschrittsüberwachung. 

5. Projektmanagement: Projekte transparenter und effizienter gestalten

Definition: Das Projektmanagement befasst sich inhaltlich mit dem Initiieren, dem Planen und Steuern sowie der Überwachung und dem Abschließen von Projekten. Es gilt die notwendigen Ressourcen so zu planen und einzusetzen, dass im Rahmen des vertraglich festgehaltenen Budgets, ein möglichst hoher Gewinn realisiert werden kann. 

Funktionen im ERP: ERP-Software unterstützt beim gezielten Projektmanagement ganzheitlich. Von der Planung bis zum Abschluss, halten sie Funktionen bereit, die es ermöglichen, das Projekt in Echtzeit zu steuern und zu überwachen. So lassen sich Budgets und Materialbedarfe einfach berechnen und auch der notwendig werdende Personaleinsatz wird berücksichtigt.

Über eine visuelle Fortschrittsüberwachung, lässt sich das gesamte Projekt live verfolgen und steuern. Je nach Software stehen unterschiedliche Projektmanagement-Methoden zur Verfügung, die softwareseitig abgebildet werden können. Zudem lassen wichtige Informationen über entsprechende Schnittstellen mit externen Parteien, wie Auftraggebern, teilen. 

Praxisbeispiel: Oft ergeben sich während eines Projektes Stolpersteine und Hürden, mit denen zuvor nicht unbedingt zu rechnen war. Dann muss das Projekt entsprechend angepasst werden. Angenommen während der Produktion geht eine Maschine kaputt und muss repariert werden. In dieser Zeit steht das Personal still und muss warten.

So kommen mehr Arbeitsstunden zusammen, also zuvor berechnet. Erreichen die eingesetzten Arbeitsstunden einen kritischen Wert, wart das System rechtzeitig vor. Dann können direkt entsprechende Maßnahmen getroffen werden, sodass es am Ende nicht zu bösen Überraschungen kommt. 

6. Das papierlose Büro

Definition: Das Dokumentenmanagement-System, kurz DMS, befasst sich mit der strukturierten Verwaltung, Organisation und Ablage aller im Unternehmen ein- und ausgehenden Dokumenten. Dazu werden alle Dokumente auf einer zentralen Datenbank gebündelt und stehen fortan allen Abteilungen im Unternehmen zur Verfügung. So werden Datensilos aufgebrochen, Informationen geteilt und Prozesse optimiert. 

Funktionen im ERP: Dokumentenmanagement-Systeme bündeln alle Dokumente in einem Unternehmen und speichern diese in einer einheitlichen und verständlichen Ordnerstruktur. Über spezielle Suchfunktionen werden diese einfach und schnell für jeden im Unternehmen auffindbar.

Dadurch, dass alle Beteiligten Zugriff auf dasselbe Dokument haben, kommt es nicht mehr zu unnötigen Dubletten und Fehlern durch diesen. Zudem macht ein DMS physische Archive und Papierdokumente obsolet. Alles ist fortan revisionssicher auf der Datenbank archiviert. 

Praxisbeispiel: Es finden sich diverse Dokumente, die besonderen rechtlichen Vorgaben entsprechen müssen. So ist es auch bei Bewerbungen. Diese enthalten diverse personenbezogene Daten, die besonderen Datenschutz-Richtlinien unterworfen sind. Sie dürfen nur zu dem vereinbarten Zweck und nach bestimmten Vorgaben gespeichert und verarbeitet werden.

Geht nun eine solche Bewerbung ein, erinnert das DMS automatisch an entsprechende Löschfristen und verhindert unlauteren Gebrauch dieser. Mit der Vergabe von Rechten, können nur diejenigen das Dokument einsehen, die es notwendigerweise müssen. Allen anderen bleibt der Zugriff verwehrt.