Anbindung von der ERP-Software an Großhandelsportale

Unternehmen der Installation und Wartung profitieren von einer direkten Schnittstelle der eigenen ERP-Software an Großhandelsportal enorm.

Installations- und Wartungsunternehmen müssen immer in der Lage sein, schnell passende Teile für die zu wartenden oder installierenden Anlagen zu beschaffen. Eine Anbindung der ERP-Software an Großhandelsportale erleichtert die Beschaffung in allen Bereichen massiv und schafft diverse Mehrwerte. 

Welche das sind, wollen wir uns im Folgenden einmal genauer ansehen. Zuvor werfen wir noch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, wie eine solche Anbindung an Großhandelsportale in der Praxis funktioniert. 

Inhaltsverzeichnis 

• Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 
• Aufbau einer ERP-Software 
• Anbindung von Großhandelsportalen 
• Vorteile für die Beschaffung 
• Vorteil bei der Angebotserstellung 
• Integration von Artikelstammdaten 
• Fazit: Viele Vorteile dank Webshop-Anbindung

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition (h2)

ERP steht für das sogenannte „Enterprise-Resource-Planning“. Dabei handelt es sich um die Aufgabe eines Unternehmens, die ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Dazu bedarf es schmaler und möglichst optimierter Prozesse und einer Möglichkeit, diese zentrale zu planen, zu steuern und zu überwachen. 

Die vorhandenen Ressourcen müssen so auf die vorliegenden Prozesse verteilt werden, dass weder Verschwendungen noch Engpässe in der Versorgung produziert werden. Angesichts unzähliger Prozesse in modernen Unternehmen, eine schier unmögliche Aufgabe. Es muss dafür Sorge getragen werden, dass zu jedem Zeitpunkt die richtige Menge an Ressourcen am korrekten Ort verfügbar ist. 

Alle Ressourcen im Überblick 

Unter Ressourcen werden in diesem Zusammenhang alle Betriebsmittel verstanden, auf die ein Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke zurückgreifen kann. Das können zum Beispiel sein: 

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

All diese Ressourcen werden so auf die vorliegenden Prozesse geplant, sodass Verschwendungen vermieden werden. Dazu müssen jedoch die Prozesse plan- und nachvollziehbar gemacht werden. Hier kommt eine ERP-Software zum Tragen. Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. 

Prozesse abteilungsübergreifend aufsetzen 

Auf diese Weise lassen sich alle Prozesse übersichtlich darstellen und abteilungsübergreifend aufsetzen. Datensilos einzelner Abteilungen werden aufgebrochen und Informationen schneller geteilt. Alle Akteure im Unternehmen arbeiten fortan mit denselben Daten, was zur Folge hat, dass weit weniger Fehler produziert werden und Prozesse schneller ablaufen können. 

Aufbau einer ERP-Software 

Dazu ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes Modul deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und enthält spezielle Funktionen die bei den einzelnen Prozessen unterstützen oder diese gar gänzlich automatisieren. Module können beispielweise sein: 

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumenten-Management
• Finanzen
• Global Business Management
• Personalwesen 
• Installation und Wartung
• Produktion
• Warehouse-Management
• Beschaffung

Je nach Bedarf eines Unternehmens setzt sich eine ERP-Software auf den Modulen und Funktionen zusammen, die zur Abdeckung der eigenen Prozesse benötigt werden. Daher haben sich viele ERP-Anbieter im Lauf der Zeit auf bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen spezialisiert. Sie haben Ihre Lösungen auf die Bedürfnisse bestimmter Unternehmen angepasst, sodass in deren Standardversionen bereits viele wichtige Funktionen und Module für das jeweilige Unternehmen enthalten sind. 

Funktionen für Unternehmen der Installation und Wartung 

So auch für Unternehmen aus dem Bereich der Installation und Wartung. Hier kommen vor allem ein umfangreiches Customer-Relationship-Management-Modul und auch eines für das Warehouse-Management zum Tragen. Letztlich hängt die Entscheidung für oder gegen ein bestimmtes System immer von den eigenen Begebenheiten im Unternehmen. 

Gleichsam gilt, je besser die ERP-Software zum Unternehmen passt, desto weniger Anpassungen an dieser müssen vorgenommen werden – und Anpassungen kosten Geld. Diese müssen erst aufwendig durchgeführt und getestet werden. Hier kann auch der zeitliche Rahmen für die Einführung schnell ins Wanken geraten. 

Anbindung von Großhandelsportalen 

Eine wichtige Funktion, oder besser gesagt Integration für Unternehmen der Installation und Wartung ist jene an die Großhandelsportale. Wir wollen uns an dieser Stelle mit den Vorteilen einer solchen Anbindung beschäftigen und den konkreten Nutzen für Unternehmen aus dem Bereich der Installation und Wartung herausstellen. 

Die Integration von Online-Großhandelsportalen in die eigene ERP-Software ergibt aus vielerlei Perspektiven Sinn. Zum einen kann so der Einkauf besser strukturiert werden, zum anderen lassen sich noch zu beschaffende Ressourcen besser für künftige Aufträge planen. Auch hinsichtlich des eigenen Warehouse-Management und der Projektplanung ergibt eine solche Integration Sinn. Doch der Reihe nach. 

Vorteile für die Beschaffung 

Mit einer entsprechenden ERP-Software lassen sich zahlreiche Großhandelsportale direkt anbinden. Auf diese Weise können Angebote direkt miteinander vergleichen werden und es wird direkt ersichtlich, wann welcher Lieferant in der Lage ist einen bestimmten Artikel zu liefern und zu welchen Konditionen. 

Schon bei der Auftragserstellung kann die ERP-Software automatisch entsprechende Angebote aus den Handelsportalen heraussuchen und nach eigenen Kriterien priorisieren. So lassen sich beispielweise bestimmte Lieferanten bevorzugen, oder auch Fokusse auf bestimmte Kriterien, wie der Lieferzeit setzen. 

Benötigt der Außendienstmitarbeiter kurzfristig ein bestimmtes Teil, kann zunächst geschaut werden, ob dieses im Lager verfügbar ist. Ist dem nicht so, wird ein entsprechender Bestellauftrag automatisch vom System erzeugt und dem Einkäufer zur Überprüfung vorgelegt. Das spart enorm viel Zeit und erleichtert auch die Kommunikation zwischen einzelnen Abteilungen enorm. 

Vorteil bei der Angebotserstellung 

Angebote können dank einer integrierten Webshop-Anbindung einfach und schnell erstellt werden. Stellt ein Kunde beispielsweise eine Anfrage werden alle Daten direkt in ein entsprechendes Angebot übertragen. Dann hat der Anwender die Möglichkeit einzelne, für den Auftrag nötig werdende Positionen direkt in das Angebot einzutragen. 

Mittels der integrierten Webshop-Anbindung kann dann direkt der konkrete Preis und der Liefertermin für die einzelnen Positionen ermittelt werden. So lassen sich Angebote letztlich deutlich schneller erstellen und verschicken. Das kann entscheidend sein bei der Vergabe von Aufträgen. Zudem wird der eigene Aufwand für die Angebotserstellung minimiert, was wiederum zur Folge hat, dass bessere und kostengünstigere Angebote Dank gesenkter indirekter Kosten erstellt werden können. 

Integration von Artikelstammdaten 

Ein weiterer Vorteil den eine Online-Shop-Anbindung mit sich bringt, ist der einfachere Austausch von Artikeldaten und -listen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich dann Produktdaten für das eigene Warenlager importieren. So kann direkt auf die Produktbeschreibung im System zurückgegriffen werden. 

Zusätzlich lassen sich Anmerkungen zu diesen hinzufügen. So haben Außendienstmitarbeiter bei Fragen von Kunden oder eigenen Anfragen direkt alle wichtigen Informationen zur Hand. Gerade bei Kleinstteilen oder bei komplexen Modulen ist es immer wichtig, ergänzende Artikeldaten zur Hand zu haben. So kann auch nachgehalten werden, welcher Artikel genau bei einem Serviceauftrag verbaut wurde und welche Spezifikationen dieser mit sich bringt. 

Fazit: Viele Vorteile dank Webshop-Anbindung 

Unternehmen der Installation und Wartung profitieren in besonderen Maßen von einer Anbindung verschiedener Großhandelsportale an die eigene ERP-Software. Neben einer smarteren und übersichtlicheren Beschaffung lassen sich auch Angebote deutlich einfacher und schneller erstellen. 

Dank der Integration aller Artikelstammdaten wird zudem das Datenmanagement deutlich vereinfacht und alle Informationen zu den einzelnen Bauteilen stehen immer direkt zur Verfügung. Lieferzeiten und Preise können einfacher und sicherer kalkuliert werden, was letztlich dazu führt, dass mehr Zeit für die Ausführung von Aufträgen bleibt.