Die 4 Aufgaben der Bauverwaltung

Und, wie Sie die mithilfe einer passenden ERP-Software schnell und effektiv bewältigen.

Den Begriff „Verwaltung“ oder „Administration“ assoziieren viele oftmals mit einer Überbürokratisierung und langen Wartezeiten. Tatsächlich hat die betriebliche Administration in Unternehmen jedoch einen nicht zu unterschätzenden Stellenwert. Im Folgenden wollen wir uns näher mit dem Thema innerhalb der Baubranche befassen und dabei auch aufzeigen, welche Rolle eine passende Software spielt.

Inhaltsverzeichnis

• Aufgaben der Bauverwaltung
• 1. Organisation
• 2. Finanzwirtschaft & Rechnungswesen
• 3. Personalverwaltung
• 4. Sachverwaltung

Die Aufgabenbereiche der Bauverwaltung

Die kaufmännische Verwaltung oder Administration ist einer der Grundfunktionen jedes betrieblichen Geschehens. Ziel der Administration ist es, einen reibungslosen Betriebsablauf durch Betreuung des ganzen Unternehmens zu gewährleisten. In der Regel setzt sich die Verwaltung aus vier grundlegenden Aufgabenbereichen zusammen: 

• 1. Organisation 
• 2. Finanzwirtschaft und Rechnungswesen
• 3. Personalverwaltung 
• 4. Sachverwaltung

Dies ist auch im Bauwesen der Fall. Streng genommen handelt es sich bei Finanzwirtschaft und Rechnungswesen um separate Aufgabenbereiche. Aufgrund des deutlichen Zusammenhangs – auch innerhalb der ERP-Software – werden sie für diese Zwecke als eine Einheit betrachtet. 

Im Folgenden wollen wir uns daher näher mit diesen grundlegenden Aufgabenbereichen und ihren besonderen branchenspezifischen Herausforderungen auseinandersetzen. 

1. Die Organisation im Bauwesen

Die Organisation im Bauwesen weist eine branchenbedingte Besonderheit auf: Den hohen Stellenwert der Projektorganisation. In Unternehmen, die sich beispielsweise überwiegend im Bereich der Serienfertigung bewegen, hat die Projektorganisation meist einen verschwindend geringen Wert. Für Baufirmen gehört die Projektorganisation jedoch zum Alltag. 

Ein Projekt ist ein Unternehmen auf Zeit

Ein Projekt ist letzten Endes nichts anderes als ein Unternehmen auf Zeit. Dementsprechend bedarf es bei jedem Projekt auch einer Projektorganisation, die Hierarchien, Kommunikationswege und Strukturen klar definiert. Hinzu kommt, dass Baufirmen oftmals mehrere dieser „Unternehmen auch Zeit“ parallel koordinieren müssen. Entsprechend hoch ist der Bedarf klar definierter Strukturen, die für projektübergreifende Transparenz sorgen. 

Ziele der Projektorganisation im Bau

Dabei übernimmt die Projektorganisation eine Reihe von Aufgaben, deren Ziele im Folgenden einmal zusammengefasst werden sollen: 

• Klare Aufgabenverteilung durch Definition von Funktionen und Rollen, 
• Kurze, transparente Kommunikationswege schaffen, 
• Etablierung einer Grundlage für Projektkommunikation bzw. den gesamten Informationsfluss und
• Regelung der Zusammenarbeit aller beteiligten Akteure.

Eine Software für den Bau kann Baufirmen dabei unterstützen, diese Ziele problemlos zu erreichen. 

Projektorganisation mit der ERP-Software

Die Projektorganisation wird in der Anfangsphase eines jeden Projektes erstellt. Zunächst gilt es, alle benötigten Projektrollen zu definieren. Sobald alle Rollen mit Personen besetzt wurden, können entsprechende rollenspezifische Profile im ERP-System erstellt werden. Dabei erhält jeder Mitarbeiter basierend auf seiner Rolle alle benötigten Zugangsberechtigungen. 

Dies hat zudem den Vorteil, dass eine entsprechende Transparenz bezüglich der Rollen geschaffen wird. Jeder Projektbeteiligte kann im System zu jeder Zeit einsehen, welchen Mitarbeiter er beispielsweise bezüglich einer kurzfristigen Änderung kontaktieren muss. 

Das Projekt-Reporting

Neben Rollen müssen auch Reporting-Strukturen und Entscheidungswege definiert werden. Das Reporting hat im Bau einen hohen Stellenwert. Nicht zuletzt sichert sich die Baufirma mit einer lückenlosen Dokumentation aller durchgeführten Schritte selbst ab. ERP-Systeme für den Bau erleichtern die kontinuierliche softwaregestützte Dokumentation des aktuellen Projektfortschrittes und jeglicher Abweichungen im Projektablauf.

Dabei kann das System automatisiert regelmäßige Soll-Ist-Vergleiche abbilden und grafisch darstellen. Einige Systeme ermöglichen es, entsprechende Dokumente zu exportieren und beispielsweise an den Auftraggeber weiterzuleiten. Der ERP-gestützte Projektbericht sollte im Wesentlichen die folgenden Informationen enthalten: 

• Aktivitäten seit dem letzten Bericht
• Werden Termine eingehalten?
• Welche Probleme sind aufgetreten? Wo sind Entscheidungen nötig? 

Viele speziell auf die Projektarbeit ausgelegte ERP-Systeme verfügen über Funktionen, mit denen sich der Status grafisch darstellen lässt. So erhalten alle Beteiligten mit einem Blick einen guten Überblick über den Status des Projektes. Gängig ist beispielsweise die Verwendung eines einfachen Ampelsystems. 

Abbilding 1: Die analoge Verwaltung ist zeit- und arbeitsnintensiv. 

2. Finanzwirtschaft und Rechnungswesen mit einem ERP für den Bau

Die Finanzwirtschaft befasst sich im privatwirtschaftlichen Kontext mit den Bereichen Investition, Finanzierung und Liquidität. Üblicherweise werden diese Bereiche innerhalb des ERP-Systems im Controlling-Modul abgedeckt. An dieser Stelle muss sichergestellt werden, dass alle Voraussetzungen für die profitable Abwicklung alle Prozesse gegeben sind. 

Regelmäßige Kalkulationen sind das A und O

Eine kontinuierliche Projektkalkulation hat einen sehr hohen Stellenwert. Werden potenzielle Mehrkosten frühzeitig erkannt, können gegebenenfalls an anderer Stelle Anpassungen vorgenommen werden. Somit werden die Gesamtkosten nicht maßgeblich verändert. Somit wird das Risiko eines Verlustgeschäftes minimiert. 

Mitlaufende Projektkalkulation

ERP-Software für den Bau ist auf eine mitlaufende Projektkalkulation eingerichtet. Baufirmen haben im System so zu jeder Zeit alle Budgets, Deckungsbeiträge und Preise im Überblick. Zudem bietet entsprechende ERP-Software meist mehrere Möglichkeiten für Endsummen- oder Zuschlagskalkulationen bei der Erstellung des Leistungsverzeichnisses. 

Auch relevante, vordefinierte Kennzahlen können vom System automatisch errechnet werden. Auf diese Weise hat das Controlling zu jeder Zeit einen genauen Überblick über alle relevanten Faktoren und kann bei Bedarf unmittelbar eingreifen. So kann ERP-Software Baufirmen dabei helfen, ihre Umsatzrentabilität nachhaltig zu steigern. 

Prozessoptimierung im Rechnungswesen

Ein geeignetes, branchenspezifisches ERP-System kann Prozesse des Rechnungswesens maßgeblich optimieren. Prozesse bauspezifischer ERP-Software sind auf Projektarbeit eingestellt. Dementsprechend können meist separate Projektkonten angelegt werden. Auf diese Weise haben Controlling-Mitarbeiter zu jeder Zeit einen genauen Überblick über alle laufenden Projekte. 

Innerhalb der Projektkonten werden alle projektspezifischen Zahlungseingänge von Kunden sowie Forderungen von Lieferanten angezeigt. Im Rechnungswesen können Projektkonten dann mit wenigen Klicken dem entsprechenden Kostenträger zugeordnet werden. 

Bausoftware schafft Entlastung im Tagesgeschäft

Bauspezifische ERP-Systeme verfügen über Funktionen, die Baufirmen im Tagesgeschäft nachhaltig entlasten können. Im Folgenden werden mögliche Funktionen exemplarisch aufgeführt: 

• Wurde eine Rechnung nicht vollständig beglichen, werden vom System automatisch offene Posten erzeugt
• Verwaltung von Anzahlungen und Abschlagszahlungen in der Buchhaltung 
• Effizientes OP-Management 

Zudem verfügen die meisten gängigen Systeme über entsprechende Schnittstellen, sodass beispielsweise eine DATEV-Anbindung problemlos realisierbar ist. 

3. Die Personalverwaltung im Bau

Je größer die Baufirma, desto mehr Mitarbeiter sind eingestellt und desto aufwändiger wird auch die gesamte Personalverwaltung. Die Personalverwaltung umfasst dabei alle administrativen Aufgaben der Personalwirtschaft. 

Personalwirtschaft im ERP

Ziel einer erfolgreichen Personalwirtschaft sind eine effiziente Personalplanung bzw. der zielorientierte Einsatz des verfügbaren Personals. Dabei sollen Kapazitäten optimal ausgeschöpft werden, ohne dass Mitarbeiter an einer Stelle nach Arbeit suchen während ein anderer Bereich überlastet ist. 

Im Baugewerbe gilt es, Mitarbeiter gezielt für entsprechende Projekte einzusetzen. Geeignete ERP-Anwendungen können den Personalbedarf unterschiedlicher Projekte vorhersagen bzw. entsprechende Prognosen erstellen. Eine effiziente Personalbedarfsermittlung bringt diverse Vorteile mit sich: 

• Steigerung der Produktivität 
• Transparenz über den Personalbedarf 
• Optimierung der Personalkosten 
• Die daraus resultierende Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit 

Doch auch auf operativer Ebene können ERP-Tools für den Bau Abhilfe schaffen. So stellt beispielsweise die Zeiterfassung für viele Baufirmen eine Herausforderung dar. 

Entsprechende ERP-Lösungen ermöglichen auch die mobile Erfassung der Arbeitsdirekt direkt von der Baustelle aus. Die Zeiterfassungsdaten werden dann im Idealfall direkt ins Lohnprogramm eingespielt. 

4. Der hohe Stellenwert einer effizienten Sachverwaltung im Bau

Die Sachverwaltung befasst sich mit allen administrativen Aufgaben der Anlagen- und der Materialverwaltung. Fehlplanungen bezüglich Ausrüstung, Material oder Geräten können im Baugewerbe sehr kostspielig sein.

Zudem kann es aufgrund von Fehlplanungen zu zeitlichen Verzögerungen kommen, welche ebenfalls in entsprechenden Folgekosten resultieren. Aus diesem Grund hat die Sachverwaltung im Baugewerbe einen sehr hohen Stellenwert. 

ERP-Software für Baufirmen erleichtert es Mitarbeitern, im Bereich der Sachverwaltung den Überblick zu behalten. Oftmals verbindet entsprechende Software Logistik, Einkauf und Verkauf in einer übersichtlichen Plattform. Speziell im Baugewerbe muss zudem der Fuhrpark verwaltet werden. 

Zudem können meist kaufmännische Informationen, technische Details oder Hinweise und Überwachungsinformationen im System hinterlegt werden. Im Stamm der Geräteverwaltung können diese dann eingesehen und verwaltet werden. 

Das ERP als zentrale Datenbank 

Ganzheitliche ERP-Systeme erleichtern das Zusammenspiel unterschiedlicher Aufgabenbereiche. So können Daten aus der Material- und Geräteverwaltung beispielsweise direkt in die Kostenrechnung übernommen werden. 

Durch eine nahtlosen Datenaustausch zwischen Sachverwaltungs-Modulen und Finanzbuchhaltung, Verkauf und Rechnungseingangsbuch findet automatisch ein Abgleich von Bestellung und Wareneingang statt. 

Live-Ortung schafft Transparenz

Einige ERP-Lösungen verfügen zudem standardisiert über Funktionen, mittels derer sich Fahrzeuge in Echtzeit orten lassen. Viele moderne Systeme gehen noch einen Schritt weiter. So lassen sich beispielsweise Baustellen mittels Geofence exakt einzeichnen.

Auf Basis dieser Daten errechnet das ERP-System dann automatisch die Stunden, die das Fahrzeug voraussichtlich im Einsatz sein wird. Auch die gefahrenen Kilometer können auf diese Weise im Vorab ermittelt werden. 

Fazit: Mit der ERP-Software im Bau wettbewerbsfähig bleiben

ERP-Systeme für den Bau verfügen standardisiert über diverse Funktionen, die Baufirmen im Tagesgeschäft maßgeblich entlasten können. 

Durch ein entsprechendes System können Prozesse im Bereich der Administration optimiert und automatisiert werden. Somit kann ein ERP-System Baufirmen dabei helfen, wettbewerbsfähig zu bleiben und ihre Umsatzrentabilität zu erhöhen.