Mit diesen einfachen Schritten zur optimalen Baukalkulation

Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit einfachen Schritten eine effiziente und einfache Baukalkulation mit dem ERP-System realisieren.

Unternehmen des Bausektors sind schon hinsichtlich ihres Arbeitsfeldes besonders. Mit einer standardisierten ERP-Lösungen stößt man hier schnell an seine Grenzen. Daher kommen spezielle Branchenlösungen zum Einsatz, die in der Lage sind, die besonderen Anforderungen eines Bauunternehmens zu erfüllen. In dieser Reihe beschäftigen wir uns mit ERP-Systemen für das Baugewerbe und werfen einen Blick auf die speziellen Funktionen und Module die hier zum tragen kommen. 

Ein wesentlicher Bestandteil von ERP-Software für Bauunternehmen ist die Baukalkulation. Wer den Zuschlag für ein bestimmtes Bauprojekt haben will, muss mit dem besten Angebot aufwarten. Um sich also von der Konkurrenz abzusetzen, bedarf es einer detaillierten und vor allem realistischen Kalkulation. Diese muss am Ende neben dem besten Preis vor allem auch einen strukturieren Zeitplan ausweisen, indem ein Unternehmen in der Lage ist, ein Bauvorhaben zu realisieren. 

Bei der Baukalkulation kommt es auf verschiedenste interne und auch externe Faktoren an, die allesamt zu berücksichtigen sind. Werden an dieser Stelle Fehler gemacht, kann das für ein Unternehmen mit unter gravierende Folgen haben. Welche Faktoren Einfluss auf die Kalkulation nehmen und wie ERP-Software bei dieser genau unterstützen, wollen wir an dieser Stelle einmal genau aufzeigen. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist die Baukalkulation überhaupt? 
• Richtig kalkulieren mit dem ERP-System 
• Fazit: Wie ERP-Software die Baukalkulation erleichtert

Was ist die Baukalkulation überhaupt?

Um verstehen zu können, warum die Baukalkulation einen solch entscheidenden Stellenwert für Bauunternehmen einnimmt, lohnt ein Blick auf dessen Definition. 

Die Baukalkulation bezeichnet die Ermittlung des betriebsnotwendigen Aufwands zur Erbringung von Bauleistungen bzw. eines speziellen Bauauftrags. Es geht also darum festzustellen, welche Ressourcen ein Unternehmen aufbringen muss, um ein konkretes Projekt umsetzen zu können. Dabei spielt auch die Bewertung der eigenen Kapazitäten eine wesentliche Rolle.

Nicht jedes Bauunternehmen ist auch in der Lage jedes Bauvorhaben umzusetzen. Die Kalkulation dient also nicht nur der Angebotserstellung für den potentiellen Kunden, sondern auch der eigenen Kontrolle. 

Grundsätzlich lassen sich verschiedene Formen und Schritte in der Baukalkulation identifizieren. Denn eine Baukalkulation kann vor, während oder auch nach der Ausführung eines Bauprojektes erfolgen. Werfen wir also einen Blick auf diese verschiedenen Formen: 

Vorkalkulation zur attraktiven Angebotserstellung

Grundlage einer Vorkalkulation ist das Leistungsverzeichnis, welches zumeist mit der Ausschreibung eines Bauvorhabens ausgegeben wird. Darin sind die auszuführenden Bauleistungen en Detail beschrieben und müssen in der Angebotskalkulation berücksichtigt werden.

In der konkreten Angebotskalkulation werden dann Einzelkosten berechnet, vorläufige Angebotsendsummen ermittelt und Preise unter Berücksichtigung der jeweiligen Marktsituation kalkuliert. 

Auftrags- und Vertragskalkulation erstellen

Sollte der Zuschlag für ein bestimmte Bauprojekt erfolgen oder ein Unternehmen wird in die engere Wahl gezogen, wird basierend auf der Angebotskalkulation die Auftrags- bzw. Vertragskalkulation durchgeführt.

Hierbei werden die gewünschten Änderungen des Auftraggebers berücksichtigt und die genauen Bedingungen des Auftragsleistungsverzeichnisses ausgehandelt. Darunter fallen dann auch die konkreten Terminvereinbarungen und die Vertragsbedingungen die in die Kalkulation mit einfließen.

So steht am Ende eine Baukalkulation, auf die sich beide Parteien verständigen. Daran schließt sich dann die konkrete Arbeitskalkulation an. 

Effiziente Arbeitskalkulation zur Projektumsetzung

Nach der Auftragserteilung geht es an die Arbeitskalkulation. Hier wird unter Berücksichtigung der zuvor ausgehandelten Bedingungen und der aktuellen Beschaffungspreise kalkuliert. Auch wird nach etwaigen wirtschaftlicheren Gestaltungsmöglichkeiten und effizienteren Prozessen geschaut.

Die Arbeitskalkulation dient letztlich auch dem Soll-Ist-Stunden-Vergleich mit der Angebotskalkulation bezogen auf entsprechende Leistungsmengen. 

Wenn Nachkalkulationen notwendig werden

Bei der Nachkalkulation werden den Soll-Kennzahlen aus der Arbeitskalkulation die tatsächlichen Materialmengen und Arbeitsstunden gegenübergestellt. Dies wird vor allem dann erforderlich, wenn einzelne erbrachte Leistungen nicht vertraglich festgehalten wurden oder die Grundlagen der Baupreisermittlung verändert wurden.

Richtig kalkulieren mit dem ERP-System

Wie bereits eingangs erwähnt, greifen Bauunternehmen auf entsprechende Softwarelösungen zurück, um der immer komplexer werdenden Baukalkulation Herr zu werden. Führen wir uns an dieser Stelle nochmal die Funktionsweise von ERP-Systemen kurz vor Auge.

Die grundsätzliche Aufgabe dieser, ist es dem Unternehmen dabei zu helfen die zur Verfügung stehenden Ressourcen möglichst effizient einzusetzen. 

Dazu werden sämtliche Geschäftsprozesse abgebildet, zusammengeführt, verschlankt und teilweise automatisiert. Auf Grundlage dieser optimierten Arbeitsweise ist es Unternehmen möglich, deutlich bessere Kalkulationen anzustellen und die Zuschlagschancen massiv zu erhöhen.

Nun lässt sich der konkrete Mehrwert von ERP-Systemen für die Angebotskalkulation bereits gut erkennen. Man ist einfach in der Lage durch schlankere Prozesse, bessere Angebote unterbreiten zu können. 

Doch auch für den Vorgang der Baukalkulation an sich, halten ERP-Systeme diverse Funktionen bereit. Wir wollen an dieser Stelle einmal ein paar dieser speziellen Funktionen herausstellen und erläutern. 

Individuelle Preisfindung für neue Produkte

Kaum ein Bauvorhaben gleicht dem anderen und so kommen bei so gut wie jedem Projekt spezielle Bauteile und Dienstleistungen zum Einsatz. Diese individuellen Bauteile müssen jedoch in einer vollständigen Angebotskalkulation berücksichtigt und eingerechnet werden.

Moderne ERP-Systeme halten an dieser Stelle Funktionen bereit, die es ermöglichen an Hand von bekannten Kosten und Gemeinkosten, neue passende Preise zu ermitteln. 

So kann bereits bei der Angebotskalkulation ein äußerst zuverlässiger Preis für ein spezielles Bauteil mit angegeben werden. Grobe Schätzungen zu einem solchen, laufen oft aus dem Ruder, was im Nachgang viele Probleme mit sich bringen kann. Daher ist es deutlich besser, auf die eigenen bekannten Zahlen zu setzen und mit diesen einen realistischen Preis zu errechnen. 

Schnellere und effizienter Bearbeitung

Durch die allgemeine Funktionsweise eines ERP-Systems werden ohnehin schon diverse Prozesse deutlich effizienter gestaltet. Gleiches gilt selbstverständlich auch für die Auftragsbearbeitung und die Baukalkulation an sich. Kostenvoranschläge lassen sich beispielweise direkt in Angebote oder Aufträge übernehmen. 

Das spart nicht nur enorm viel Zeit, sondern ermöglicht es Unternehmen eben auch, deutlich mehrere Kalkulationen anstellen zu können. Somit kann gleich an mehreren Ausschreibungen teilgenommen werden, während die Konkurrenz sich wohlmöglich auf einzelne Projekte beschränken muss. 

Deutlich verlässlichere Angebotskalkulation

ERP-Systeme ermöglichen jedoch nicht nur eine schnellere, sondern auch eine deutlich bessere Planung. Dadurch, dass alle Daten auf einer zentralen Datenbank gespeichert sind, können diese zur Baukalkulation herangezogen werden. Auf Grundlage dieser historischen Daten lassen sich dann deutlich exaktere Angebotspreise und voraussichtliche Bauzeiten planen. 

Je mehr Daten hierbei zur Verfügung stehen, desto genauer kann am Ende kalkuliert werden. Nicht umsonst spricht man in der heutigen Geschäftswelt von Daten als das neue Gold. Wertet man diese gezielt aus, ergeben sich Mehrwerte, die mit einer manuellen Bearbeitung nicht ohne weiteres möglich wären. 

Intelligente Planung und Kalkulation

Eben jene Auswertungen und die diversen Automatisierungen machen die Baukalkulation in Summe schon deutlich intelligenter. Mit einer mitlaufenden Kalkulation hat das Unternehmen zudem immer genau im Blick, wie sich die Kosten eines entsprechenden Projektes in Echtzeit darstellen.

Mit entsprechenden Soll-/Ist-Vergleichen zwischen Vorkalkulation und mitlaufender Kalkulation lassen sich Budget genau überwachen und das System kann vor Überschreitungen rechtzeitig waren. So können rechtzeitig entsprechende Maßnahmen getroffen werden, um weitere Kostenabweichungen zu vermeiden. 

Detaillierte Nachkalkulation zur Preisbildung

Findet ein Bauvorhaben sein verdientes Ende, geht es an die Nachkalkulation. In dieser werden alle während des Projektes angefallenen Positionen zusammengetragen und nachkalkuliert. An Hand der Vorkalkulation können dann noch nicht angefallene Kosten ermittelt und mit einbezogen werden.

Die Nachkalkulation kann dann einfach in die Rechnungsstellung überführt werden. Ebenso lassen sich die einzelnen Posten aus der Vorkalkulation hinsichtlich der späteren Auftragskalkulation bewerten. Wie realistisch wurde beispielweise ein einzelner Posten eingeschätzt und muss dieser wohlmöglich für spätere Vorkalkulationen anders berechnet bzw. bewertet werden. 

Fazit: Wie ERP-Software die Baukalkulation erleichtert

Mit einer Baukalkulationssoftware sicheren sich Bauunternehmen genau den Vorsprung, den sich so dringend benötigen, um sich von der Konkurrenz anzusetzen. In ERP-Systemen integrierte Lösungen bietet die Möglichkeit historische Daten mit in die Kalkulation einzubeziehen. Das sorgt für deutlich genauere und verlässlichere Zahlen. 

Zudem sorgen diverse Automatisierungen für deutlich schlankere Prozesse, was sich wiederum im Endpreis niederschlägt. Wer das beste Angebot unterbreiten kann, erhält den Zuschlag. So war es seit je her. Doch das Beste Angebot ist nicht mehr ausschließlich das mit dem niedrigsten Preis. Vielmehr geht es um Termintreue, Verlässlichkeit, Vertrauen, Transparenz und Qualität. 

Je mehr Aussagen Sie mit einer Kalkulation treffen können, desto mehr Vertrauen können Sie letztlich zum Kunden aufbauen. Und das entscheidet am Ende über Zuschlag oder Absage.