So finden Sie den richtigen Cloud-Anbieter

Die Wahl einer geeigneten ERP-Software ist ebenso schwer wie die Wahl eines geeigneten Cloud-Anbieters. Mit diesen nützlichen Tipps gelingt die Auswahl.

Für Sie ist klar, Ihr neues ERP-System soll in einer Cloud betrieben werden. Nicht klar jedoch ist, welches System welchen Anbieters in welcher Cloud man auswählen sollte. Wie sich also zu Recht finden am sich immer weiter differenzierenden Cloud-ERP-Markt.

Wir wollen an dieser Stelle einmal einen Blick auf den gegenwärtigen ERP-Cloud-Markt werfen. Dabei wollen wir aufzeigen, wie Sie schnell und unkompliziert den besten Anbieter für Ihre Zwecke finden.

Zuvor jedoch beschäftigen wir uns mit den allgemeinen Begrifflichkeiten, um besser verstehen zu können, warum die Suche nach einer passenden Lösung so wichtig ist. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist Cloud-Computing? – Eine Definition 
• Was ist ERP-Software? – Eine Definition 
• Technische Ebene von ERP-Software 
• Faktor 1: Cloud-Standort 
• Faktor 2: Die ERP-Software 
• Faktor 3: Die Kosten 
• Fazit: ERP-Software aus der Cloud immer gefragter

Was ist Cloud-Computing? – Eine Definition

Unter Cloud-Computing versteht man eine IT-Infrastruktur die oftmals über das Internet zugänglich gemacht wird. Nutzer haben über die Cloud die Möglichkeit Speicher- und Rechenleistung zu beziehen, für die die eigenen Rechnerkapazitäten nicht ausreichend sind. 

Ebenso können Anwendungsprogramme, wie beispielweise eine ERP-Software in einer Cloud betrieben und von dort aus bezogen werden. Da viele Programme eine enorme Speicher- und Rechenleistung voraussetzen, die jedoch nicht von jedem Anwender ohne weiteres mit der eigenen Hardware abgedeckt werden können, werden diese Leistungen als Service in der Cloud angeboten. 

Software als Dienstleistung

In diesem Zusammenhang ist auch häufig von SaaS (Software-as-a-Service) die Rede. Im Kern geht es dabei um die Bereitstellung einer Software in der Cloud.

Anwender laden ihre Daten in die Rechnerwolke und nutzen die Software über einen Internetzugang dort. Es werden einfach Lizenzen entsprechend des eigenen Bedarfes gebucht und monatlich abgerechnet. 

Im Gegensatz dazu steht das On-Premises-Modell. Bei dieser klassischen Variante erwirbt ein Unternehmen die Software vom Anbieter und installiert diese auf den hauseigenen Servern, wo sie dann auch betrieben wird.

Da jedoch nicht jedes Unternehmen über eine ausreichende IT-Infrastruktur verfügt, ist die Cloud eine attraktive Alternative zum klassischen On-Premises-Modell. 

Was ist ERP-Software? – Eine Definition

ERP ist die Abkürzung für Enterprise Ressource Planning. Bei dieser unternehmerischen Aufgabe geht es um die effiziente Planung, Steuerung und Überwachung aller Prozesse.

Ziel ist es die zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie nur eben möglich einzusetzen, ohne dass es dabei zu Engpässen oder Verschwendungen kommt. 

Da modernen Unternehmen über eine Vielzahl verschiedener Geschäftsprozesse verfügen, die sich bedingen, parallel verlaufen oder ineinanderfließen, können all diese nicht mehr von einer Stelle aus überwacht, geschweigen denn gesteuert werden. 

Software zur Bewältigung der Aufgabe

Dazu bedarf es softwaregestützter Hilfe, die in Form von ERP-Software geliefert wird. Diese Systeme bilden sämtliche Prozesse eines Unternehmens ab und führen diese auf einer zentralen Datenbank zusammen.

Auf diese Weise lassen sich Abteilungsgrenzen überwinden und Prozesse deutlich effizienter gestalten. 

Alle Daten an einem Ort

Alle Akteure greifen fortan auf die Daten im ERP-System zurück, sodass Informationen schneller verteilt und Daten nur einmalig eingegeben werden müssen. Das sorgt auch Fehlern vor und schafft schnellere Abläufe im gesamten Unternehmen.

Es lässt sich für jeden Prozess genau einsehen, welche Schritte bis zum Abschluss noch nötig sind und welche Ressourcen dafür einzusetzen sind. 

Zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Es muss sichergestellt werden, dass alle Prozesse zur richtigen Zeit mit der richtigen Menge an Ressourcen in der richtigen Beschaffenheit versorgt werden. Dabei sind Ressourcen nicht einfach nur zu verarbeitende Ressourcen. Vielmehr werden unter Ressourcen auch folgende Dinge umfasst:

• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Technische Ebene von ERP-Software 

Aufgebaut sind ERP-Systeme zumeist aus verschiedenen Modulen. Jedes dieser Module deckt dabei einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. So finden sich in modernen ERP-Lösungen oftmals folgende Module an: 

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzbuchhaltung
• Warehouse-Management
• Human-Resource-Management
• Produktion

Nicht jedes Unternehmen ist gleichermaßen auf jedes dieser Module angewiesen. Andere Unternehmen benötigen hingegen noch deutlich mehrere Funktionen. Doch nicht hinsichtlich des Funktionsumfanges unterscheiden sich ERP-Anwendungen voneinander.

Auch in Bezug auf das zu Grude liegende Lizenzmodell ergeben sich Unterschiede.

On-Premises vs. Cloud

So können ERP-Software-Anwendungen von einem Anbieter erworben und auf den hauseigenen Servern installiert und betrieben werden. Diese Variante stellt die klassische Implementierung einer Software dar und mit On-Premises bzw. lokaler Implementierung betitelt. 

Nur zahlen was gebraucht wird

Im Gegensatz dazu finden sich am Markt immer häufiger ERP-Softwaresysteme die in einer Cloud betrieben werden. Hier werden einfach Lizenzen entsprechend des eigenen Bedarfes gebucht und das System kann sofort genutzt werden.

Es bedarf keiner eigenen IT-Infrastruktur und auch die Wartung und Instandhaltung des Systems entfällt auf den Cloud-Anbieter. 

Doch wie nun den richtigen Cloud-Anbieter finden unter all den Optionen die sich heute am Markt ergeben? Darauf wollen wir nun einen genaueren Blick werfen und klären, welche Parameter ausschlaggebend für die Entscheidung sein können. 

Faktor 1: Cloud-Standort

Ein entscheidender Faktor bei der Auswahl der zukünftigen ERP-Software für sein Unternehmen ist sicher der Standort der Cloud. Gerade die großen Cloud-Betreiber haben ihre Rechenzentren oftmals im europäischen Ausland, vor allem in den USA.

Datenschutzrichtlinien beachten

Gleichzeitig gilt es jedoch die europäischen Datenschutzrechtlinien einzuhalten. Für US-amerikanische Anbieter einer Cloud gilt hingegen der US-Patriot-Act, welcher des der US-Regierung Zugriff auf die Daten US-amerikanischer Unternehmen zuspricht, wenn dies von Nöten wird. 

Das gilt jedoch auch für US-amerikanische Unternehmen die ihre Rechenzentren im Ausland unterhalten. Viele Unternehmen haben mittlerweile Standorte in ganz Europa aufgebaut, die dann auch mit den Vorgaben der EU in Einklang zu bringen sind. 

Schutz der Daten obliegt einem selbst

Bei der Suche nach einer passenden ERP-Cloud muss also darauf geachtet werden, ob die rechtlichen Vorgaben zum Datenschutz eingehalten werden können.

Denn am Ende ist immer das Unternehmen selbst für den Schutz seiner Daten verantwortlich. Mit dem Anbieter einer Cloud werden lediglich Vereinbarungen zum Datenschutz getroffen, was Sie als Unternehmen jedoch nicht von der Pflicht befreit. 

Faktor 2: Die ERP-Software

Neben der Cloud an sich gilt es natürlich die richtige ERP-Software für seine Zwecke zu finden. Daher muss zunächst festgestellt werden, was genau man eigentlich von seiner neuen ERP-Software erwartet.

Welche Ziele sollen konkret mit der Einführung einer neuen ERP-Software erreicht werden?

IST-Analyse und Lastenheft helfen

Es gilt eine detaillierte Analyse der IST-Situation anzufertigen und konkrete Ziele daraus abzuleiten. Erst wenn Sie wissen wonach Sie suchen können Sie mit der eigentlichen Suche starten. Zu diesem Zweck wird ein Lastenheft erstellt, in dem sämtliche Anforderungen an das System festgehalten werden. 

Zentrale Fragen dabei sind immer jene nach dem Funktionsumfang, nach der Anzahl der Benutzer oder auch nach dem Volumen der Daten. 

Faktor 3: Die Kosten

Jedes Projekt, so auch ein ERP-Projekt, ist einem Budget unterworfen.

Letztlich gilt es eine ERP-Lösung zu finden mit der Sie die von Ihnen ausgeschriebenen Ziele erreichen können, ohne sich dabei in unkontrollierte Schulden zu stürzen.

Monatliche Kosten

Bei einer ERP-Cloud-Lösung verteilen sich die Kosten im Allgemeinen etwas anders als bei der On-Premises-Lösung. Hier werden monatliche Lizenzgebühren erhoben die je nach Umfang und Anzahl der Lizenzen variieren können.

Hier gilt es genau hinzuschauen, wie hoch sich die monatlichen Lizenzgebühren ausfallen. 

Diese Belastungen werden nicht weniger, sondern begleiten Sie kontinuierlich. Ob dieses Modell zu Ihrem Unternehmen passt, hängt letztlich auch davon ab, wie sich die Situation des Unternehmens in der Zukunft voraussichtlich darstellen wird.

Fazit: ERP-Software aus der Cloud immer gefragter

Wer auf der Suche nach einer neuen ERP-Software ist, stößt schnell auf Lösungen die in einer Cloud angeboten werden. Doch welche Lösung und welche Cloud ist die richtige? Hier rauf kann es keine eindeutige Antwort geben. 

Vielmehr bestimmten die individuellen Anforderungen des suchenden Unternehmens die letztliche Auswahl. Am Markt finden sich immer mehr Systeme die über eine Cloud zugänglich gemacht werden.

Letztlich entscheiden Fragen der Kosten, des Datenschutzen und des Funktionsumfangs über die Wahl eines geeigneten Systems.