Die Projekt-Pipeline im Projektmanagement

Mit einer ERP-Software für projektbasierte Unternehmen lassen sich Projektfortschritte über eine Projekt-Pipeline direkt mitverfolgen.

Mit einer Projekt-Pipeline lassen sich Projektfortschritte übersichtlich überwachen. Was genau diese Funktion noch leistet, wie sie aufgebaut ist und warum gerade projektbasierte Unternehmen in ihrer ERP-Software nicht auf diese Funktion verzichten können, soll Gegenstand dieses Artikels sein. 

Zuvor jedoch werden wir uns mit der allgemeinen Funktionsweise einer ERP-Software auseinandersetzen, um besser verstehen zu können, wo genau die Projekt-Pipeline ansetzt und wie mit dieser Funktion Mehrwerte erzielt werden können. 

Inhaltsverzeichnis 

• Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 
• Funktionsweise einer ERP-Software 
• Was ist eine Projekt-Pipeline? – Eine Definition 
• Individuelle Projekt-Pipelines erstellen 
• Fazit: Mit Projekt-Pipelines Projekte besser verfolgen

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 

ERP ist die Abkürzung für das sogenannte Enterprise-Resource-Planning und beschriebt die Aufgabe eines Unternehmens, alle zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie nur eben möglich zu nutzen. Es gilt sämtliche Prozesse so zu gestalten, dass diese möglichst wenig Ressourcen beanspruchen, ohne dabei den Geschäftszweck abzuschwächen. 

Zudem sollen Engpässe in der Versorgung unbedingt vermieden werden. Daher bedarf es einer zentralen Planung, Steuerung und Überwachung aller Prozesse im Unternehmen. Auch die Versorgung all dieser Prozesse mit den notwenigen Ressourcen muss steuerbar sein. 

Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang sämtliche dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Betriebsmittel, die zur Erfüllung des Geschäftszwecks eingesetzt werden können. Das können zum Beispiel sein: 

• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)
• Rohstoffe (u.a. auch Bauteile, Teilstücke, etc.)

Unternehmen weisen teilweise zigtausende verschiedenster Prozesse auf, die teilweise aufeinander aufbauen, ineinandergreifen oder parallel zueinander verlaufen. Die zentrale Steuerung, und Überwachung dieser ist also ein schier unmögliches Unterfangen. Hier kommt eine ERP-Software zum Tragen.

Funktionsweise einer ERP-Software 

Eine ERP-Software bildet sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise arbeiten alle Akteure im Unternehmen mit denselben Daten und viele Prozesse lassen sich schlanker gestalten, zusammenführen und teilweise durch das System automatisieren. 

Module in der ERP-Software 

So hat eine ERP-Software das Potential unzählige Ressourcen einzusparen, die dann gewinnbringend für andere, neue Prozesse genutzt werden können. Dazu ist eine ERP-Software meist aus mehreren unterschiedlichen Modulen aufgebaut. Jedes dieser Module enthält spezielle Funktionen, die bei der alltäglichen Arbeit in dem jeweiligen Arbeitsfeld unterstützen. So finden sich oftmals folgende Module in einer ERP-Software an: 

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzbuchhaltung
• Warehouse-Management
• Human-Resource-Management
• Produktion
• Projektmanagement usw.

Je nach Bedarf des Unternehmens kommen noch weitere Module und Funktionen hinzu oder werden ausgeklammert. Viele ERP-Anbieter haben sich über die Jahre auf bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen spezialisiert und Ihre Lösungen auf diese angepasst. So finden sich am ERP-Markt auch Lösungen, die speziell für projektbasiert arbeitende Unternehmen konzipiert wurden. 

Branchenspezifische ERP-Software 

Diese enthalten neben den Standard-Module wie dem Rechnungswesen oder der Dokumentenverwaltung auch spezifische Funktionen für das Projektmanagement. Zumeist ist ein komplettes Projektmanagement-Modul enthalten, welches über zahlreiche Funktionen für eine bessere Organisation von Projekten enthält. Eine dieser Funktionen sind Projekt-Pipelines, die dabei helfen die Fortschritte eines Projektes besser zu überwachen. 

Was ist eine Projekt-Pipeline? – Eine Definition 

Projekt-Pipelines in ERP-Systemen dienen der Visualisierung von Projektabschnitten und deren Fortschritt. Ein einzelnes Projekt lässt sich in mehrere Teilschritte aufteilen, die jeweils verschiedene Arbeitsschritte, Materialien oder andere Anforderungen erfüllen müssen, ehe diese als erledigt gelten können. 

So lassen sich alle Teilabschnitte auf übersichtlichen Dashboards anzeigen und es kann genau eingesehen werden, welcher Projektabschnitt wie weit vorangeschritten ist. Das funktioniert dann auch für mehrere Projekte an sich. Auch diese können übersichtlich angezeigt und nachverfolgt werden. 

Nutzen einer Projekt-Pipeline 

Die Projekt-Pipeline ermöglicht es, alle Projekte und deren Fortschritt in Echtzeit zu überwachen und nachzuverfolgen. Stockt ein Projekt eine einer Stelle, so kann direkt eine Warnung vom System ausgegeben werden und es kann direkt eingesehen werden, an welcher Stelle das Projekt stockt. 
In der Projekt-Pipeline lassen sich alle noch notwendigen Parameter, die für den Prozessschritt noch notwendig sind, direkt anzeigen, wie beispielweise:

• Aktivitäten
• Informationen
• Materialien
• Produkte
• Zustimmungen

Fehlt es beispielweise an der einen Stelle noch an notwendigen Ressourcen oder muss ein Prozessschritt noch abgesegnet werden, so kann dies direkt auf dem Dashboard angezeigt werden und alle Akteure wissen direkt bescheid was noch zu tun ist. 

Automatisch Nachricht erhalten bei Verzögerungen 

Zudem kann die Software automatisch entsprechende Nachrichten an diejenigen Akteure schicken, die in Zugzwang sind. So wird zu jedem Zeitpunkt sichergestellt, dass die hinterlegten Deadlines eingehalten werden können. 

Individuelle Projekt-Pipelines erstellen 

Auch lassen sich aus allen Projekt-Pipelines individuelle To-Do-Listen erstellen. Ist ein Mitarbeiter in mehreren Projekten gleichzeitigt involviert, kann er sich einfach und schnell alle für den Tag anstehenden Aufgaben auf einem übersichtlichen Dashboard anzeigen lassen. Auch lassen sich die einzelnen Aufgaben dann unter Berücksichtigung von Deadlines oder anschließenden Aufgaben etc. priorisieren. 

Bei Ausfall schnell Ersatz finden 

Das schafft jedoch nicht nur für den einzelnen Mitarbeiter einen Mehrwert, sondern wird dadurch auch die allgemeine Verwaltung deutlich vereinfacht. Fällt ein Mitarbeiter beispielweise aus, so können seine Aufgaben einfach weiterverteilt werden und das für alle Projekte an dem dieser beteiligt ist. 

Projekte nach Priorität filtern 

Zudem lassen sich alle Projekte auch nach Kategorie oder nach Priorität filtern. Droht ein Projekt an der einen Stelle ins Stocken zu geraten, lassen sich kurzfristig Ressourcen aus anderen, weniger hochpriorisierten Projekten abziehen und diesen zuordnen. 

Fazit: Mit Projekt-Pipelines Projekte besser verfolgen 

Mit Projekt-Pipelines haben alle Akteure die an Projekten jeglicher Art beteiligt sind, eine bessere Möglichkeit die Fortschritte des jeweiligen Projektes in Echtzeit zu überwachen und einzusehen. Droht es Projekt an einer Stelle ins Stocken zu geraten, kann proaktiv und schnell gehandelt werden. 

Neben der allgemeinen Organisation kann auch jeder Mitarbeiter selbst von diesen Pipelines profitieren. So lassen sich einzelne Projektschritte, für die ein Mitarbeiter zuständig ist herausfiltern und auf individuellen Dashboards anzeigen. So entsteht eine individualisierte To-Do-List aus projektübergreifenden Aufgaben.