Die wichtigsten ERP-Funktionen im Personalmanagement

Das Personalmanagement profitiert im besonderen Maße von einer ERP-Software. Wir zeigen Ihnen die spannendsten und wichtigsten Funktionen im Personalmodul.

Das Personal optimal für die zu bewältigen Geschäftsprozesse einzusetzen und auch unvorhersehbare Ausfälle abfedern zu können, ist zur zentralen Herausforderung im Personalmanagement eines jeden Unternehmens geworden. 

Gleichzeitig gilt es zuverlässiges und qualifiziertes Personal zu finden, die eigene Ausbildung voranzutreiben und viele rechtliche Vorgaben zu berücksichtigen. Die Aufgaben sind vielfältig und nicht ohne Weiteres zu bewältigen. 

Wir wollen an dieser Stelle einen Blick auf die wichtigsten Funktionen einer ERP-Software für das Personalmanagement werfen und deren konkreten Nutzen auch für Ihr Unternehmen herausstellen. Beginnen wollen wir jedoch mit ein paar allgemeinen Definitionen.

Inhaltsverzeichnis 

• Definition: Was ist ERP-Software? 
• Technische Seite von ERP-Software 
• ERP-Software für das Personalmanagement 
• Fazit: Schnellere und smartere Prozesse für die HR-Abteilung

Definition: Was ist ERP-Software?

ERP steht für Enterprise-Resource-Planning und beschriebt die Aufgaben eines Unternehmens, die zur Verfügung stehenden Ressourcen so optimal und effizient wie nur eben möglich einzusetzen. Ressourcen sind dabei weit mehr als nur Arbeitsmaterialien. Vielmehr werden darunter auch folgende verstanden: 

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Es gilt alle Geschäftsprozesse mit der richtigen Menge und Beschaffenheit der notwendigen Ressourcen zu versorgen und das zu jedem Zeitpunkt. Kommt es an der einen Stelle zu Verzögerungen, stockt der Ablauf auch an anderer Stelle und ein Dominoeffekt setzt ein. 

Alle Prozesse auf einen Blick

Um derartiges zu verhindern, gilt es alle Prozesse im Überblick zu behalten. Hier kommen ERP-Software-Lösungen ins Spiel. Diese bilden alle Prozesse digital ab und führen diese auf einer zentralen Datenbank zusammen. 

So lassen sich Abteilungsgrenzen überwinden und Prozesse deutlich verschlanken und an einigen Stellen automatisieren. Das spart Kosten und Zeit und macht viele Prozesse zudem deutlich weniger fehleranfällig. 

Technische Seite von ERP-Software 

Aufgebaut ist eine ERP-Software zumeist aus verschiedenen Modulen. Diese decken einen bestimmten Bereich des Unternehmens ab und warten mit vielen spezifischen Funktionen und Verknüpfungen zu anderen Unternehmensbereichen auf. Die gängigsten Module in einer modernen ERP-Software sind:

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzen
• Warehouse-Management
• Human-Resource-Management

Zudem kann ein System in der Cloud oder lokal auf den eigenen Servern installiert werden. Daraus ergeben sich auch hinsichtlich der Anpassungsfähigkeit der ERP-Software nochmal einige Unterschiede. 

ERP-Software für das Personalmanagement

Das Personalmanagement kann mit einer ERP-Software in vielen Bereich unterstütz werden. Durch die ganzheitliche Abbildung des Unternehmens im ERP-System kann die HR-Abteilung auch den Personaleinsatz ganzheitlich planen und umsetzen. 

Widmen wir uns im Folgendem einigen wichtigen Funktionen eines HR-Moduls in einer ERP-Software und werfen einen Blick auf deren praktischen Nutzen. 

Kompetenzmanagement

Im sogenannten Kompetenzmanagement geht es darum, genau herausstellen zu können, über welche Skills welcher Mitarbeiter verfügt. So lässt sich feststellen, welcher Mitarbeiter für welche Aufgaben besonders gut geeignet ist und wo die Belegschaft am besten eingesetzt werden kann. Gleichsam lassen sich Schwachstellen aufdecken und mittels Schulungen und Trainings ausgleichen. 

Fällt an der einen Stelle ein Mitarbeiter aus, kann direkt eingesehen werden, welcher Mitarbeiter über die nötige Expertise und Kapazitäten verfügt zumindest einen Teil der Aufgaben des ausgefallenden Mitarbeiters zu übernehmen. 

Unternehmensressourcen abbilden

In der ERP-Software ist es möglich festzuhalten, welcher Mitarbeiter über welche unternehmenseigenen Arbeitsmaterialien verfügt. Solche Unternehmensressourcen sind beispielsweise:

• Laptop
• Festplatten
• Autos 
• Smartphones
• Tablets etc.

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen kann direkt eingesehen werden, welche Ressourcen dieser abzugeben hat und auch wie diese auf die übrigen Mitarbeiter verteilt werden können. 

Historisches Leistungs- und Vergütungsmanagement

In der ERP-Software kann pro Mitarbeiter hinterlget werden, welche Ziele dieser in der Vergangenheit erreichen konnte, welche Bonuszahlungen an diesen entrichtet wurden oder ob er Ideen zur Verbesserung des Unternehmens eingereicht hat. 

So lässt sich nicht nur die Entwicklung des Arbeitnehmers nachvollziehen, es können daraufhin auch Anreize für weiteres Engagement entwickelt werden. 

Personalverwaltung

Kernstück des Personalmanagements ist sicher die Personalverwaltung in der alle administrativen Angelegenheiten Ihres Personals erfasst, verwaltet und gespeichert werden. Darunter fallen beispielsweise:

• Gehalt
• Notfallkontakte
• Anzahl der Urlaubstage
• Anzahl der Arbeitsstunden
• Anzahl der Krankheitstage etc. 

Hier können auch ausgehandelte Arbeitsverträge hinterlegt werden oder andere Dokumente den jeweiligen Arbeitnehmer betreffend. Die Informationen sind so schnell und einfach einsehbar und können vom Personalmanagement bei Bedarf herangezogen werden. 

Self-Service-Portal für Mitarbeiter

Mittels eines Self-Service-Portals können Ihre Mitarbeiter selbst sich ändernde Informationen (wie beispielweise eine neue Adresse) im System ändern und vervollständigen. Zudem können sie die Anzahl verbleibender Urlaubstage einsehen oder auf Informationen für ihre Steuererklärung zurückgreifen.

Weiter- und Fortbildungsmanagement

Mit einem umfangreichen Weiter- und Fortbildungsmanagement ist es möglich alle Schulungen, Weiterbildungen usw. und die entsprechenden Zertifikate in speziellen Ordnern zu hinterlegen. So hat das Unternehmen immer im Blick über welche Skills die eigene Belegschaft verfügen und kann diese entsprechend einsetzen. 

Auch wird dadurch ersichtlich, welche Mitarbeiter schon länger keine Weiterbildungen besucht haben. Für diese können dann Anregungen geschaffen werden, sich weiterzubilden. Denn die Schulung der Mitarbeiter kann ein entscheidender Faktor für den Unternehmenserfolg sein. 

Umfangreiche Urlaubsregelungen

Mit einer Funktion zur Urlaubsregelung lassen sich nicht nur sämtliche Urlaubstage der Mitarbeiter verfolgen, sondern es lassen sich zudem bestimmte Regeln einfügen, die dafür sorgen, dass beispielweise nicht eine ganze Abteilung gleichzeitig im Urlaub ist. 

So kann der alltägliche Betrieb zu jedem Zeitpunkt aufrechterhalten werden. Darüber hinaus lassen sich auch Krankheitstage, Mutterschutzurlaub oder unbezahlter Urlaub darin abbilden und diesen Regelungen unterwerfen. 

Bewerbermanagement in der ERP-Software

Nicht jede ERP-Lösung verfügt über ein umfangreiches Bewerbungsmanagement, doch dieses kann gerade bei Unternehmen mit vielen Stellenausschreibungen im Jahr einen enormen Mehrwert in sich tragen. 

Viele Automationen möglich

Besonders in Verbindung mit einer DMS-Lösung spart das Bewerbungsmanagement enorm viel Zeit ein. Eingehende Bewerbungen werden direkt verarbeitet, Stellenausschreibungen automatisch erstellt und Termine vom System rausgesucht. Doch ein Beispiel kann uns an dieser Stelle weiterhelfen. 

Beispiel: 

Eine Abteilung hat einen Bedarf an einen neuen Mitarbeiter und meldet diesen über das System an. Dabei werden schon Anforderungen und Eintrittstermin eingetragen und dann an das zuständige Management zur Freigabe weitergeleitet. 

Hat das Management seine Zustimmung gegeben wird an Hand des Anforderungsprofiles automatisch eine entsprechende Stellenausschreibung erstellt und auf der eigenen Website sowie auf einschlägigen Jobportalen veröffentlicht. 

Eingehende Bewerbungen werden dann direkt in die ERP-Software geladen und werden dort von zuständigen Mitarbeitern gesichtet. Haben alle ihr Einverständnis gegeben, kann das System automatisch in den Kalendern aller beteiligten Akteure einen freien Termin für ein Vorstellungsgespräch suchen und den Bewerber daraufhin einladen. 

Haben sich die Akteure dann für einen Kandidaten entschieden, kann auch der Arbeitsvertrag unter Berücksichtigung ausgehandelter Konditionen, automatisch erstellt werden. Andere Bewerber können sich in einen Bewerberpool eintragen lassen, auf den bei der nächsten Stellenausschreibung der Art zurückgegriffen werden kann. 

Mit einem umfangreichen Bewerbungsmanagement innerhalb der ERP-Software lassen sich viele, teils lästige Aufgaben automatisieren, was Zeit und letztlich Kosten einspart. Der E-Mailverkehr zu den einzelnen Bewerbern kann fast voll-automatisiert werden und auch die fristgerechte Löschung der Daten kann vom System übernommen werden. 

Fazit: Schnellere und smartere Prozesse für die HR-Abteilung

Mit einem Personalmanagement-Modul in einer ERP-Software lassen sich grundsätzlich viele verschiedene Aufgaben deutlich verschlanken und automatisieren. Von der Personaleinsatzplanung, über ein umfangreiches Weiterbildungsmanagement bis hin zu einem ganzheitlichen Bewerbungsmanagement lassen sich alle Belange rund um das Personal eines Unternehmens darin abbilden. 

Zudem spart das System nicht nur Zeit ein, sondern setzt damit Ressourcen frei, die an anderer Stelle eingesetzt werden können. Vor allem jedoch lässt das Modul Ihre Mitarbeiter befreiter arbeiten, denn es wird zu jedem Zeitpunkt sichergestellt, dass auch die kleinen Aufgaben erledigt werden.