Ein ERP-System für Business Services

In dieser Serie beschäftigen wir uns mit den gängigen Erwägungen bei der Suche nach einem branchenspezifischen ERP-System. Hier: ERP für Business-Services.

Nirgendwo gilt "Zeit ist Geld" so sehr wie bei Unternehmensdienstleistungen. In einem wettbewerbsintensiven Markt möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Berater, Rechtsanwälte oder Steuerberater so effizient wie möglich eingesetzt werden.

Wie behalten Sie den Überblick? Wie können sie sicher wissen, dass keine Doppelarbeit geleistet wird? Wie können Sie Ihre Leistungen so schnell wie möglich in Rechnung stellen? Und welches IT-System kann Sie dabei unterstützen?

Inhaltsverzeichnis 

• Halten Sie sich an den Zeitplan 
• Ein Unternehmen ist so gut wie die Menschen, die dort arbeiten 
• Rechnungen so schnell wie möglich aus der Tür
• Aus der Vergangenheit lernen 
• Rollenspezifischer Zugriff auf die Software 
• ERP-Anbieter für Unternehmensdienstleistungen 

Halten Sie sich an den Zeitplan

Einer der wichtigsten Punkte, auf den projektbasierte Unternehmen bzw. Dienstanbieter achten müssen, ist der Status ihrer "Projekt-Pipeline". Dies ist die Übersicht aller aktuellen und aufkommenden Projekte. Im Idealfall verfügen Sie über eine gut gefüllte Projektpipeline, in der Sie im Voraus genau wissen, welche Personen involviert sind.

Projektmanagement mit der CRM-Software 

Mit einem Projektmanagement-Modul erhalten Sie Einblick in den aktuellen Fortschritt Ihrer Projekte. Welche Spezialisten werden für was eingesetzt? Und können Sie innerhalb von Zeit und Budget liefern? Gleichzeitig möchten Sie wissen, was darüber hinaus zu tun ist.

Dies gilt sowohl für Projekte, bei denen der Vertrag bereits unterzeichnet wurde, als auch für Projekte, bei denen die Verhandlungen weit fortgeschritten sind.

Als Business Service Provider ist es nützlich, ein ERP-System zu finden, das alle diese Informationen in einem übersichtlichen Dashboard darlegt. 

Ein Unternehmen ist so gut wie die Menschen, die dort arbeiten 

Dieses Klischee ist in nur wenigen Sektoren treffender, als bei den Unternehmensdienstleistungen. Der Erfolg Ihrer Arbeit hängt oft stark von Ihren Mitarbeitern ab.

Die Personalplanung ist daher von entscheidender Bedeutung. Sie müssen nicht nur sicherstellen, dass niemand ohne Arbeit bleibt, sondern auch, dass Sie die richtigen Leute an den richtigen Projekten arbeiten lassen. 

HRM-Integration

Wenn Sie ein ERP-System suchen, sollten Sie eine automatische Verknüpfung mit dem Modul Human Resource Management (HRM) in Betracht ziehen. Mit dem HRM-Modul werden alle Personalangelegenheiten verwaltet und überwacht.

Der Link gibt Ihnen schnelle Antworten auf Fragen wie: Wie viele Stunden stehen verschiedene Spezialisten in der nächsten Zeit zur Verfügung? Wer geht in den Urlaub oder in die arbeitsfreie Zeit? Lohnt es sich, einen Freelancer einzustellen? 
 
Mit Einblick in die oben genannten Themen können Sie Fachleute so effektiv wie möglich in Projekten einsetzen, in denen sie den größten Beitrag leisten können.

Dadurch wird verhindert, dass Berater verschiedenen Projekten nachgehen und immer viel Zeit für den Neustart oder die Wiederaufnahme aufwenden. Ein HRM-Modul ist in den meisten ERP-Systemen üblich. Eine gute Verbindung zum Projektmanagement besteht jedoch nicht. Achten Sie also auf die Möglichkeiten, wenn Sie nach einem geeigneten System suchen. 

Rechnungen so schnell wie möglich aus der Tür 

Viele Organisationen im Bereich Business Services müssen mit High Day Sales Outstanding (DSO) umgehen. Darunter verstehen wir die Anzahl der Tage, die es dauert, um Ihren Umsatz zu erzielen, nachdem der Service erbracht wurde.

Natürlich können Sie Kunden nicht dazu zwingen, noch am selben Tag Ihre Rechnungen zu bezahlen. Es ist daher wichtig, die Rechnungen so schnell wie möglich zu versenden. 

Automatisierungen schaffen Abhilfe 

Ein ERP-System kann eine automatische Verbindung zwischen der Zeiterfassung und der Rechnungsstellung herstellen. Auf diese Weise können Sie weniger Zeit darauf verwenden, Informationen aus manchmal komplizierten Arbeitszeittabellen zu übernehmen. Außerdem können sich Fehler bei der manuellen Eingabe schneller einschleichen. 

Arbeitszeit effizient erfassen 

Trotzdem ist es damit noch nicht getan. Es ist auch wichtig, dass die Zeitregistrierung vollständig auf dem neuesten Stand ist. Manchmal geben Berater nur alle zwei Wochen oder sogar nur einmal im Monat ihre Stunden an.

Mit einem gut organisierten Stundenregistrierungsportal, das auch mit einem Smartphone oder Tablet leicht zugänglich ist, können sie häufiger, zum Beispiel täglich, ihre Stunden durchgeben. 

Aus der Vergangenheit lernen 

Wie stellen Sie sicher, dass alle Teile einer Organisation aus der Vergangenheit lernen können? Zum Beispiel, wenn sich eine Projektgruppe in Belgien mit einem Auftrag beschäftigt, der viele Ähnlichkeiten mit einem anderen Projekt in Deutschland von vor zwei Jahren aufweist. 
 
Viele ERP-Anbieter bieten Dokumentenmanagement- oder Wissensmanagementmodule an. Als Business Services Provider ist es wichtig, dass diese leicht mit Projektplanung- und Verwaltungsmodulen verknüpft werden können.

Vorteile des Projektmanagement-Moduls

Auf diese Weise können Sie die Planung des Projekts in Deutschland anfordern, da es automatisch archiviert wurde. Und dank der Verknüpfung mit dem Projektmanagement-Modul können Sie genau sehen, welcher Fachmann was gemacht hat. 

Rollenspezifischer Zugriff auf die Software 

Cloud-Lösungen für ERP sind bei Geschäftsdienstleistern beliebt. Dadurch kann das System von jedem Ort aus abgerufen werden. Dies ist in diesem Bereich ratsam, da in vielen Unternehmen die Mitarbeiter auswärts arbeiten. 
 
Aber nicht nur Ihre eigenen Mitarbeiter profitieren von Cloud ERP. Ein Spezialist, den Sie vorübergehend als Freiberufler eingestellt haben, kann seine gearbeiteten Stunden direkt durchgeben oder „Best Practices“ nach Abschluss eines Projekts übermitteln.

Vergaberechte

Sie möchten jedoch aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht, dass ein externer Auftragnehmer Zugriff auf alle Ihre internen Geschäftsprozesse hat. Daher ist es wichtig, dass Ihr ERP-System einen umfangreichen, einstellbaren, rollenspezifischen Zugriff bietet. 

Auch Nutzerfreundlichkeit spielt eine Rolle

Dies ist nicht nur aus Sicherheitsgründen wichtig, sondern hat auch Vorteile für die Benutzerfreundlichkeit. Wenn ein Projektmanager beispielsweise nur Informationen sieht, die für ihn oder sie relevant sind, wird er weniger durch unnötige Zahlen oder Berichte abgelenkt und kann somit seine Arbeit effizienter erledigen. 

ERP-Anbieter für Unternehmensdienstleistungen 

Im Internet finden Sie Hunderte von ERP-Anbietern. Wie treffen Sie dabei die richtige Wahl? Das hängt natürlich davon ab, welche Funktionalitäten Sie wünschen, wie hoch Ihr Budget ist, wie viel Anpassung Sie benötigen, und ob Sie sich für Cloud oder On-Premises entscheiden.

Software & Geschäftspartner entscheidend

Entscheiden Sie sich in jedem Fall nicht nur für die Software, sondern auch für einen Partner mit Erfahrung in der Industrie. Ein Partner, der es weiß, Herausforderungen anzunehmen und diese zu meistern.