Finanzbuchhaltung mit der ERP-Software im Großhandel

Das Finanz- und Rechnungswesen ist eines der zentralsten Module in einer ERP-Software. Auch für den Großhandel ist die von elementarer Bedeutung.

Der Großhandel lebt von Ein- und Verkauf vieler verschiedener Waren. Daher fallen unzählige Buchungen an, Rechnungen müssen erstellt, bezahlt, geprüft und versandt werden und Forderungen im Blick behalten werden. 

Gleichzeig muss eine saubere Buchführung garantiert werden, bei der kein einzelner Posten untergeht. Um dies gewährleisten zu können, beinhalten ERP-Systeme zumeist schon in Ihren Standardversionen ein entsprechendes Finanzmodul, welches dabei hilft die betrieblichen Werteströme korrekt abzubilden und darzustellen. 

Inhaltsverzeichnis 

• Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 
• Viele Vorteile eines Finanzmoduls 
• Lohnbuchhaltung
• Finanzbuchhaltung
• Kostenrechnung 
• Anlagenbuchhaltung
• Integration oder Stand-Alone? 
• Fazit: Mehrwerte durch Integration des Finanzmoduls

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

Mit der Abkürzung ERP wird das sogenannte Enterprise-Resource-Planning beschrieben. Dabei handelt es sich um die Aufgabe eines Unternehmens, die ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Dazu sind eine umfangreiche Planung, Steuerung und Überwachung aller Prozesse im Unternehmen nötig. 

Ressourcen effizient nutzen

Alle Prozesse sollen so schlank wie möglich aufgesetzt werden, sodass keine Ressourcen verschwendet werden. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass jeder Prozess zu jeder Zeit mit der richtigen Menge an Ressourcen versorgt wird, um Engpässe zu vermeiden. 

Unter Ressourcen werden in diesem Zusammenhang sämtliche Betriebsmittel verstanden, auf die ein Unternehmen zurückgreifen kann. Also neben Werkzeugen, Maschinen oder Materialien, werden auch Arbeitskapazitäten, Immobilien, finanzielle Mittel oder Fahrzeuge als Ressource begriffen. 

Alle Daten an einem Ort

Eine ERP-Software bildet sämtliche Prozesse eines Unternehmens zunächst digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. So lassen sich Prozesse abteilungsübergreifend initiieren und deutlich verschlanken. Zudem unterstütz das System mit diversen Automationen und sorgt so letztlich für massive Ressourceneinsparungen im gesamten Unternehmen. 

Verschiedene ERP-Module

Aufgebaut ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen. Jedes dieser Module deckt dabei einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. Inhaltlich sind alle Module miteinander verbunden und ermöglichen so die unternehmensweite und barrierefreie Kommunikation. Es finden sich Module für die Produktion, für die Personalverwaltung, die Lagerverwaltung oder eben auch für die Finanzverwaltung an.

Viele Vorteile eines Finanzmoduls

Dabei hilft ein solches Modul Unternehmen dabei höhere Gewinnmargen umzusetzen und das eigne Wachstum besser zu planen, tragfähige Prognosen und konsequente Überwachungen zur Einhaltung von Zeit- und Budgetrahmen bei Projekten zu erstellen und verfügt über ein vollständiges Hauptbuch mit speziellen Funktionen für Forderungen und Verbindlichkeiten. 

Zudem lassen ERP-Software-Systeme mit einem Finanzmodul zumeist auch unterschiedliche Abrechnungsmodelle, Multifirmen- und Multiwährungsfunktionen zu und helfen bei der exakten Erstellung von Rechnungen und einer effizienten Rechnungslegung, was letztlich zu verkürzten Forderungslaufzeiten und einer Verbesserung des Cash-Flows sorgen. 

Wir wollen an dieser Stelle einmal einen Blick auf die grundlegendsten Funktionalitäten eines Finanzmodules innerhalb eines ERP-Systems für den Großhandel werfen und dabei die konkreten Vorteile und die diversen Automatisierungen etwas genauer durchleuchten. 

Lohnbuchhaltung

Angestellte haben die Eigenschaft gegen Entgelt zu arbeiten. Ein Finanzbuchhaltungssystem verfügt über diverse Funktionen, die die mit der Lohnbuchhaltung verbundenen Aufgaben und Anforderungen schnell und termingerecht erledigen. 

Viele Routineaufgaben werden dabei massiv gekürzt und automatisiert, was letztlich zu niedrigeren Verfahrenskosten führt und das gesamte Abrechnungsverfahren deutlich einfacher gestaltet. Dabei werden die wesentlichsten Lohngrunddaten beispielsweise über automatische Updates von Krankenkassen und Beitragssätzen aktualisiert. 

Auch kann mit einem derartigen Modul eine Rückrechnung bereits abgeschlossener Abrechnungszeiträume vorgenommen werden. Das alles wird über einfache und benutzerfreundliche Oberflächen mit wenigen Klicks erledigt. Das System erfasst alle Personalstammdaten eigenständig und in Echtzeit. Auf Knopfdruck lassen sich versandfertige Formulare für Behörden erstellen und versenden. 

Finanzbuchhaltung 

Wie bereits eingangs erwähnt werden im Finanzwesen die ein- und ausgehenden Zahlungsströme gesteuert und die Grundlage für eine schlüssige Bilanzierung gelegt. Ein Teil der Finanzbuchhaltung in einer ERP-Software für den Großhandel bilden die Funktionen für ein effizientes Forderungsmanagement. Mit vielen Automatisierungen im Zahlungsverkehr im In- und Ausland und im Bereich von Buchungen kann eine Menge Zeit eingespart und zudem Fehlerquoten gesenkt werden. 

Routineaufgaben werden von Mitarbeitern oftmals mit geringerer Aufmerksamkeit durchgeführt, was zu Fehlern an vielen Stellen führen kann. In der Buchhaltung sind derartige Fehler jedoch besonders gravierend, weshalb automatisierte Prozesse an dieser Stelle besonders viel Sinn ergeben. Viele weitere manuelle Aufgaben können ebenfalls durch das System durchgeführt werden. So gibt es in machen Systemen gar Funktionen zur intelligenten Verarbeitung von Bankkontoauszügen etc. (vgl. applus-erp.de) 

Ebenso wichtig für Unternehmen des Großhandels ist ein planbarer Liquiditätsverlauf und eine funktionierende Risikosteuerung. Diese bilden die Grundlage zur Erfüllung wichtiger gesetzlicher Bestimmungen, Vorlagen und Kriterien. 

Ebenfalls lassen sich die Bücher durch spezielle Funktionen auf Konsistenz der Daten und deren logische Zusammenhänge hin prüfen. Zudem werden viele weitere rechtliche Vorgaben durch das System unterstütz, sodass das Unternehmen immer auf der sicheren Seite ist. Diese setzt unzählige Ressourcen an vielen verschiedenen Stellen frei, die auf andere Weise gewinnbringend eingesetzt werden können. 

Kostenrechnung

ERP-Software-Systeme für den Großhandel decken neben den klassischen Funktionen zur Kostenrechnung auch all jene eines operativen Controllings ab. So können beispielsweise auch Simulationen zur Plananpassung und für Vorschaurechnungen gefahren werden, die Managemententscheidungen effizient unterstützen. 

So kann sich das Management bei allen Entscheidungen auf valide und transparente Daten berufen, anstatt sich allzu großen Wagnissen hinzugeben. Ebenso können Artikel-/Kundenergebnisse mit in die Unternehmenserfolgsrechnung integriert werden. Das System unterstütz dabei mit vielen verschiedenen Funktionen, sodass eine ganzheitliche Kostenrechnung einfach umgesetzt werden kann. 

Anlagenbuchhaltung

Neben allen umlaufenden Artikeln müssen auch die Anlagegüter in einem Unternehmen in der Finanzbuchhaltung erfasst werden. Die Funktionen innerhalb des Finanzmoduls einer ERP-Software sorgen für einen transparenten und einfachen Überblick über alle im Unternehmen vorhandenen Anlagegüter. Dabei kann das System mit verschiedensten Aschreibungsfunktionen gleichzeitig arbeiten und dabei rechtliche Vorgaben berücksichtigen. 

Auch können mit Simulationen dieser verschiedenen Abschreibungsmethoden inklusiver der potentiellen Auswirkungen dieser einzelnen Methoden auf das Unternehmen angestellt werden, welche letztlich dafür sorgen, dass stets die bestmögliche Methode gewählt werden kann. 

Integration oder Stand-Alone?

Am Markt finden sich auch diverse Stand-Alone-Lösungen für die Finanzbuchhaltung und das Rechnungswesen. Die Vorteile eines im ERP-System integrierten Moduls liegen jedoch klar auf der Hand. Die Daten, die einmal im System eingepflegt sind, können auf unterschiedlichste Arbeit und Weise ausgewertet und verwendet werden. 

Doppelerfassungen entfallen durch die einmalige und korrekte Erfassung der Stammdaten in der ERP-Software gänzlich, so dass am Ende alle Abteilungen mit denselben validen Daten arbeiten.

So können beispielsweise Statistiken für alles Ebenen erstellt und ausgewertet werden. Zudem wird durch eine einheitliche Oberfläche und Architektur aller Module die tägliche Arbeit mit diesen deutlich vereinfacht, weil viele Prozesse nicht extra in einem anderen System mit anderem Design gelernt werden müssen. 

Fazit: Mehrwerte durch Integration des Finanzmoduls

Letztlich bietet die Finanzbuchhaltung mit der ERP-Software unzählige weiterer Vorteile. Zur Abbildung aller im Unternehmen vorhandener Ressourcen, ob finanziell, materiell, oder auch personell ist ein solches Module letztlich unverzichtbar. Prozesse werden optimiert, gebündelt und über Unternehmensabteilungen hinweg automatisiert. Das macht das gesamte Unternehmen in Gänze smarter und stellt dieses optimal für die Zukunft auf. 

Gerade der Bereich E-Commerce spielt in Zukunft auch im Großhandel eine entscheide Rolle. So kann eine ERP-Software beispielweise Webshops direkt integrieren. Geht dann eine Bestellung über diese Plattform ein, kann diese direkt an die Buchhaltung weitergeleitet und automatisch gebucht werden. Diverse weitere Prozesse werden auf diese Weise automatisiert. 

Unternehmen die planen eine neue ERP-Softwareeinzusetzen, sollte zudem auch auf entsprechende Schnittstellen zu externen Systemen achten, wie beispielsweise zu DATEV. So können die nötigen Belege und Buchungen direkt an den Steuerberater weitergeleitet werden, ohne dass ein Mehraufwand entsteht.