Import- und Exportschnittstellen in der ERP-Software

Installations- und Wartungsunternehmen benötigen in Ihren ERP-Software Systemen diverse Import- und Exportschnittstellen. Alles was Sie dazu wissen müssen, hier.

Unternehmen aus dem Bereich der Installation und Wartung haben an die Beschaffenheit und Funktionalität einer ERP-Software ganz eigene Anforderungen. Damit alle Prozesse in Gänze abgebildet werden können, bedarf es spezieller Funktionen, die man in herkömmlichen Lösungen meist vergeblich sucht. 

Doch auch Schnittstellen für den Import und Export von Daten zu externen Systemen sind von zentraler Bedeutung. Wir wollen uns an dieser Stelle mit eben jenen Schnittstellen auseinandersetzen und einen Blick auf deren jeweilige Notwendigkeit in einer ERP-Software für Installations- und Wartungsunternehmen werfen. 

Inhaltsverzeichnis 

• Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 
• Aufbau einer ERP-Software 
• Was sind Import- und Exportschnittstellen? 
• Kundendaten importieren 
• Artikelstammdaten importieren 
• Export von Betreuergebietslisten 
• Finanzbuchhaltungsdaten exportieren 
• Fazit: Manuelle Eingaben Dank Schnittstellen verringern 

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

Mit der Abkürzung ERP wird das sogenannte Enterprise-Resource-Planning beschrieben. Im Kern handelt es sich dabei um die Aufgabe eines Unternehmens vorhandene Ressourcen so effizient wie möglich zu verwenden. Dazu bedarf es möglichst optimierter Prozesse und einer Steuerungs- und Planungsmöglichkeit für diese. 

Alle Ressourcen müssen so auf die vorliegenden Prozesse verteilt werden, sodass weder Verschwendungen von Ressourcen noch Engpässe in der Versorgung produziert werden. Angesichts tausender Prozesse die täglich in einem Unternehmen ablaufen, kein leichtes Unterfangen. 

Für jeden Prozess muss zu jeder Zeit die genau passende Menge an Ressourcen zur Verfügung gestellt werden. Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang alle Betriebsmittel, die dem Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke zur Verfügung stehen, wie beispielsweise: 

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Hier kommt eine ERP-Software zum Einsatz. Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise lassen sich Prozesse im Unternehmen abteilungsübergreifend und somit deutlich schlanker aufsetzen. Datensilos einzelner Abteilungen werden aufgebrochen und Informationen schneller geteilt. 

Aufbau einer ERP-Software 

Dazu ist eine ERP-Software aus Modulen aufgebaut. Jedes Modul deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und verfügt über zahlreiche Funktionen, die bei den speziellen Aufgaben in dem jeweiligen Bereich unterstützen. So finden sich oftmals folgende Module in ERP-Lösungen an: 

• Business Intelligence
• Customer Relationship Management
• Dokumenten-Management
• Finanzen
• Global Business Management
• Personalwesen 
• Installation und Wartung
• Produktion

Je nach Bedarf eines Unternehmens setzt sich die ERP-Software aus all jenen Modulen zusammen, die zur Abdeckung der eigenen Prozesse benötigt werden. Installations- und Wartungsunternehmen benötigen zum Beispiel Funktionen die bei der Durchführung von Wartungsaufträgen unterstützen, haben jedoch weniger Verwendung für ein Produktionsmodul. 

Daher haben sich viele Anbieter im Laufe der Zeit auf bestimmte Branchen spezialisiert und Ihre ERP-Software auf die Bedürfnisse dieser angepasst. So finden sich am ERP-Markt auch branchenspezifische ERP-Lösungen für die Installations- und Wartungsbranche, die in ihren Standardversionen bereits wichtige Funktionen enthalten. 

Bei der Auswahl der passenden Software müssen Unternehmen immer auf die eigenen Begebenheiten schauen und klären, welche Funktionen und Module wirklich benötigt werden. Auch müssen eventuelle Schnittstellen zu anderen Systemen und Plattformen berücksichtigt werden. 

Was sind Import- und Exportschnittstellen? 

Eine Schnittstellt stellt im Softwarebereich einen logischen Berührungspunkt innerhalb eines Software-Systems dar, mit der sich Befehle oder Daten zwischen verschiedenen Prozessen austauschen lassen. Dabei unterscheidet man zwischen datenorientierten und funktionalen Schnittstellen. 

Datenorientierte Schnittstellen beschränken sich auf Informationen, die zwischen zwei Systemen ausgetauscht werden. Schnittstellen, die als funktionale Einheiten fungieren, führen bestimmte Funktionen aus, wie beispielweise ein Treiber für den Drucker. 

Zudem lassen sich Schnittstellen in ERP-Software zwischen Import- und Exportschnittstellen unterscheiden. Importschnittstellen ermöglichen es Daten aus anderen Systemen in die ERP-Software zu überführen und diese dort zu verarbeiten. Exportschnittstellen hingegen sorgen dafür, dass Daten aus der ERP-Software medienbruchfrei in andere Systeme und Anwendungen überführt und dort weiterverarbeitet werden können. 

Kundendaten importieren 

Grundlage für ein gut funktionierendes CRM-Modul sind konsistente und vollständige Kundendaten. Gerade beim Aufsetzen einer ERP-Software spielt der Import von Kundendaten aus beispielweise Excel-Listen eine wichtige Rolle. Zigtausende Datensätze lassen sich so in nur einem einzelnen Arbeitsschritt in die ERP-Software überführen. 

Dies kann einmalig oder auch in verschiedenen Abständen stattfinden. Auch lassen sich die Importprozesse an die jeweiligen Kunden anpassen. Viele Konfigurierungsmöglichkeiten machen es möglich, dass der Kundendatenimport so von Statten gehen kann, wie es das jeweilige Unternehmen präferiert. 

Dabei erkennt das System automatisch alle Dubletten oder auch unvollständige Adressen und Kontaktdaten. So kann die Datenqualität stets auf einem hohen Niveau gehalten werden, was der Funktionsweise der Analysetools in dem CRM-Modul entgegenkommt. 

Artikelstammdaten importieren 

Wie auch bei den Kundenstammdaten lassen sich Artikelstammdaten relativ einfach mit einer entsprechenden Schnittstelle importieren. Warenbestandslisten lassen sich so automatisch in die Datenbank übertragen. Manuelle Eingaben verschiedener Artikel werden somit obsolet. 

Einzig die jeweiligen Spaltenüberschriften im zu importierenden Dokument müssen formatiert werden, ehe der Import aller Daten dann automatisch erfolgen kann. Das spart enorm viel Zeit und bietet die Möglichkeit alle Artikelstammdaten konsistent und übersichtlich in der ERP-Software zur Verfügung zu stellen. 

Export von Betreuergebietslisten 

Daten lassen sich jedoch auch aus der ERP-Software exportieren. Unternehmen der Installation und Wartung arbeiten mit vielen Außendienstmitarbeitern, von denen einige im eigenen Unternehmen angestellt und andere von externen Dienstleistern kommen. Mit Gebietslisten lassen sich Kundenaufträge besser zwischen den Außendienstmitarbeitern aufteilen. 

Jeder Außendienstmitarbeiter kann so seine entsprechenden Daten exportieren und außerhalb der ERP-Software nutzen. 

Finanzbuchhaltungsdaten exportieren 

Eine wichtige Schnittstelle in Unternehmen ist jene zu den Finanzbuchhaltungssystemen. Zahlungseingänge lassen sich so direkt in die FiBu-Software exportieren und anschließend verbuchen. Auch für die Bereitstellung der Daten an externe Steuerberater oder direkt an das Finanzamt stehen entsprechende Schnittstellen zur Verfügung. 

Hier ist insbesondere eine Schnittstelle zum Finanzbuchführungssystem DATEV ist von großem Nutzen. Die Daten können einfach und in der korrekten Beschaffenheit direkt an DATEV übermittelt und hier verarbeitet werden. Das spart enorm viel Zeit und Geld ein. 

Fazit: Manuelle Eingaben Dank Schnittstellen verringern 

Dank entsprechenden Import- und Exportschnittstellen lassen sich Daten, ganz gleich welcher Art besser in die eigene ERP-Software importieren oder auch aus dieser exportieren. Ganze Datensätze können so bin weniger Schritte in das jeweils andere System überführt und dort genutzt werden. Manuelle Eingaben sind somit obsolet. 

Das spart enorm viel Zeit und somit letztlich auch Geld. Daten sind schon heute der Schlüssel für erfolgreiches Arbeiten. Daher spielt die Qualität der Daten eine immer wichtigere Rolle, auch bei Unternehmen der Installation und Warten. Auswertungen von Kundendaten beispielweise liefern wichtige Erkenntnisse über die Bedürfnisse der Kunden und sichern Ihnen den Wettbewerbsvorteil, auf den es heute so sehr ankommt.