Mobile ERP-Software für die Installation und Wartung

Unternehmen aus dem Bereich der Installation und Wartung profitieren in besonderem Maße von einer mobilen Version der eigenen ERP-Software.

Überall dort wo Außendienstmitarbeiter zum Einsatz kommen, lohnt es sich zu meist auch eine mobile Version der ERP-Software zu nutzen. Das gilbt vor allem für Installations- und Wartungsunternehmen. 

Wie diese genau von einer mobilen ERP-Version profitieren und welche Vorteile diese für den gesamten Prozessablauf mit sich bringen, wollen wir an dieser Stelle einmal genauer klären. Zuvor beschäftigen wir uns noch mit der allgemeinen Funktionsweise einer ERP-Software, um besser einordnen zu können, wo die mobile ERP-Version ansetzt. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 
• Aufbau einer ERP-Software 
• Zugriff auf alle wichtigen Informationen 
• Daten von unterwegs aus einpflegen 
• Fazit: Schnellere und effizientere Prozesse dank mobiler ERP-Version

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 

Das sogenannte Enterprise-Resource-Planning, kurz ERP, beschreibt die unternehmerische Aufgabe, alle vorhandenen Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Dabei gilt es zum einen dafür Sorge zu tragen, dass alle Ressourcen zu jeder Zeit in der richtigen Menge zur Verfügung stehen, gleichzeitig jedoch keine Verschwendungen produziert werden. 

Dabei versteht man unter Ressourcen sämtliche Betriebsmittel, auf die ein Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke zugreifen kann. Das können beispielsweise sein: 

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Beim Enterprise-Resource-Planning geht es also darum vorhandene Ressourcen auf die vorliegenden Prozesse zu planen. Dazu müssen eben jene Prozesse soweit optimiert werden, dass möglichst wenige Ressourcen dafür notwendig werden. Angesichts der Vielzahl von Prozesse in modernen Unternehmen kein leichtes Unterfangen. 

Hier kommt eine ERP-Software zum Einsatz. Diese bildet sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten anschließend auf einer zentralen Datenbank zusammen. Dadurch lassen sich Abteilungsgrenzen im Unternehmen überwinden und die Prozesse nochmals optimieren. Informationen werden zentral gespeichert und können von allen Abteilungen gleichermaßen genutzt werden. 

Aufbau einer ERP-Software 

Die gemeinsame Nutzung der Daten führt zudem dazu, dass weit weniger Fehler durch veraltete oder doppelte Dateien produziert werden. Dazu ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes Modul deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und verfügt über zahlreiche Funktionen, die bei den spezifischen Aufgaben in diesem Bereich unterstützen. 

Prozesse miteinander verbinden 

Über die gemeinsame Datenbank sind die Module miteinander verbunden. So lassen sich abteilungsübergreifende Prozesse aufsetzen und teilweise sogar durch das System automatisieren. Das spart enorm viel Zeit und Ressourcen ein. Module einer ERP-Software sind beispielsweise: 

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumenten-Management
• Finanzen
• Global Business Management
• Personalwesen 
• Installation und Wartung
• Produktion
• Warehouse-Management
• Beschaffung

Je nach Bedarf eines Unternehmens setzt sich die gewählte ERP-Software aus all jenen Modulen zusammen, die es zur Abdeckung der eigenen Geschäftsprozesse bedarf. Viele ERP-Anbieter haben sich deshalb im Lauf der Zeit auf bestimmte Branchen spezialisiert und Ihre Lösungen auf die Bedürfnisse dieser Unternehmen angepasst. 

Branchenspezifische ERP-Software 

Denn nicht jedes Unternehmen benötigt jede Funktion und jedes Modul. So finden am ERP-Markt auch spezielle ERP-Software für Unternehmen aus dem Bereich der Installation und Wartung. Diese enthalten in Ihren Standardversionen bereits alle wichtigen Module und Funktionen, auf die es in diesem Bereich besonders ankommt. 

Würde man sich für ein allgemeines ERP-System von der Stange entscheiden, würde man zum einen viele unnötige Funktionen mitkaufen und müsste fehlende Funktionen teuer ergänzen. Anpassungen an der ERP-Software verursachen immer zusätzliche Kosten. Daher empfiehlt es sich von vornherein eine Lösung zu wählen, die gut zum eigenen Unternehmen passt.

ERP-Software speziell für Installations- und Wartungsunternehmen 

Für Installations- und Wartungsunternehmen bedeutet dies, dass die ERP-Software beispielweise ein umfangreiches CRM-Modul beinhaltet, ein Warehouse-Managementsystem, sowie Funktionen zur Beschaffung und zur Angebotserstellung etc. Wichtig ist auch eine mobile Version der ERP-Software, damit Außendienstmitarbeiter ebenfalls an den optimierten Prozessen partizipieren. 

Wir wollen uns im Folgenden einmal einigen wichtigen Vorzügen einer mobilen ERP-Version für Installations- und Wartungsunternehmen widmen und herausstellen, wie genau Außendienstmitarbeiter von einer solchen Anwendung profitieren können. 

Zugriff auf alle wichtigen Informationen

Ein wesentlicher Vorteil einer mobilen ERP-Applikation ist es, dass der Außendienstmitarbeiter zu jeder Zeit alle wichtigen Informationen zu einem Auftrag bei sich trägt. Wann wurde eine Maschine das letzte Mal gewartet, was wurde ausgewechselt und was nicht oder auch welche Teile wurden im Einzelnen verbaut? All diese Informationen können bequem und einfach von unterwegs aus aufgerufen werden. 

Informationen zu Serviceaufträgen abrufen 

Auch Informationen zum aktuellen Serviceauftrag und zum Kunden lassen sich einfach mobil aufrufen. Änderungen am Serviceauftrag sind dann auch für den Servicemitarbeiter direkt ersichtlich und er muss nicht extra kontaktiert werden. Das verkürzt die Prozesse enorm uns sorgt auch für eine deutlich flexiblere Informationsbeschaffung beim Servicemitarbeiter. 

Wege verkürzen und Zeit einsparen 

Diese muss vor einem Serviceauftrag nicht extra in die Firma um sich notwendige Dokumente zu beschaffen oder einen ganzen Laptop mit sich führen. Die können sich bequem mit dem Tablet oder dem Smartphone alle notwendigen Informationen zum Serviceauftrag beschaffen. 

Daten von unterwegs aus einpflegen 

Was für die eine Richtung gilt, gilt selbstverständlich auch für die andere. Servicemitarbeiter im Außendienst können direkt vom Einsatzort den Status Ihrer Arbeit nachhalten. So wird auch im Innendienst ersichtlich, wie es um den jeweiligen Auftrag bestellt ist. Arbeitszeiten beispielweise lassen sich so einfach erfassen und können in Rechnung gestellt werden. 

Termine von unterwegs aus managen 

Auch kann der Mitarbeiter Statusberichte zu Anlagen direkt in das System einpflegen und Termine für die nächste Wartung eintragen. Auf diese Weise wissen auch alle anderen Akteure direkt, wann der nächste Serviceauftrag ansteht und können diesen entsprechend einplanen. 

Bestellaufträge vom Einsatzort aus 

Fehlt ein Teil und muss beschafft werden, kann ebenfalls ein Bestellauftrag vom Außendienstmitarbeiter erstellt und direkt in das System eingetragen werden. Der Innendienst kann dieses dann prüfen und das Teil direkt zum Einsatzort ordern. 

Fazit: Schnellere und effizientere Prozesse dank mobiler ERP-Version 

Mit Hilfe einer mobilen ERP-Software haben Außendienstmitarbeiter die Möglichkeit Informationen schneller und einfacher mit dem Innendienst auszutauschen. Das hilft bei der Durchführung der Aufträge und sorgt für Transparenz auf beiden Seiten. 

Bei der Auswahl einer passenden ERP-Software sollten Unternehmen der Installation und Wartung daher immer auch darauf achten, ob die gewählte Software über eine entsprechende mobile Version verfügt. Insbesondere in der heutigen flexiblen Arbeitswelt stellen mobile Geräte einen wichtigen Teil der Nutzung elektronischer Endgeräte dar.