Wie setzen Sie Rahmenbedingungen für Ihr ERP-Projekt?

Budget, Zeitrahmen oder Umfang: Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Rahmenbedingungen für Ihr ERP-Projekt setzen und warum das so wichtig ist.

Wer mit dem Gedanken spielt eine neue ERP-Software zu implementieren oder gar zum ersten Mal eine derartige Lösung in seinem Unternehmen einzuführen, ist zu allererst mit der Frage nach den allgemeinen Rahmenbedingungen konfrontiert. 

Doch wie lässt sich ein ERP-Projekt budgetieren, welche Faktoren spielen dabei eine Rolle und in welchem Umfang soll das neue System Einzug in das Unternehmen finden? Auch muss geklärt werden, ab wann Sie mit der neuen Software arbeiten wollen. 

Wir wollen all diesen Fragen nachgehen und klären, wie Sie sich diese Rahmenbedingungen selbst setzen können. Zuvor jedoch werfen wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise von ERP-Software, um besser verstehen zu können, wie die Kriterien für die verschiedenen Rahmenbedingungen zu Stande kommen. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ERP-Software? – Eine Definition 
• Rahmenbedingungen für Ihr ERP-Projekt 
• Verantwortlichkeiten benennen 
• Budgetrahmen setzen 
• Zeitrahmen setzen 
• Fazit: Budgets großzügig planen

Was ist ERP-Software? – Eine Definition

Das sogenannte Enterprise-Resource-Planning (ERP) beschriebt die Aufgabe eines Unternehmens, alle ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen, so optimal wie nur eben möglich für die eigenen Geschäftsprozesse einzusetzen. Es gilt sämtliche Mittel auf die ein Unternehmen zurückgreifen kann, so effizient wie möglich einzusetzen und dabei Ressourcen durch schlankere Prozesse einzusparen. 

Unter Ressourcen werden dabei sämtliche Betriebsmittel verstanden. Also auch: 

• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 

Jeder Prozess soll zu jeder Zeit mit der richtigen Menge an Ressourcen in der korrekten Beschaffenheit versorgt werden, um den Betriebsablauf möglich effektiv zu gestalten. Da moderne Unternehmen über eine Vielzahl verschiedenster Prozesse verfügen, die teilweise parallel ablaufen, ist es zunehmend schwieriger dies zu gewährleisten. 

ERP-Software unterstützt beim Management

Hier kommen ERP-Software-Lösungen ins Spiel. Diese bilden sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führen sie auf einer zentralen Datenbank zusammen. So arbeiten fortan alle Akteure im Unternehmen mit denselben validen Daten, was zu schnelleren und vor allem fehlerfreieren Abläufen führt. 

Dazu ist eine ERP-Software zumeist aus verschiedenen Modulen aufgebaut, die einen bestimmten Bereich bzw. ein Aufgabenfeld im Unternehmen abdecken. In einer standardisierten ERP-Software finden sich meist folgende Module an: 

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzen
• Warehouse-Management
• Human-Resource-Management

All diese Module sind inhaltlich miteinander verbunden und ermöglichen die unternehmensweise Kommunikation. Es entstehen durch die Zentralisierung aller Prozesse ganz neue Workflows im gesamten Unternehmen, mit denen effizienter und kostenschonender Gearbeitet werden kann. 

ERP spart Ressourcen ein

So hat eine ERP-Software das Potential langfristig eine beträchtliche Menge verschiedenster gebundener Ressourcen im Unternehmen freizusetzen, die dann an anderer Stelle verwendet werden können. Das macht ERP-Systeme letztlich auch so attraktiv. Gleichsam gilt es das richtige System passend für seine ganz individuellen Anforderungen zu finden und aufzusetzen. 

Unübersichtlicher ERP-Markt

Das ist in Anbetracht es diversen ERP-Marktes keine Leichtigkeit - Im Gegenteil. Deckt ein ERP-System nur Teile des Unternehmens ab, gehen wichtige Einsparungsmöglichkeiten verloren. Gleichzeitig stellen die Umstellung auf neue Prozesse und die damit einhergehende neue Arbeitsweise auch immer eine gewisse Hürde für die Mitarbeiter dar. 

Daher ist es wichtig die Rahmenbedingungen des ERP-Projektes schon weit im Voraus zu planen und festzusetzen. Dem wollen wir uns an dieser Stelle einmal etwas genauer widmen. 

Rahmenbedingungen für Ihr ERP-Projekt

Nachdem die Entscheidung für eine neue ERP-Software gefallen ist, gilt es gewisse Rahmenbedingungen für Ihre Suche nach einer passenden Lösung festzulegen. Wie für jedes Projekt gilt es Zuständigkeiten, Budgets und Zeitrahmen festzulegen. So auch bei der Einführung einer neuen ERP-Software. 

ERP-Projekt nicht auf leichte Schulter nehmen

Denn über eines müssen Sie sich im Klaren sein. Eine ERP-Einführung ist kein beiläufiges Unterfangen, dass mal eben in wenigen Stunden zu realisieren ist. Vielmehr bedarf das gesamte Projekt einer weitreichenden Vorbereitungsphase mit anschließender Test- und Anpassungsphase und einer abschließenden Evaluation des Projektes. 

Sehen wir uns im Nachgang die einzelnen Rahmenbedingungen die es zu setzen gilt einmal etwas genauer an und klären, wie Sie diese für Ihr Projekt setzen können. 

Verantwortlichkeiten benennen

Im ersten Schritt gilt es zunächst einmal festzustellen, wer für das Projekt verantwortlich sein soll. Hier empfiehlt es sich, direkt zu Beginn einen versierten Projektverantwortlichen aus den eigenen Reihen zu benennen, der im besten Fall mit der Sphäre der ERP-Systeme vertraut ist. 

Projektteam etablieren

Ebenso gilt es ein Projektteam aufzustellen, dass aus Key-Usern jeder Abteilung besteht. Diese wissen am besten was das neue System können muss und welche Anforderungen darüber hinaus noch erfüllt sein müssen.

Zudem tragen sie das Wissen und den Fortschritt im Projekt in ihre eigenen Abteilungen, was Schulungen und Trainingsphasen deutlich verkürzen kann. 

Zeit für das Team einräumen

Dazu gilt es dem Projektteam Zeit einzuräumen, damit dieses Meetings abhalten kann und sich ausreichend mit der Anschaffung einer neuen ERP-Software auseinandersetzen kann. Gleiches gilt für geeignete Räumlichkeiten, in denen das Team diese Meetings abhalten kann. 

Budgetrahmen setzen

Wie budgetiert man eigentlich ein ERP-Projekt? Grundsätzlich lässt sich erkennen, dass die meisten Unternehmen die Kosten für eine ERP-Implementierung teilweise deutlich zu gering ansetzen.

So ergab beispielweise eine 2014 durchgeführte Umfrage von Panorama Consulting, dass fast zwei Drittel der Firmen mehr Geld ausgaben, als ursprünglich veranschlagt. (vgl. computerwoche.de vom 13.03.2014) 

Versteckte Kosten berücksichtigen

Dieser Trend setzte sich bis heute weiter fort, wenngleich die Problematik des unterschätzten Budgets mittlerweile weitreichend bekannt ist. Der unterschätze Budgetrahmen ergibt sich dabei oftmals aus den versteckten Kosten eines solchen Projektes. 

Schulungen und externe Dienstleistungen

Während der Preis für die Lizenz des Systems noch einfach zu kalkulieren ist, wird es bei den anhängigen Dienstleistungen schon schwieriger. Diese werden beispielweise bei der Implementierung selbst, bei notwendigen Anpassungen am System oder bei den Schulungen zum System eingeholt. 

Individuelle Anpassungen kosten Geld

Je mehr individuelle Anpassungen gemacht werden müssen, desto teurer wird das gesamte Projekt letztlich. Ist man auf externe Schulungen angewiesen, kosten diese selbstverständlich auch Geld und müssen in das Budget eingerechnet werden. Daher ist es nicht immer im Vorfeld ersichtlich, wie hoch die Kosten eines ERP-Projektes letztlich ausfallen werden. 

Gleichsam empfiehlt es sich jedoch immer einen Puffer einzuplanen, der für Eventualitäten und Nachbesserungen verwendet werden kann. 

Zeitrahmen setzen

Gleiches gilt für den zeitlichen Rahmen, den man für ein ERP-Projekt veranschlagt. Viele Unternehmen unterschätzen die Komplexität und Tragweite eines solchen Vorhabens und veranschlagen deutlich zu wenig Zeit dafür. 

Nur ein Viertel bleibt im Rahmen

So schafft es gerade mal ein Viertel aller Unternehmen den selbst gesetzten zeitlichen Rahmen einzuhalten. Die Mehrheit aller Unternehmen muss an dieser Stelle deutlich nachbessern.

Sie sollten bei Ihrem ERP-Projekt daher unbedingt eine umfassende Testphase und eventuelle Anpassungsphasen mit in das zeitliche Budget fassen. 

Zeit für Schulungen einräumen

Auch das Projektteam sollte ausreichend Zeit für die Suche und die Kommunikation zwischen Anbieter und Angestellten eingeräumt bekommen. Schulungen in der Nutzung der ERP-Software bedürfen ebenfalls viel Zeit und müssen im Rahmen der Einführungsphase berücksichtigt werden.

Fazit: Budgets großzügig planen

Im Rahmen eines ERP-Projektes gilt es im Vorfeld bestimmte Rahmenbedingungen zu formulieren, in denen das Projekt realisiert werden soll. Neben den eigentlichen Erwartungen an das ERP-System an sich, kommen Budgetrahmen, zeitliche Fristen und Verantwortlichkeiten hinzu. 

Sie sollten sich und ihrem Projektteam den Gefallen tun, den zeitlichen, wie auch den finanziellen Rahmen nicht all zu eng zu setzen. Versteckte Kosten machen die Budgetplanung all zu häufig zu Nichte.

Planen Sie diese also unbedingt mit ein. Gleiches gilt für den zeitlichen Rahmen. Dieser sollte Anpassungs- und Testphasen mitberücksichtigen. So sind Sie vor bösen Überraschungen geschützt und können das Projekt optimal umsetzen.