Die Risiken von kundenspezifischer Software

Tommie Wouters arbeitet als Pre-Sales Consultant bei Isah. Sein persönliches Ziel ist es, die deutsche Fertigungsindustrie davon zu überzeugen, dass die Zukunft in der Automatisierung der Geschäftsprozesse liegt.

Kundenspezifische oder Standard-ERP-Software? Ich stelle fest, dass dies eine Frage ist, die in vielen Fertigungsunternehmen eine Rolle spielt. Obwohl kundenspezifische ERP-Software häufig gut zum Unternehmen passt, Sie diese vollständig selbst verwalten können und noch dazu kostengünstig ist, gibt es aber auch einige Einschränkungen. Dies erkennen immer mehr produzierende Unternehmen.

Die Einführung eines neuen ERP-Systems auf Basis von Standardsoftware stellt immer noch ein (zu) großes Hindernis für viele Unternehmen dar, um dazu zu wechseln.  Aus persönlicher Erfahrung kann ich jedoch sagen, dass die Praxis zeigt, dass Sie zumindest über einen möglichen Wechsel nachdenken sollten. Mit einem kundenspezifischen ERP sind nämlich Risiken verbunden.

Sie können diese Risiken natürlich begrenzen, indem Sie einen renommierten Softwarelieferanten beauftragen, diese kundenspezifische Lösung zu entwickeln und zu pflegen. Diese kundenspezifischen Lösungen können für Ihr Unternehmen dann genau den Vorteil im Vergleich zu Ihren Konkurrenten erzielen.

Wir stellen jedoch häufig fest, dass die kundenspezifische Arbeit von selbständigen Fachleuten oder Mitarbeitern in Unternehmen selbst ausgeführt wird. Ich stelle ihnen die Risiken, die sich damit aufzeigen, in diesem Blog vor.

1. Das Fortbestehen des Geschäfts kann beeinträchtigt werden und steht dem Wachstum im Wege

Meiner Ansicht nach besteht das größte Risiko einer kundenspezifischen ERP-Software darin, dass sie den Fortbestand Ihres Geschäfts einschränkt und somit dessen Wachstum verhindert. In einem Unternehmen gibt es oft nur wenige Fachexperten der Software. Was passiert dann, wenn eine solche Schlüsselperson die Organisation verlässt?

Jemanden neu auszubilden ist sicherlich eine Möglichkeit, aber meine Erfahrung zeigt, dass es in der Praxis sehr schwierig ist, neue Leute in diesem Bereich auszubilden. Dies erfordert eine spezifische und intensive Ausbildung. Schließlich muss man jemandem beibringen, einen maßgeschneiderten Anzug herzustellen, und das ist nicht ohne Grund ein Handwerk.

Nicht nur der Abgang von Fachexperten kann das Fortbestehen des Geschäfts gefährden, sondern auch (große) technologische Entwicklungen - wie der Wechsel von DOS zu Windows in der Vergangenheit - spielen eine Rolle. Wie nehmen sie neue Entwicklungen in der Software hin, wie das Internet der Dinge oder Big Data?

Entwicklungen, mit denen Sie zum Beispiel Maschinen in die Lage versetzen, mit dem ERP-System zu kommunizieren? Heutzutage entwickelt sich alles so schnell, dass es äußerst schwierig ist, mit kundenspezifischer Software auf dem Laufenden zu bleiben.

Möglicherweise ist kundenspezifische Software derzeit eine geeignete Lösung für Ihre aktuelle Arbeitsweise. Können Sie jedoch garantieren, dass dies auch in Zukunft noch immer der Fall sein wird? In verschiedenen Unternehmen sehe ich hohe Wahrscheinlichkeiten, dass Sie auf Einschränkungen stoßen werden. Warum? Standardsoftware wächst mit der Zeit mit, aber kundenspezifische Software fährt sich fest.

2. Beratung, Support und Updates sind schwieriger

Ein zweites Risiko besteht darin, dass Sie mit kundenspezifischer Software keine automatischen Updates erhalten und es schwieriger ist, dafür Unterstützung zu erhalten. Wenn Ihr maßgeschneiderter Anzug kaputt ist, müssen Sie zu dem Geschäft gehen, in dem Sie ihn gekauft haben, und hoffen, dass beispielsweise genau derselbe Knopf auf Lager ist. Mit anderen Worten: In der Regel müssen Sie den Support für die Anpassung selbst organisieren.

Bei einer Standard-Software gehen Sie dieses Risiko nicht ein. Schließlich geht es Ihrem Partner darum, die Software zu verbessern und die Funktionalität auf der Basis von Erfahrungen aus dem gesamten Markt zu optimieren und zu erweitern, auch im Hinblick auf die oben genannten Entwicklungen. Und wenn Sie Fragen haben, steht Ihnen jemand jederzeit zur Verfügung.

Ein guter ERP-Partner leistet jedoch noch mehr. Er unterstützt Sie auch dabei, weiter zu wachsen, sodass Sie in 15 Jahren nicht noch immer so arbeiten wie heute. Eine erfolgreiche Implementierung ist eine Sache, aber es ist ebenso wichtig, ERP weiterhin auf die aktuelle Art und Weise des Geschäftsbetriebs auszurichten.

3. Es ist schwierig, Gesetze und Vorschriften in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz einzuhalten

Es sind nicht nur die technologischen Entwicklungen, die blitzschnell vorangehen, sondern auch in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz ändern sich die Gesetze und Vorschriften regelmäßig. Ob es dabei um Änderungen bei SEPA-Zahlungen, GDPR / AVG oder um den Schutz des Unternehmens vor Hackern geht. Egal wie sie es auch drehen und wenden; Sie müssen sich konstant damit beschäftigen, um dem ganzen konform zu bleiben.

Ich sehe in der Praxis, dass Unternehmen, die mit kundenspezifischer Software arbeiten, viel Zeit und Geld für das Finden einer Lösung dazu aufwenden. Aber ist diese Lösung tatsächlich ausreichend und zukunftssicher? Denn inwieweit sind sich die Fachleute komplett aller Gesetze und Vorschriften bewusst? Und wenn ja, wissen sie, wie sie vorgehen und dies antizipieren sollen?

4. Es schränkt ihre mögliche Belegschaft ein

Ein letztes, aber sicherlich nicht unwichtiges Risiko besteht darin, dass Sie unabhängig davon, wie sie arbeiten, mit einem veralteten, maßgeschneiderten System für potenzielle Mitarbeiter, insbesondere Millennials, weniger attraktiv sind. Diese Gruppe wird in einigen Jahren den größten Teil der deutschen Belegschaft ausmachen. Und sie sind es gewohnt, mit moderner Software und Apps auf ihren Laptops, Smartphones, Tablets usw. zu arbeiten.

Ich wage zu behaupten, dass es mit kundenspezifischer Software schwieriger ist, neue Leute zu schulen und ans Unternehmen zu binden. Insbesondere Millennials haben gewisse Erwartungen an den Einsatz von Softwaresystemen und fühlen sich, also ob sie in der Zeit zurückgehen, wenn ein System auf veralteter Technologie basiert oder keine Systemaktualisierungen wie in Punkt 2 erwähnt, vorgenommen wurden.

Ja, kundenspezifische ERP-Software sitzt wie angegossen und es gibt keine andere Lösung, die so gut zum Unternehmen passt, aber sie birgt auch Risiken.