Die Relevanz eines guten Projektteams im ERP-Projekt

Das Projektteam legt den entscheidenden Grundstein für ein erfolgreiches ERP-Projekt. Warum das so ist und was Sie beachten sollten, erfahren Sie hier.

Die geplante Einführung einer neuen Unternehmenssoftware ist immer auch mit einer gewissen Unsicherheit verbunden. Schließlich lässt sich im Vorab nie genau sagen, wie das finale Ergebnis aussehen wird.

Dennoch können Unternehmen diverse Maßnahmen ergreifen, um alle Rahmenbedingungen für ein erfolgreiches ERP-Projekt zu gewährleisten. So ist ein fundamentaler Bestandteil eines jeden erfolgreichen Projektes ein gutes Projektteam. 
Aus diesem Grund soll es im Folgenden einmal um die Rolle des Projektteams im ERP-Projekt gehen. 

Inhaltsverzeichnis

• ERP – Ein Überblick 
• Ablauf einer ERP-Einführung 
• Mitarbeiter früh miteinbeziehen
• Key User und Projektverantwortliche
• Schulungen intern abwickeln und Kosten sparen
• Fazit: Kein erfolgreiches ERP-Projekt ohne Projektteam

ERP – Ein Überblick

„ERP“ bezeichnet das Enterprise-Resource-Planning. Hierbei handelt es sich um die zentrale Aufgabe eines jeden Unternehmens, alle geschäftsrelevanten Ressourcen zur richtigen zeit an richtiger Stelle in benötigter Qualität und Quantität und mit den richtigen Informationen bereitzustellen. 

Je nach Unternehmensgröße, Branchenzugehörigkeit oder Geschäftsstruktur bedarf es zur Erfüllung dieser Aufgabe einer Vielzahl teils komplexer, aufeinander aufbauender Prozesse.

Um als Unternehmen einen klaren Überblick über diese Geschäftsprozesse zu behalten, kommen heutzutage immer öfter Systeme zur Geschäftsressourcenplanung. Diese werden auch als ERP-Software bezeichnet. 

Die Rolle der ERP-Software

Mittels ERP-Software lassen sich sämtliche Geschäftsprozesse zentral abbilden. So entsteht eine Art digitales Abbild des gesamten Unternehmens mit all seinen Prozessen. Diese können dann wiederum innerhalb der ERP-Software 

• Verwaltet 
• Gesteuert 
• Verschlankt 
• Optimiert 
• Automatisiert 

Werden. 

Vorteile einer ERP-Software

Aus der zentralen Ausrichtung einer ERP-Software resultieren diverse Vorteile für das Unternehmen. So werden beispielsweise Medienbrüche und die damit einhergehende doppelte Datenpflege vermieden. Das sorgt wiederum dafür, dass Fehlerquellen reduziert werden. 

Zudem verbessert eine ganzheitliche ERP-Software abteilungsübergreifend die Kollaboration im Unternehmen. Da alle Mitarbeiter mit dem selben System arbeiten, kommt es auch bei Workflows nicht zu Medienbrüchen.

Entsprechende Automatisierungen sorgen dafür, dass ganze Arbeitsschritte eingespart werden oder helfen dabei, Fristen einzuhalten. 
So kann ERP-Software auf vielfältige Weise dazu beitragen, dass Ressourcen zielführender eingesetzt werden.

Durch ein effizientes Ressourcenmanagement entsteht Unternehmen ein Wettbewerbsvorteil gegenüber Mitbewerbern. In Zeiten von konkurrenzstarken Märkten und wachsenden Kundenerwartungen ist eine geeignete ERP-Software somit ein entscheidendes Kriterium für die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens. 

Ablauf einer ERP-Einführung

Aus diesem Grund entscheiden sich immer mehr Unternehmen für die Anschaffung einer ganzheitlichen ERP-Software, die alle zentralen Geschäftsprozesse digital abbilden kann. Ist der Entschluss für die Einführung gefasst, befindet sich ein Unternehmen am Anfang des ERP-Projektes. 

1. Anforderungen definieren

Nun gilt es zunächst zu definieren, welche Anforderungen eine geeignete ERP-Software erfüllen sollte. Denn ERP-Software ist nicht gleich ERP-Software. Unternehmen unterschiedlicher Größe und Branchenzugehörigkeit haben abweichende Anforderungen an eine adäquate.

Ist ein System beispielsweise aufgrund hochgradig spezifischer Geschäftsprozesse nicht in der Lage, alle Prozesse abzubilden, ist die Software für das Unternehmen von wenig Nutzen oder verursacht gar einen Mehraufwand. 

2. Lastenheft zusammenstellen

Aus diesem Grund sollten Unternehmen in jedem Fall ein Lastenheft mit konkreten, detaillierten Anforderungen und benötigten Funktionen aufstellen. Auf Basis des Lastenheftes lassen sich dann geeignete ERP-Anbieter und Systeme identifizieren.

Da der ERP-Markt sehr vielfältig ist und neben den großen Hausnamen auch viele weniger Bekannte Unternehmen in Frage kommen, können Unternehmen zunächst auf Vergleichsportale zurückgreifen. Diese verschaffen einen soliden, ersten Überblick über potenzielle Anbieter. 

3. Planung und Vorbereitung

Ist die Entscheidung für eine bestimmte ERP-Software gefallen, müssen Unternehmen einige Planungs- und Vorbereitungsmaßnahmen treffen. Dazu zählt unter anderem auch die Zusammenstellung eines Projektteams. 

Die Rolle des Projektteams im ERP-Projekt

Doch welche Rolle spielt dieses im gesamten ERP-Projekt? Wird die Implementierung beispielsweise durch den Anbieter begleitet und weitestgehend abgewickelt, sollte die Belegschaft in dieser Zeit doch wie gewohnt ihrer Arbeit nachgehen können? 
Leider greift diese Annahme zu kurz und berücksichtigt nicht das Gesamtbild. 

Mitarbeiter früh miteinbeziehen

Tatsächlich sollten Unternehmen ihre Belegschaft auch aus eigennützigem Interesse möglichst früh in das ERP-Projekt und die geplante Einführung miteinbeziehen.

Letztlich sind es die Mitarbeiter, welche die ERP-Software regelmäßig im Tagesgeschäft nutzen werden. So hat auch das leistungsstärkste System wenig Mehrwert für ein Unternehmen, wenn es von der Belegschaft nicht zu seinem vollen Potenzial genutzt wird. 

Ablehnung vermeiden

Eine derartige Problematik kann in unterschiedlichen Ursachen begründet sein. Ein häufig unterschätztes Risiko ist dabei eine Ablehnung des Systems durch die Mitarbeiter. In diesem Fall wird das System von der Belegschaft nur ungern genutzt und die Nutzung nach Möglichkeit teilweise sogar vermieden.

Eine derartige Nutzung ist äußerst kontraproduktiv für die Vermeidung von Medienbrüchen und ganzheitlich-digitalisierte Prozesse und Workflows. 

Ursachen für ein solches Verhalten sind oftmals auf eine mangelnde oder intransparente Kommunikation der Führungsebene zurückzuführen. Sind der Belegschaft die für sie entstehenden Vorteile im Arbeitsalltag nicht bewusst, kann die ERP-Einführung beispielsweise als Kontrollmaßnahme der eigenen Arbeit seitens des Managements empfunden werden.

Um derartigen Fehlwahrnehmen vorzubeugen, ist ein möglichst frühes Miteinbeziehen der Mitarbeiter unabdingbar. 

Key User und Projektverantwortliche

Im Idealfall sollte die Belegschaft jedoch nicht nur ausgiebig über das Projekt informiert werden, sondern auch aktiv daran teilhaben. Dies ist beispielsweise durch die Ernennung von Key Usern möglich. Key User oder zu Deutsch Hauptbenutzer sind Mitarbeiter, welche im Rahmen einer Softwareeinführung als erste praktische Erfahrung mit der Nutzung des neuen Systems machen. 

Sie wirken aktiv an der Einführung der neuen ERP-Software mit, unterstützen Ausbau und Integrationstiefe und betreuen das Projekt in nachgelagerten Phasen. Einzelne Key User spezialisieren sich in ihrem Geschäftsbereich auf die relevanten Funktionen und Module für diese Abteilung.

Dabei vertritt er die Interessen eines Fachbereiches im gesamten Projektteam. 
Gleichsam stellen Key User eine wichtige Schnittstelle zwischen am Projekt beteiligten Akteuren dar. So fungieren sie als Ansprechpartner für Kollegen des eigenen Geschäftsbereiches wie auch für den Projektleiter und den ERP-Anbieter. 

Schulungen intern abwickeln und Kosten sparen

Durch die Erfahrungen, die Key User im Laufe des Projektes in der Nutzung der neuen ERP-Software sammeln sind sie in der Regel in der Lage, eigenverantwortlich notwendige Mitarbeiterschulungen durchzuführen.

Dies bringt gleich mehrere Vorteile mit sich. Der womöglich offensichtlichste Vorteil besteht darin, dass bei internen Schulungen die Beauftragung eines externen Dienstleisters und die damit verbundenen zusätzlichen Kosten hinfällig werden. 

Kollegiale Atmosphäre 

Zum anderen spricht jedoch auch eine informellere, kollegiale Atmosphäre für interne Schulungen. In einem vertrauten Umfeld mit einem bekannten Kollegen als Schulungsleiter fällt es manchen Mitarbeitern einfacher, Unsicherheiten zu äußern oder spezifische Fragen zur Funktionsweise zu stellen. 

Letztlich verschmelzen durch die Position von Key Usern und Projektleitern die Grenzen zwischen Führungsebene und Belegschaft. Key User und Projektleiter agieren dabei nicht zuletzt auch als Vermittler zwischen beiden Ebenen.

Somit stellen sie sicher, dass die Einführung der ERP-Software kein reiner Drop-down Prozess ist, sondern auch die Interessen der operativen User gegenüber der Führungsebene vertreten werden. 

Qualifizierte Mitarbeiter auserwählen

Wichtig ist, dass weder Projektleiter noch Key User blind und ohne vorherige Rücksprache ernannt werden sollten. Neben einer gewissen beruflichen Expertise sollten sie vor allem die folgenden Kriterien erfüllen: 

• Gutes Verständnis für Geschäftsprozesse und Workflows des eigenen Bereiches 
• Gutes Verständnis für Geschäftsprozesse und Workflows anderer Geschäftsbereiche 
• Fachliche Kompetenz
• Hohe intrinsische Motivation für das ERP-Projekt

Doch auch, wenn ein Key User sämtliche Kriterien in Gänze erfüllt, sollte er dennoch nicht auf sich allein gestellt sein. Wichtig ist, dass Unternehmen Key Usern entgegenkommen und sie soweit wie möglich im Tagesgeschäft zu entlasten.

Die Einführung einer neuen ERP-Software geht mit einem hohen zeitlichen Aufwand einher, sodass Mitarbeitern entsprechende Kapazitäten eingeräumt werden müssen. 

Fazit: Kein erfolgreiches ERP-Projekt ohne Projektteam

Es wird also deutlich, dass ein qualifiziertes, motiviertes Projektteam den Grundstein für ein erfolgreiches ERP-Projekt legt. 
Aus diesem Grund sollten sich Unternehmen des Stellenwertes eines kompetenten Projektteams bereits vor Beginn des ERP-Projektes bewusst werden und die gesamte Belegschaft möglichst früh in den Prozess der ERP-Einführung mit einbeziehen. 

Auf diese Weise werden Drop-down Strukturen vermieden und die Interessen operativer Nutzer wiedergespiegelt. Da die Mitarbeiter letztlich diejenigen sind, die die neue ERP-Software regelmäßig im Tagesgeschäft nutzen werden, sollten Ihre Interessen und Anmerkungen in jedem Fall berücksichtigt werden.