Wie finden Sie die optimale ERP-Software?

Die richtige ERP-Software für seine individuellen Zwecke zu finden ist nicht leicht. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die beste Lösung für Ihr Unternehmen finden.

Steht der Entschluss für eine neue ERP-Software, beginnt die nervenaufreibende Suche nach einer passenden Lösung. Bei einer ersten Recherche wird schnell klar, dass dies nicht einfach wird.

Unzählige Lösungen versprechen die richtige für Ihr Unternehmen zu sein.
Teilweise speziell auf Ihre Branche zugeschnitten, teilweise mit hohem Anpassungsgrad versehen, kommen zunächst gleich mehrere ERP-Systeme in Frage. Doch welches ist letztlich das richtige für Ihre Zwecke? Um diese Frage zu beantworten, bedarf es einer weitreichenden Vorbereitung auf die eigentliche ERP-Suche. 

Wir wollen Ihnen an dieser Stelle wertvolle Tipps mit an die Hand geben, die Ihnen dabei helfen werden, schnell und sicher zu Ihrer optimal passenden ERP-Software zu gelangen. Zunächst werfen wir noch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise von ERP-Software, um besser verstehen zu können, warum die verschiedenen Lösungen am Markt so unterschiedlich sind. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ERP-Software – Eine Definition 
• Suche nach passender ERP-Software oftmals schwierig 
• 1. Die IST-Analyse 
• 2. Das Lastenheft erstellen 
• 3. Die Suche starten 
• 4. Die Auswahl treffen 
• Fazit – Vorbereitung ist mehr als die halbe Miete

Was ist ERP-Software – Eine Definition

ERP steht für Enterprise-Ressource-Planning und beschreibt die Aufgabe eines Unternehmers, alle ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen, so effizient wie möglich einzusetzen. Unter Ressourcen versteht man in diesem Kontext neben den eigentlichen Arbeitsmaterialien, auch Maschinen, Werkzeugen, Immobilien, Fahrzeuge, aber auch das Personal und monetäre Mittel. 

Eben sämtliche Mittel, über die ein Unternehmen zur Erfüllung ihrer eigenen Geschäftszwecke verfügen kann. Elementar ist dabei die optimale Koordination sämtlicher Ressourcen mit den zu Grunde liegenden Geschäftsprozessen. Alles muss zur richtigen Zeit in richtiger Menge am richtigen Ort sein. 

Prozesse effizienter gestalten

Zentrales Ziel ist dabei die Effizienzsteigerung des gesamten Unternehmens. Da moderne Betriebe über unzählige verschiedenster Geschäftsprozesse verfügen, ist es nahe zu unmöglich diese von Hand zu steuern, zu überwachen und zu organisieren. 

An dieser Stelle kommen ERP-Software-Lösungen ins Spiel. Diese Anwendungen bilden sämtliche Prozesse des Unternehmens digital ab und führen diese auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise lassen sich viele dieser Prozesse deutlich verschlanken, beschleunigen und teilweise sogar gänzlich automatisieren. 

Gleicher Datenstamm im gesamten Unternehmen

Alle Bereiche im Unternehmen arbeiten fortan mit denselben validen Daten, was Fehlerquoten senkt und den Informationsfluss per se beschleunigt. Zudem werden Abteilungsgrenzen überwunden und es entstehen neue, effizientere Prozesse, weil Abteilungen logisch miteinander verbunden werden. 

Technische Seite von ERP-Software

Aufgebaut sind ERP-Systeme zumeist aus verschiedenen Modulen, die miteinander verbunden sind. Diese decken einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. Die gängigsten Module, die sich in modernen ERP-Softwarelösungen finden sind: 

• CRM (Customer-Relationship-Management)
• Produktion
• Lagerverwaltung
• BI (Business Intelligence)
• E-Commerce
• Rechnungswesen
• DMS (Dokumentenmanagement)

Darüber hinaus finden sich jedoch noch viele weitere Module an, die spezifischere Bereiche eines Unternehmens abzudecken vermögen. Auch benötigt nicht jedes Unternehmen die hier aufgeführten Module. Vielmehr gilt es eine ERP-Software zu finden, die genau die Bereiche abdeckt, die wirklich benötigt werden. 

Cloud oder lieber lokal?

Eine entscheidende Frage bei der Suche nach einer geeigneten ERP-Software ist auch die Frage nach dem Speicherort der Lösung. Soll das System lokal auf den eigenen Servern bezogenen werden oder etwa aus der Cloud heraus. 

Beide Arten haben ihre besonderen Vor- und Nachteile gegenüber dem jeweils anderem. Dabei kommt es sehr auf die Begebenheiten des Unternehmens an. Es lässt sich nicht pauschal sagen, was besser oder schlechter, günstiger oder teuer etc. ist. 

Suche nach passender ERP-Software oftmals schwierig

Das gilt letztlich für sämtliche Punkte bei der Auswahl einer ERP-Software. Ob Sie eine bestimmte Funktion wirklich brauchen oder ob die Cloud für Sie die bessere Lösung ist, hängt maßgeblich von der Beschaffenheit Ihres Unternehmens ab. 

Wissen was man braucht

Nur Sie selbst können wissen, was Sie wirklich brauchen und dies gilt es auch im Vorfeld herauszufinden. Es gilt hier, wie so oft, Vorbereitung ist die halbe Miete. In diesem Fall stellt die Vorbereitung auf die Suche einen weit größeren Teil als die eigentliche Suche dar. 

1. Die IST-Analyse

Ganz zu Beginn Ihres ERP-Projektes gilt es eine umfangreiche Evaluation der IST-Situation vorzunehmen. Zentral dabei die Frage, wie läuft die Steuerung, Organisation und Überwachung der Geschäftsprozesse derzeit ab? Welche Ressourcen werden in welcher Menge für welche Prozesse abgestellt. 

Kennzahlen ermitteln

Dies dient grundsätzlich erst einmal dazu festzustellen, wo genau Verbesserungspotential innerhalb des Unternehmens vorherrscht. Dazu werden einige Kennzahlen ermittelt, die Aufschluss über die derzeitige Situation des Unternehmens geben können. 

Ziele formulieren

Anhand der IST-Analyse können dann auch konkrete Ziele formuliert werden, die mit der Einführung einer neuen ERP-Software erreicht werden sollen. Die IST-Analyse hilft nicht nur bei der konkreteren Zielformulierung, sondern ist vor allem für die Erstellung des Lastenheftes unabdingbar. 

2. Das Lastenheft erstellen

Die vorformulierten Ziele aus der IST-Analyse werden nun in einem Lastenheft festgehalten. Das Lastenheft ist Ihr Wegweiser bei der Suche und der späteren Implementierung Ihrer ERP-Software. Darin sind neben vielen Eckdaten zu Ihrem Unternehmen vor allem alle von Ihnen gewünschten und benötigten Funktionen einer ERP-Software enthalten. 

Alle Funktionen priorisieren

Es gilt alle Funktionen hinsichtlich ihrer Wichtigkeit für Ihr Unternehmen zu priorisieren. Je wichtiger und elementarer die Funktion, desto höher dessen Priorität. Ebenso halten Sie im Lastenheft fest, ob die neue Software eher aus der Cloud bezogen werden soll, oder ob für Sie nur eine lokale Lösung in Frage kommt. 

Lastenheft als Navigator

Letztlich halten Sie im Lastenheft alle relevanten Informationen zu Ihrem neuem ERP-System fest. Denn nur wenn Sie selbst wissen, wonach Sie suchen, können Sie sich auf eben jene Suche begeben. Zudem hilft das Lastenheft dem Implementierungspartner letztlich dabei, besser verstehen zu können, was genau Sie vom neuen ERP-System erwarten. 

3. Die Suche starten

Steht Ihr Lastenheft, können Sie mit der Suche starten. Doch nun stellt sich die Frage, wie eigentlich vorgehen? Müssten Sie manuell alle relevanten Systeme auf dem ERP-Markt recherchieren, gingen, ehe Sie eine ansatzweise Übersicht erstellt hätten, Monate ins Land. 

Vergleichsportale nutzen

Daher ist einer der wichtigsten Tipps den wir Ihnen an dieser Stelle mit auf den Weg geben können folgender: Nutzen Sie Vergleichsportale! Auf diesen sind diverse Anbieter mit vielen, teils sehr detaillierten Informationen zu Ihren ERP-Lösungen gelistet. 

ERP-Software miteinander vergleichen

Hier können Sie bequem und übersichtlich entsprechend Ihrer Prioritäten filtern und die Systeme direkt miteinander vergleichen. Auf diese Weise lässt sich die Suche massiv verkürzen und deutlich effektiver gestalten. 

Sie erhalten die Möglichkeit einen großen Teil des Marktes schnell und einfach zu überblicken, ohne dabei Personal für die eigene Recherche abstellen zu müssen. 

4. Die Auswahl treffen

Bei der Suche nach passenden Lösungen hilft Ihnen ihr Lastenheft enorm. Gleichsam kann es vorkommen, dass gleich mehrere Systeme und Anbieter in die engere Auswahl fallen können. Hier greifen dann Faktoren, die nicht Teil Ihres Lastenheftes sind. 

Andere Faktoren berücksichtigen

Die Erfahrung des Systemhauses oder auch die Benutzerfreundlichkeit und das Design der Oberfläche spielen dann auf einmal eine Rolle bei der Entscheidung für oder gegen eine bestimmte ERP-Software. 

Von der Longlist zur Shortlist 

Haben Sie Ihre Longlist von möglichen ERP-Systemen erst einmal zu einer Shortlist gekürzt, gilt es die verbleibenden 3-5 Anbieter für eine Präsentation zu sich einzuladen. Hier können Sie konkrete Fragen zum jeweiligen System stellen und erhalten einen guten Überblick über die Bedienungsfreundlichkeit. 

Software ausgiebig testen und Entscheidung treffen

Auch haben Sie wohlmöglich die Gelegenheit das System einige Tage zu testen. Gleichsam sollten Sie die Entscheidung dann auch nicht all zu lang herauszögern, um die Projektzeit nicht unnötig lang zu gestalten. 

Fazit – Vorbereitung ist mehr als die halbe Miete

Mit einer guten und strukturierten Vorbereitung auf die Suche nach einer geeigneten ERP-Software, lässt sich das gesamte ERP-Projekt deutlich schneller und effizienter gestalten. Im ersten Schritt geht es darum festzustellen, wonach Sie eigentlich suchen. 

Viele Unternehmen implementieren Unternehmenssoftware-System all zu häufig nur aus Innovationsdruck heraus und vergessen dabei die eigenen Begebenheiten. Dabei ist für das Funktionieren derartiger Anwendungen genau das entscheidend. 

Passt die Software nur unzureichend zu den eigenen Bedürfnissen, stellen sich auch die vermeidlichen Vorteile dieser Lösungen oftmals nicht ein und man hat viele Ressourcen umsonst aufgewendet. 

Daher sollten Sie besonderes Augenmerk auf die Vorbereitung legen und genau wissen, was eine ERP-Software für Ihr Unternehmen leisten soll.