Vertrieb im Großhandel

Eine ERP-Software verfügt über eine ganze Reihe von Funktionen speziell für den Vertrieb im Großhandel. Welche das sind, lesen Sie hier.

ERP-Software-Systeme sind heute allgegenwärtig und bilden softwareseitig das Herzstück eines jeden Unternehmens. Zumeist sind die Systeme speziell auf die jeweiligen Branchen in denen Unternehmen ansässig sin, zugeschnitten und verfügen über zahlreiche Funktionen zur Unterstützung der alltäglich anfallenden Geschäftsprozesse. 

So auch für die Branche des Großhandels. Wir wollen uns an dieser Stelle einmal dem Modul der Vertriebssteuerung in einer ERP-Softwarefür den Großhandel widmen und dabei die einzelnen Funktionen genauer untersuchen. 

Doch zunächst einmal gilt es zu klären, was genau eine ERP-Software ist, wo es zum Einsatz kommt, welche Vorteile dieses mit sich bringt und warum ein speziell auf die Branche ausgerichtetes System von Nöten ist. Doch der Reihe nach. 

Inhaltsverzeichnis

• Definition – Was ist eine ERP-Software? 
• Vertriebssteuerung mit dem ERP 
• Angebotserstellung einfach, schnell und direkt 
• Workflows schaffen schnellere Prozessabläufe 
• Anbindung an das Kundenmanagementsystem (CRM) 
• Vertriebscontrolling managen 
• Viele weitere Funktionen für den Vertrieb

Definition – Was ist eine ERP-Software?

ERP steht für Enterprise Ressource Planning und meint im ersten Moment die unternehmerische Aufgabe, alle im Unternehmen vorhandenen Ressourcen bestmöglich einzusetzen. Das betrifft zum einen die vorhandenen Produktionsmittel, die Materialien und auch die Infrastruktur, zum anderen jedoch auch die vorhandenen personellen Ressourcen. Letztlich sollen sämtliche Geschäftsprozesse flächendeckend optimiert und effizienter gestaltet werden. 

Alle Daten an einem zentralen Ort 

Eine ERP-Software übernimmt genau diese Aufgabe. Durch smarte Verbindungen zwischen den einzelnen Geschäftsprozessen, Abteilungen innerhalb des Unternehmens und der Einbeziehung externer Prozesse, bildet die Software alle Geschäftsabläufe digital ab und optimiert diese. Dies geschieht durch Aufdeckung unnötiger Prozessschritte, Optimierung langwieriger Abläufe oder einer Automatisierung einzelner Prozesseschritte, wodurch deutlich schnellere Workflows entstehen. 

Schnellere und sichere Prozesse

Durch die Speicherung aller unternehmensbezogener Daten an einem zentralen Ort wir dafür Sorge getragen, dass alle Beteiligten im Unternehmen mit denselben validen Daten arbeiten. Das macht Prozesse per se schneller und weniger fehleranfällig. Wie wollen uns an dieser Stelle einmal dem Modul der Vertriebssteuerung für Großhandel-ERP-Software-Systeme widmen und schauen, wie die Software dabei hilft Prozesse im Vertrieb zu optimieren.

Vertriebssteuerung mit dem ERP

Ziel des Modules Vertriebssteuerung ist es, den gesamten Vertriebsprozess durchgängig abzubilden und effizient zu steuern. Quasi von der Absatzplanung über die Angebotskalkulation bis hin zur Lieferung soll ein eingängiger und durchlaufender Prozess entwickelt werden. 

Heutzutage bestimmen nicht mehr ausschließlich Qualität und Preis über einen erfolgreichen Vertragsabschluss, viel mehr rückt die gesamte Customers Journey, auch im Großhandel in den Mittelpunkt der Vertriebsstrategie. 

Ansprüche der Kunden stetig gestiegen

Die Kunden erwarten umfangreiche Informationen zum Produkt aber auch zur Lieferung, verlangen nach verschiedenen Zahlungsmöglichkeiten und wollen den Status einer Bestellung live verfolgen. 

Mit einer entsprechenden ERP-Software wird der gesamte Prozess transparent und für die Servicemitarbeiter nachvollziehbar. So können diese etwaigen Anfragen unmittelbar und korrekt beantworten. Auch dies gehört untrennbar zu einem positiven Kundenerlebnis dazu. 

Angebotserstellung einfach, schnell und direkt

Kundenwünsche lassen sich automatisch in konkrete Angebote transferieren. Bereits bei der Anfrage kann das System abgleichen, ob und in welcher Menge eine Ware verfügbar ist, wie lange die Beschaffung dauern würde und errechnet den frühestmöglichen Liefertermin. Ganzgleich ob es sich dabei um Bestandsware, Serienprodukte oder individuell anzupassende Waren auf Kundenwunsch handelt. 

Produkt-Konfiguratoren und Kalkulationen

Bei letzterem unterstützen regelbasierte Kalkulationen und Produktkonfigurationsfunktionen innerhalb des Moduls. Angebote lassen sich dann leicht über spezielle Designfunktionen in das korrekte Format transferieren und werden zudem im zentralen Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt. Auf diese Weise können alle Änderungen am Angebot, die im Nachgang vorgenommen werden, lückenlos zurückverfolgen. 

Workflows schaffen schnellere Prozessabläufe

Mit Workflow-Management-Funktionen werden nicht nur viele Prozesse deutlich beschleunigt, auch die Prozessqualität wird maßgeblich gesteigert. Routineaufgaben, wie die Eingabe von Daten oder die Erstellung von Rechnungen laufen weitestgehend automatisiert ab. 

Bestellungen schneller verarbeiten

Bereits bei der Angebotserstellung helfen die Funktionen dabei dieses in das Formular zu übertragen. Wird dann eine Bestellung vorgenommen, kann diese direkt, unter Berücksichtigung des zuvor erstellen Angebotes mit den entsprechenden Konditionen, in eine entsprechende Rechnung überführt werden. Dadurch wird der gesamt Vertriebsprozess maßgeblich beschleunigt. 

Automationen erleichtern Nachverfolgung

Ebenso können automatisierte Folgeangebote an den Kunden in zuvor festgelegten zeitlichen Abständen automatisch versandt werden. Die erhöht die Verkaufschancen signifikant, da deutlich präziser auf entsprechende Kundenwünsche eingegangen werden kann. An dieser Stelle wird bereits die Verbindung zwischen Vertrieb und Marketing deutlich. Eine ERP-Software schafft grundsätzlich eine Vielzahl derartiger Vernetzungen. 

Anbindung an das Kundenmanagementsystem (CRM)

Eine solche Vernetzung ist beispielsweise jene zum Customer-Relationship-Management System (CRM), welche für Handelsunternehmen von zentraler Bedeutung ist. Ob telefonisch, per Mail oder über den eigenen Onlineshop bestellt wird, sollte für den Kunden keinerlei Unterschied machen. 

Damit dem auch so ist, müssen alle relevanten Daten an einem zentralen Ort zur Verfügung stehen, sodass der Kunde, ganz gleich welchen Kanal er wählt immer mit den gleichen Konditionen rechnen kann. 

Näher am Kunden sein

Um dies zu ermöglichen ist eine Verbindung zum CRM-System unablässig. In diesem werden alle relevanten Daten zu einem Kunden gespeichert und verwaltet. So lassen sich bevorzugte Kanäle des einen Kunden von anderen Kunden abgrenzen, was letztlich wieder dem Vertrieb und dem Marketing dienlich ist. 

Die ERP-Software kann über entsprechende Schnittstellen alle Vertriebskanäle, zu denen auch die diversen Großhandelsplattformen zähen, übersichtlich darstellen, sodass der Vertrieb immer den genauen Überblick über den gesamten Verkauf behält. 

Vertriebscontrolling managen

Mit sogenannten Business-Intelligence-Funktionen zur die Verkaufsplanung und das Vertriebscontrolling kann eine Umsatzsteigerung realisiert werden. Dabei werden bereichsübergreifend und regelmäßig diverse Berichte zu laufenden Analysen erstellt. 

Auf übersichtlichen Dashboards hat das Controlling zudem alle wichtigen Kennzahlen zum Vertrieb im Blick und kann Trends, sowie Ausreißer direkt erkennen. Ebenso lassen sich diverse individualisierbare ad hoc-Analysen durchführen, sodass alle weiteren Detailfragen, die sich für das Vertriebscontrolling ergeben beantwortet werden können.  

Viele weitere Funktionen für den Vertrieb 

Letztlich unterstützt die ERP-Software den Vertrieb auf viele verschiedene Weisen. Über verschiedene Vertriebswege hinweg lassen sich Waren und Dienstleistungen optimal und kundenzentriert verkaufen, ohne dass dabei Verkaufschancen vertan werden. Die ERP-Software verhindert genau dies, indem alle Daten zentral erfasst und in Verbindung mit dem Kundenbeziehungsmanagement gebracht werden. 

Auch Marketing und Kundenservice profitieren

So kann nicht nur der Vertrieb genau sehen, wie es um ein bestimmten Bestellvorgang bestellt ist, vielmehr kann auch das Marketing und der Kundenservice darauf zurückgreifen. Dies garantiert ein allumfassendes Bild im gesamten Unternehmen, welches den Absatz letztlich ansteigen lassen kann. Prozesse werden durchgehend transparenter und vor allem deutlich weniger Fehleranfällig. 

Besonders lohnend kann sich die mobile Version der Vertriebssteuerung herausstellen. Der Außendienst kann einfach von unterwegs auf die entsprechenden Kundendaten zugreifen und neue Kontakte, wie auch Aufträge eintragen. 

Die so eingetragenen Aufträge lassen sich dann ganz einfach und schnell vom Innendienst verarbeiten, sodass für den Kunden keine unnötigen Wartezeiten entstehen. Auch kann der Außendienstler direkt Auskunft darüber geben, zu welchem Liefertermin eine etwaige Bestellung zu realisieren wäre.