Wartung und Instandhaltung mit der ERP-Software

Die Wartung und Instandhaltung müssen in der ERP-Software abgebildet werden können. Wie dies genau aussieht, wollen wir uns einmal genauer ansehen.

Unternehmen aus dem Bereich Wartung und Installation benötigen zur Abdeckung all Ihrer Prozesse entsprechende Funktionen für eben jene Wartung und Instandhaltung von Anlagen, Maschinen usw. Was eine ERP-Software an dieser Stelle bereithält und wie sie bei der Ausführung in der Praxis unterstützt, soll Gegenstand dieses Artikels sein. 

Zuvor werden wir uns mit der allgemeinen Funktionsweise einer ERP-Software beschäftigen, um besser verstehen zu können, wo genau die Funktionen für die Wartung und Instandhaltung zu verorten sind. 

Inhaltsverzeichnis 

• Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 
• Aufbau einer ERP-Software 
• Funktionen für die Wartung und Instandhaltung 
• Fazit: Effizientere Wartung und Instandhaltung mit der ERP-Software

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 

Die Abkürzung ERP beschreibt das sogenannte Enterprise-Resource-Planning. Diese unternehmerische Aufgabe befasst sich mit der effizienten Nutzung aller betrieblichen Ressourcen. Ziel ist es, die Prozesse im Unternehmen so zu gestalten, dass Verschwendungen von Ressourcen so gut es geht vermieden werden. Gleichzeitigt gilt es sicherzustellen, dass jeder Prozess zu jeder Zeit mit den notwendigen Ressourcen versorgt wird. 
Ressourcen sind in diesem Zusammenhang alle dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Betriebsmittel. Das betrifft zum Beispiel: 

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Damit all diese Ressourcen effizient genutzt werden können, bedarf es schlanker und optimierter Prozesse und einer Möglichkeit die Ressourcen auf diese zu planen und zu verteilen. Eine ERP-Software bietet genau diese. Sie bildet sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. 

Auf diese haben dann alle Akteure im Unternehmen Zugriff. Datensilos einzelner Abteilungen werden so aufgebrochen und Informationen schneller und sicherer geteilt. Auch die Prozesse selbst lassen sich deutlich schlanker und abteilungsübergreifend organisieren. Mit der ERP-Software lassen sich alle Abläufe zentral planen, steuern und überwachen.

Gleichzeitig kann jedem Prozess die richtige Menge an Ressourcen zur richtigen Zeit und in der korrekten Beschaffenheit zugewiesen werden. So entgeht man Verschwendungen und kann gleichzeitig sicherstellen, dass der allgemeine Prozessablauf nicht gestört wird. 

Aufbau einer ERP-Software 

Dazu ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes Modul deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und ist über die zentrale Datenbank mit den anderen Modulen verbunden. Zudem verfügt jedes Modul über zahlreiche Funktionen, die die Prozesse in dem jeweiligen Aufgabengebiet unterstützen oder gar automatisieren. Oftmals finden wich Module wie: 

• Business Intelligence
• Customer Relationship Management
• Dokumenten-Management
• Finanzen
• Global Business Management
• Personalwesen 
• Installation und Wartung
• Produktion

Jedes Unternehmen stellt sich seine ERP-Software aus all jenen Modulen zusammen, die es zur Abdeckung der eigenen Prozesse bedarf. Viele ERP-Hersteller haben sich im Laufe der Zeit auf bestimmte Branchen spezialisiert und Ihre ERP-Software auf die Bedürfnisse dieser angepasst. So finden sich für alle Branchen passende ERP-Lösungen am Markt, eben auch für Wartungs- und Installationsunternehmen. 

Funktionen für die Wartung und Instandhaltung 

Ein Fokus in diesen branchenspezifischen ERP-Lösungen für die Installation und Wartung liegt auch den diversen Funktionen für eben die Wartung und Instandhaltung von Anlagen, Maschinen, Fahrzeugen etc. Diesen Funktionen wollen wir uns im Folgenden einmal etwas genauer widmen und klären, wie eine ERP-Software Unternehmen in der Praxis bei Wartungsaufgaben unterstützt. 

Erfassung von Servicevorfällen 

Zu Beginn eines Serviceauftrags muss der jeweilige Servicevorfall erst einmal erfasst werden. Die ERP-Software stellt hierfür verschiedene Möglichkeiten bereit. Kunden haben die Möglichkeit Vorfälle direkt über ein Formular auf der Internetseite oder in einem Kundenportal zu melden. Doch auch telefonisch kann ein Servicevorfall gemeldet werden. 

Durch ein integriertes CRM-System kann direkt bei Kundenanruf die entsprechende Kundenakte aufgerufen werden. Dann kann für den Servicevorfall direkt ein entsprechendes Ticket erstellt und nach verfügbaren Servicemitarbeitern gesucht werden. 

Integriertes Ticketsystem 

Mit einem Ticketsystem lassen sich eingehende Kundenanfragen empfangen, bestätigen, klassifizieren und bearbeiten. Dabei ist es unerheblich, wie die Anfrage beim Unternehmen eingeht. Ob per Telefon, E-Mail oder auch Fax etc. Für jede Anfrage wird ein entsprechendes Ticket erstellt und an die entsprechende Funktionsstelle zur Bearbeitung weitergeleitet. 

Mit einem ganzheitlichen Ticketsystem kann sichergestellt werden, dass keine Kundenanfrage mehr unbeantwortet bleibt oder gar verloren geht. Zudem wird an Hand der Ticketübersicht ersichtlich, welche Kapazitäten bereits gebunden und wo noch welche frei sind. Geht also ein Serviceauftrag ein, wird ein Ticket erstellt und direkt an einen verfügbaren Mitarbeiter weitergeleitet. Hat er dieses abgearbeitet, schließt der das Ticket und die Dienstleistung kann in Rechnung gestellt werden.

Tourenplanung mit Schnittstellen zu Navigationsgeräten 

Für eine optimale Routenplanung der Außendienstmitarbeiter ist eine Schnittstelle zu Navigationsgeräten von großem Vorteil. Das System kann die bestmögliche Route zu den verschiedenen Kunden errechnen und die Daten direkt an das Navigationsgerät des Servicemitarbeiters übermitteln. Ändert sich etwas an der Route, so kann auch dies direkt übermittelt und die Route angepasst werden. 

Anlagen- und Konfigurationsmanagement 

Alle relevanten Daten zu den Service-Objekten lassen sich im System hinterlegen. Von Bedienungsanleitung über Baupläne bis hin zu Stücklisten etc. kann der Servicemitarbeiter bequem von unterwegs aus, alle wichtigen Daten für den Service-Auftrag abrufen. Auch historische Daten stehen ihm dann zur Verfügung.

Es wird direkt ersichtlich, wann Teile zuletzt ausgetauscht, was bei der letzten Wartung überprüft und was bei dieser Wartung getan werden muss. Oft kommt es vor, dass bei der Wartung erkannt wird, dass ein Teil ausgetauscht werden muss. Dank einer Seriennummernverwaltung mit integrierter Seriennummernrecherche kann das betreffende Teil schnell identifiziert und nachbestellt werden. 

Terminverwaltung für Inspektionen und Wartungen 

Viele Wartungen sind bestimmten Zyklen unterworfen. Diese lassen sich mittels einer integrierten Terminverwaltung planen. Wurde ein Teil beispielweise vorzeitig ausgetauscht, so ergibt sich ein verschobener Zyklus, der dann direkt in die Terminplanung übernommen werden kann. Auch bei Ausfall eines Mitarbeiters können seine Termine optimal auf die anderen Mitarbeiter verteilt werden. 

Fazit: Effizientere Wartung und Instandhaltung mit der ERP-Software 

Dank einer ganzheitlichen ERP-Software werden Service- und Wartungsaufträge deutlich effizienter und effektiver bearbeitet. Das System gleicht zu jedem Zeitpunkt alle verfügbaren Daten miteinander ab und erstellt Routen und Terminplanungen. Dadurch werden Außendienstmitarbeiter entlastet und können sich auf die eigentlichen Aufträge konzentrieren. 

Eine ERP-Software für die Installation und Wartung bietet Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten die eigenen Prozesse schlanker zu gestalten und so Ressourcen einzusparen. Wichtig bei der Auswahl einer passenden Lösung ist daher, dass diese optimal zum Unternehmen passt. Branchenspezifische ERP-Lösungen liefern viele Funktionen für die Wartung und Instandhaltung bereits in ihren Standard-Versionen.