Was ist eine Projektverwaltungssoftware?

Mit einer Projektverwaltungssoftware lassen sich Projekte effizienter und strukturierter planen, steuern und überwachen.

Viele Unternehmen arbeiten vollständig oder zumindest in Teilen projektbasiert. Um erfolgreich Projekte umsetzen zu können, bedarf es einer hervorrangen Planung, Steuerung und Organisation des Projektes. Hier stehen vor Allem die Koordination und die Kommunikation zwischen den einzelnen Akteuren im Vordergrund. 

Mit einer Projektmanagementsoftware lassen sich nicht nur einzelnen Arbeitsschritte planen und steuern, sondern gleichzeitigt auch mit den dafür notwendigen Ressourcen versehen. Die Zusammenarbeit wird dadurch massiv verbessert und Projekte deutlich erfolgreicher umgesetzt. Tauchen Sie mit uns ein in die Welt der Projektverwaltungssoftware und entdecken Sie die Möglichkeiten dieser Anwendungen. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist Projektverwaltungssoftware?
• Vorteile
• Funktionen
• Projektverwaltungssoftware und ERP
• Auswahl

Was ist Projektverwaltungssoftware? – Eine Definition

Mit einer Projektverwaltungssoftware haben Unternehmen die Möglichkeit ihre Projekte softwareseitig abzubilden und die Daten auf einer zentralen Datenbank zu kanalisieren. Hier stehen sie allen beteiligten Akteuren gleichermaßen zur Verfügung, was zur Kommunikation und zur Transparenz innerhalb des Projektverlaufs führt. 

Zahlreiche Funktionen innerhalb der Software sorgen für schnellere und effizientere Abläufe und machen so die Projektbearbeitung um ein Vielfaches leichter. Dabei kann die Software entweder auf den hauseigenen Servern betrieben oder auch aus einer Cloud heraus bezogen werden. Gerade letztere Variante erfreut sich zunehmender Beliebtheit, da hier standortunabhängig mit vielen verschiedenen Akteuren online gearbeitet werden kann. 

Dazu wird die Software den Nutzern über das Internet zugänglich gemacht. Die Daten werden dann in Rechenzentren des Cloudbetreibers gespeichert, was eigene Server obsolet macht. Auch muss die Software nicht erst noch angepasst werden. Man erwirbt entsprechend seines Bedarfs Lizenzen und einen bestimmten Funktionsumfang und kann direkt mit der Nutzung der Software starten. 

Selbstverständlich gibt es auch Argumente für eine On-Premises-Variante, vor Allem dann, wenn man die Daten unbedingt im eigenen Haus halten will und man Anpassungen am Quellcode vornehmen möchte, um die eigenen Prozesse genauer darin abbilden zu können. Es hängt maßgeblich von den eigenen Begebenheiten im Unternehmen ab, für welche Variante man sich letztlich entscheidet. 

Vorteile einer Projektverwaltungssoftware

Es gibt viele Gründe für den Einsatz einer Projektverwaltungssoftware. Werfen wir einen Blick auf die Wesentlichsten und stellen dabei den konkreten Nutzen der Anwendung heraus. 

Verbesserte Kommunikation

Alle an einem Projekt beteiligten Akteure greifen auf dasselbe Tool mit denselben Daten zurück. Dadurch wird deutlich mehr Transparenz geschaffen und die Kommunikation wird direkt vereinfacht. Zudem stehen in der Software Kommunikationsmöglichkeiten wie Chats oder auch Kommentarfunktionen bereit, die die Kommunikation innerhalb des Projektteams deutlich vereinfachen. 

Mehr Transparenz

Das Monitoring innerhalb von Projekten wird deutlich verbessert. Alle Akteure stellen ihre Daten in der Software zur Verfügung und zeigen Ihre Fortschritte an. So kann sichergestellt werden, dass alle Stellen im zeitlichen Rahmen liegen und keine Verzögerungen zu erwarten sind. Kommt es doch einmal zu Schwierigkeiten, können diese direkt angezeigt und rechtzeitig nach Lösungen gesucht werden.  

Bessere Planbarkeit

Mit der Projektverwaltungssoftware lassen sich Projekte besser und genauer planen. Dazu können Muster aus vergangenen Projekten herangezogen und angepasst werden. Bereits bei der Kalkulation kann so relativ genau vorhergesagt werden, unter welchen Konditionen ein Projekt umzusetzen ist, welche Kapazitäten dafür bereitstehen und wann das Projekt voraussichtlich abgeschlossen werden kann. 

Effizienter Projektbearbeitung

Die einzelnen Projekte lassen sich in kleinere Projektabschnitte einteilen. Über die Projektverwaltung kann jedem einzelnen Projektschritt die richtige Menge an Ressourcen zugeordnet werden. Auch lassen sich die einzelnen Schritte den jeweiligen Mitarbeitern zuordnen. So weiß jeder genau was er wann zu tun hat und kann sich sicher sein, dafür die notwendigen Ressourcen zur Verfügung zu haben. 

Einfache Projektabrechnung und Nachkalkulation 

Alle in das jeweilige Projekt geflossenen Arbeitsstunden können direkt in der Projektverwaltungssoftware eingetragen und in eine entsprechende Rechnung überführt werden. So lassen sich auch leicht Zwischenrechnungen erstellen und an den Kunden versenden. Gleiches gilt für die benötigten Betriebsmittel. Diese lassen sich direkt verbuchen und als einzelne Posten auf der Rechnung ausweisen. 

Funktionen einer Projektverwaltungssoftware 

Eine Projektverwaltungssoftware enthält je nach Rahmen diverse Funktionen, die zur besseren Planung, Durchführung und Abschlüssen von Projekten beitragen. Dabei können sich die einzelnen Lösungen am Markt durchaus voneinander unterscheiden, vor Allem dann, wenn ihr Fokus auf einer bestimmten Branche liegt. Werfen wir einen Blick auf ein paar wichtige Funktionen einer Projektverwaltungssoftware, wie sie in so gut wie allen Lösungen vorkommen. 

Projektkalkulation 

Anhand vorhergegangener Projekte können neue Aufträge einfach und schnell kalkuliert werden. Dazu sind im System diverse Vorlagen vorhanden und können individuell erstellt werden. Mit diesen müssen dann nur noch die jeweiligen Anforderungen importiert werden und das System errechnet alle wichtigen Rahmenbedingen für das Projekt selbstständig aus. Es können so detailliert Vorhersagen über den Abschlusstermin sowie die Kosten ermittelt werden. 

Chat- und Kommentarfunktionen

Integrierte Chat- und Kommentarfunktionen ermöglichen die Kommunikation innerhalb der Software. Zudem können Mitarbeiter in Teams eingeteilt und bestimmten Chaträumen zugeordnet werden. Hier können sie barrierefrei kommunizieren ohne dass dabei etwas untergeht. Auch lassen sich einzelne Prozessschritte und Dokumente kommentieren und nachverfolgen. So bleiben alle Akteure stets auf dem neusten Stand. 

Arbeitszeiterfassung 

Mitarbeiter haben die Möglichkeit ihre Arbeitszeiten direkt im System einzutragen. So kann genau nachvollzogen werden, wie viele Stunden welchen Mitarbeiters in welches Projekt geflossen sind. Diese lassen sich dann auch unmittelbar mit dem entsprechenden Stundensatz in die Rechnung überführen. 

Fortschrittsüberwachung

Übersichtliche Dashboards sorgen für mehr Transparenz innerhalb einzelner Projekte und über alle laufenden Projekte insgesamt. Oftmals laufen viele verschiedene Projekte parallel ab. Diese lassen sich auf einem Dashboard hinsichtlich ihres Fortschrittes anzeigen. Gerät ein Projekt ins Stocken, so kann das Management direkt einsehen, wo und warum. So können entsprechende Schritte schnell eingeleitet werden, ehe ein Projekt den zeitlichen Rahmen zu sprengen droht. 

Ressourcenplanung 

Jedem einzelnen Projekt lassen sich mit der Software die einzelnen Ressourcen zuordnen. Im Lager vorhandene Artikel werden dann für das Projekt geblockt, fehlende Materialien entsprechend nachbestellt. So kann immer sichergestellt werden, dass alle notwendigen Betriebsmittel für das Projekt zur Verfügung stehen und nicht für andere Prozesse verwendet werden. 

Projektverwaltungssoftware in Kombination mit dem ERP-System

Eine Projektverwaltungssoftware kann als Stand-Alone-Lösung Einzug in ein Unternehmen finden. Das volle Potentiale wird jedoch nur dann ausgeschöpft, wenn die Software in das eigene ERP-System integriert ist. Durch die Integration können die einzelnen Prozesse nochmals deutlich effizienter und optimierter gestaltet werden. 

Die Integration sorgt für die Verbindung zwischen Projektverwaltung und allen anderen Aufgabenbereichen eines Unternehmens wie der Lagerverwaltung, dem Einkauf, dem Personalmanagement und der Buchhaltung. Gerade zu diesen Abteilungen macht eine Verbindung zum Projektmanagement besonders viel Sinn. 

Alle benötigten Artikel können direkt im Lager für das Projekt geblockt werden. Das Lager kann dann die einzelnen Artikel kommissionieren und zum passenden Zeitpunkt am passenden Ort zur Verfügung stellen, ohne dass ein extra Auftrag vom Projektteam ans Lager verschickt werden muss. 

Gleiches gilt für den Einkauf. Fehlen Artikel im Lager, sind jedoch in der Projektkalkulation und -planung vorgesehen, kann aus dieser Diskrepanz direkt ein Auftrag an den Einkauf erstellt werden. Dieser kümmert sich dann um die Bestellung und zeitlich passende Lieferung der Artikel. 

Diese verkürzten Prozesse sind auf allen Ebenen des Unternehmens denkbar. Das macht die Integration des Projektmanagement in das ERP-System letztlich auch so wichtig. 

Auswahl der passenden Projektverwaltungssoftware

Damit Unternehmen vollumfänglich von einer Projektverwaltungssoftware profitieren können, sollte Sie unbedingt auf entsprechende Schnittstellen zu anderen bereits integrierten Systemen achten. Die gewählte Projektverwaltungssoftware sollte unbedingt mit dem eigenen ERP-System kompatibel sein. 

Auch muss darauf geachtet werden, dass alle benötigten Funktionen innerhalb der Projektverwaltungssoftware vorhanden sind, gleichzeitig jedoch nicht zu viele unnötige Funktionen implementiert sind, die für das eigene Unternehmen keine Rolle spielen. Diese machen das System dann unnötig kompliziert und teuer.

Daher gilt es sich zunächst bewusst zu machen, welche Anforderungen man an eine solche Software stellt. Diese welchen in einem Lastenheft festgehalten. Hier werden auch alle weiteren Rahmenbedingungen für die Suche festgehalten, wie zum Beispiel das Budget, der zeitliche Rahmen, die Nutzeranzahl, das bevorzugte Lizenzmodell und auch die benötigten Schnittstellen. 

Mit all diesen Informationen gestaltet sich die Suche nach einer passenden Software dann deutlich einfacher. Vergleichsportale bietet die Möglichkeit eine Vielzahl verschiedener Systeme am Markt direkt miteinander und vergleichen. So gelangt man schnell zu einer kurzen Liste mit möglichen Systemen, die dann genauer unter die Lupe genommen werden können. 

Fazit: Projekte effizienter und strukturierter planen und durchführen

Mit einer Projektverwaltungssoftware haben Unternehmen die Möglichkeit ihren Projekten zu mehr Effizienz, Transparenz und Wirtschaftlichkeit zu verhelfen. Die Software ermöglicht eine strukturiertere Planung, Steuerung und Durchführung von Projekten. Dabei sollte die Projektverwaltungssoftware unbedingt mit dem eigenen ERP-System kompatibel sein. Daraus ergeben sich viele weitere Vorteile. 

Es gilt also die passenden Projektverwaltungssoftware zu finden, die mit dem eigenen ERP-System kompatible ist und gleichzeitig die eigenen funktionalen Ansprüche erfüllt. Mit unserem Vergleichstool haben Sie die Möglichkeit ERP-Systeme mit integriertem Projektmanagement direkt nach Ihren Kriterien zu filtern und miteinander zu vergleichen. So gelangen Sie schnell zu Ihrer passenden Lösung.