4 fundamentale ERP-Features und -Vorteile

Analysen, Automatisierungen, Prozessoptimierungen und Ressourcenplanung: Von diesen ERP-Vorteilen und -Funktionen profitieren alle Branchen und Geschäftsbereiche.

Wer sich etwas näher mit ERP-Software auseinandersetzt wird schnell gewahr, dass der Markt eine ganze Vielfalt unterschiedlicher Systeme bereithält. Vielen Unternehmen fällt daher die Wahl eines geeigneten Systems zunehmend schwer. Eines der wichtigsten Kriterien für die Auswahl eines geeigneten Systems ist der Funktionsumfang. Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit möglichen Funktionen einer ERP-Software auseinandersetzen.

Dabei soll es jedoch nicht um konkrete Features für bestimmte Branchen und Abteilungen gehen. Dazu finden Sie bereits weitere Informationen im Artikel "ERP-Software: Übersicht über die wichtigsten Module". Im Folgenden soll es stattdessen um Funktionen, Vorteile und allgemeine Fähigkeiten einer ERP-Software gehen, von denen die unterschiedlichsten Branchen und Geschäftsbereiche gleichermaßen profitieren - Praxisbeispiele inklusive. 

Inhaltsverzeichnis

• Funktionen einer ERP-Software
• Individuelle Anforderungsprofile
• 1. Automatisierungen
• 2. Analysen 
• 3. Prozessoptimierungen
• 4. Ressourcenplanung 

Spezifische Funktionen einer ERP-Software

Bevor wir allgemeine Funktionen und Vorteile beleuchten, von denen branchen- und geschäftsbereichübergreifend profitiert wird, werfen wir zunächst einen Blick auf konkrete, greifbare Funktionen einer ERP-Software. Letzten Endes müssen sdie Systeme in der Lage sein, Prozesse aller Unternehmensbereiche und Abteilungen abzubilden. Viele dieser Prozesse sind zudem hoch komplex und involvieren weitaus mehr als einen separaten Geschäftsbereich. 

Module einer ERP-Software

Innerhalb der ERP-Software gibt es meist unterschiedliche Teilbereiche, die sich speziell mit den Aufgaben eines bestimmten Geschäftsbereiches auseinandersetzen. In manchen Fällen werden diese Bereiche auch als Module bezeichnet. Auf diese Weise ist ERP-Software bzw. ihre unterschiedlichen Teilbereiche mit Funktionen ausgestattet, die für die Arbeit in der jeweiligen Abteilung relevant sind. Beispiele für die abzudeckenden Teilbereiche sind: 

• Beschaffung/ Einkauf,  
• Business Intelligence (BI), 
• Controlling, 
• CRM inkl. Vertrieb, Marketing und Kundenservice, 
• globale Geschäftsführung, 
• Finanz- und Rechnungswesen, 
• Lagerverwaltung, 
• Personalwesen / HRM, 
• Produktion,
• Projektmanagement und
• Warenwirtschaft. 

Für die allermeisten dieser Funktionen bzw. Module finden Sie dedizierte Themenseiten auf unserer Website. Zudem haben erhalten Sie über die Branchenübersicht genauere Informationen über jene Funktionen, auf die es in Unternehmen Ihres Sektors ankommt. 

Denn nicht jedes Unternehmen benötigt Funktionen aus jedem Teilbereich. So profitiert ein reines Handelsunternehmen beispielsweise nicht von einer ERP-Software mit diversen Produktionsfunktionen.

Individuelle Anforderungsprofile

Aus diesem Grund lässt sich kaum pauschalisieren, über welche Geschäftsbereich-spezifischen Funktionen adäquates ERP-Software verfügen sollte. Letztlich sind die Anforderungsprofile von Unternehmen so individuell wie die Unternehmen selbst. 

Funktionsarten

Daher wollen wir an dieser Stelle den Schwerpunkt nicht auf konkrete Funktionen legen, die einem bestimmten Geschäftsbereich zu Gute kommen. Unternehmen, die nicht über diesen Geschäftsbereich verfügen, nutzen entsprechende Funktionen wenig. Vielmehr wollen wir uns an dem konkreten Nutzen verschiedener Funktionskategorien orientieren, von dem potenziell diverse Geschäftsbereiche profitieren können. Ein Beispiel dafür sind Funktionen, die Prozesse oder bestimmte Teile von ihnen automatisieren. 

1. Automatisierungen

Inwiefern Unternehmen von Automatisierungen profitieren, liegt auf der Hand. Läuft ein Vorgang automatisch ab, werden keine personellen Ressourcen für dessen Durchführung benötigt. Mitarbeiter können sich stattdessen anderen, potenziell gewinnbringenderen Aufgaben zuwenden. 

Beispiele aus der Praxis

Ein Beispiel für einen Prozess, der mittels ERP-Software automatisiert werden kann, findet sich im Bereich der Beschaffung. Innerhalb einer vollintegrierten ERP-Software können unter anderem Lagerbestände verwaltet werden. Unternehmen haben oftmals die Möglichkeit, innerhalb des Systems einen Schwellenwert für bestimmte Ware zu definieren. 

Fällt der Bestand unter diesen Schwellenwert, kommt es zu einer automatisierten Nachbestellung bei einem zuvor definierten Lieferanten. Je nach System und Einstellung kann dieser Prozess nahezu in Gänze automatisiert werden oder an mehreren Stellen noch manuelle Eingriffe erfordern. Auf diese Weise können auch administrative Routineaufgaben vieler anderen Bereiche automatisiert werden. Von einfachen Autofill-Funktionen bis hin zu vollständig automatisierten Bestellvorgängen sparen Unternehmen so im Tagesgeschäft wertvolle Zeit. 

Abbildung 1: Umfassende Analysen mit aussagekräftigen KPIs verhelfen Unternehmen zu wertvollen Erkenntnissen; egal ob im Bereich BI über den eigenen Betrieb oder im CRM über die Bedürfnisse der Kunden. 

2. Analysen

Weitere, wichtige Funktionen stellen im ERP-System Methoden zur Analyse dar. Als Herzstück der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur liegen im ERP-System sämtliche geschäftsrelevanten Daten. Diese können mit diversen Funktionen analysiert werden, um Unternehmen einen Überblick über die aktuelle Situation zu verschaffen. 

Analysen in der Praxis

Beispielsweise im Controlling sind Analysen von besonderer Bedeutung. Controller treffen strategisch relevante Entscheidungen darüber, welchen Bereichen welche finanziellen Mittel zur Verfügung gestellt werden. Sie können beispielsweise durch die Verwendung von Kennzahlen und OLAP-Analysen fundierte Entscheidungen getroffen werden. 

Analysefunktionen können unternehmensweit vielen Geschäftsbereichen zu Gute kommen. Beispielsweise orientieren sich viele Vertriebler zur Erreichung der Vertriebsziele an Kennzahlen. Doch auch im Marketing sind Analysen von besonderer Relevanz. Sie helfen Unternehmen, Entwicklungen in Kundenpräferenzen sowie im gesamten Markt besser zu erfassen und zu verstehen.

3. Prozessoptimierungen

Grundlage der Prozessoptimierung ist die Niederlegung des klassischen „Abteilungsdenkens“. Geschäftsbereiche dürfen nicht isoliert sondern als Teil eines Prozessablaufes betrachtet werden. Es geht darum, den gesamten Prozess zu optimieren. 

Prozessoptimierungen in der ERP-Software

Als abteilungsübergreifendes Verbindungsstück eignet sich eine ERP-Software optimal zur Optimierung von Prozessen. Tatsächlich ist eine ganzheitliche Optimierung komplexer Geschäftsprozesse ohne softwareseitige Unterstützung heutzutage nicht mehr denkbar. 

Zunächst muss im Rahmen einer Prozessanalyse der IST-Zustand eines Prozesses erfasst werden. ERP-Software bietet dafür meist diverse Möglichkeiten zur Prozessmodellierung. Um nun den IST-Zustand zu quantifizieren, kommen wieder Kennzahlen (KPIs) zum Einsatz. Anhand dieser KPIs wird die Leistungsfähigkeit bzw. Qualität bestehender Prozesse bewertet. 

Anhand dieser Prozessbeschreibung lässt sich dann innerhalb der Software ein sogenanntes Prozessogramm – auch Prozesslandkarte genannt – erstellen. Diese Landkarte dient nun als Bezugsbasis für die Durchführung von Optimierungen. 

Prozessoptimierung in der Praxis

Auf diese Weise können gezielt ineffiziente Prozesse identifiziert und optimiert werden. Dies betrifft sowohl abteilungsinterne als auch abteilungsübergreifende Prozesse. Durch die fortlaufende Pozessoptimierung bestehender Workflows in der ERP-Software können Unternehmen so wertvolle Ressourcen in den unterschiedlichsten Bereichen einsparen. Diese können dann wiederum an anderer Stelle zielführend eingesetzt werden. 

Aus Prozessoptimierungen resultiert somit auch der optimierte Einsatz von Ressourcen. 

4. Ressourcenplanung 

Wer an ERP denkt, bringt dies häufig zunächst einmal mit Warenwirtschaft in Verbindung. So wird beispielsweise eine ERP-Software für den Handel häufig auch als Warenwirtschaftssystem bezeichnet. Während zu den Kernfunktionen einer ERP-Software selbstverständlich auch die Abbildung von Warenströmen zählt, kann die Ressourcenplanung im Unternehmen weitaus vielfältigere Ausmaße annehmen.

Der Begriff "Ressourcen" 

Abhängig ist dies auch von der Definition bzw. dem Verständnis des Begriffs "Ressourcen". Aus betriebswirtschaftlicher Sicht werden hierunter materielle wie auch immateriellen Güter bezeichnet: Von Betriebsmitteln über finanzielle und natürliche Ressourcen bis hin zur Belegschaft. All diese Ressourcen lassen sich mithilfe einer ERP-Software grundsätzlich vollumfänglich planen. Der jeweilige Funktionsumfang variiert dabei jedoch von System zu System auch innerhalb von Modulen teils stark. Ein enger Austausch mit potenziellen Anbietern ist daher essenziell, um Missverständnisse zu vermeiden. 

TL;DR: Eine kurze Zusammenfassung 

Es lässt sich festhalten, dass unterschiedliche Unternehmen von jeweils anderer ERP-Funktionen profitieren. So ziehen manche Unternehmen einen besonders großen Nutzen aus ERP-Software mit einem extensiven Funktionsumfang im Bereich der Beschaffung. Für andere Unternehmen hat die Beschaffung aus strategischer Sicht einen vergleichsweise geringen Stellenwert. Aus diesem Grund lässt sich nicht pauschalisieren, über welche konkreten Funktionen bzw. Module eine ERP-Software in jedem Fall verfügen sollte. 

Wichtige Funktionskategorien

Funktionen lassen sich jedoch in grundlegende Funktionskategorien gliedern, von denen nahezu alle Geschäftsbereiche und somit auch eine Vielzahl unterschiedlicher Unternehmen profitieren. Hierbei handelt es sich unter anderem um:

1. Automatisierungen, 
2. Analysen, 
3. Prozessoptimierungen und 
4. Ressourcenplanung. 

Inwieweit Funktionen einer einzelnen Kategorie im ERP-System verfügbar sind, kann je nach System stark variieren. Aus diesem Grund sollten sich Unternehmen zunächst bewusst machen, was im Detail durch die Einführung einer neuen ERP-Software erreicht werden soll. Auf Basis dieser definierten Ziele kann dann eine Vorauswahl getroffen werden. 

Letztlich sollten sich Unternehmen vor einer endgültigen Entscheidung immer mit dem jeweiligen Anbieter beraten und diesem mit dem eigenen Anforderungsprofil vertraut machen. Auf diese Weise stellen Unternehmen sicher, ein für sie geeignetes System mit entsprechend benötigten Funktionen auszuwählen.