Ein ERP-System für den öffentlichen Sektor

In dieser Reihe werden wir uns anschauen, worauf wir bei der Implementierung eines branchenspezifischen ERP-Systems für den öffentlichen Sektor achten müssen.

Der öffentliche Sektor ist eine Sammelbezeichnung für alle Behörden und halbstaatlichen Einrichtungen. Da die Aufgaben dieser Instanzen so unterschiedlich sind, wie Verteidigung, Bildung und Verwaltung, sind auch die Bedürfnisse eines ERP-Systems sehr unterschiedlich. Es ist daher nicht einfach anzugeben, welche Funktionalitäten Sie benötigen. Dennoch gibt es eine Reihe gemeinsamer Probleme, die spezifisch für den öffentlichen Sektor sind. Diese Probleme und die Notwendigkeit, einen spezialisierten ERP-Lieferanten zu finden, werden in diesem Artikel diskutiert.

Inhaltsverzeichnis 

• Entscheidungsfindung im öffentlichen Sektor
• Spardruck führt zu riskanten Implementierungen
• Berücksichtigen Sie die Regierungsziele
• Balance zwischen Sicherheit und Verarbeitbarkeit
• ERP-Parteien mit einer spezifischen Lösung für den öffentlichen Sektor

Entscheidungsfindung im öffentlichen Sektor

Bei IKT-Projekten im öffentlichen Sektor treten oft Probleme auf, weil zu viele Menschen beteiligt sind. Der Professor für politische Informationstechnologie, Hans Mulder, formulierte dies klar während einer Untersuchung von IKT-Projekten innerhalb der Regierung.

"Wenn es unter den Top-Ten-Gründen Gründe gibt, warum Projekte scheitern, werden sich die ersten drei auf menschliches Verschulden und nicht auf die Technologie selbst beziehen".

Je mehr Leute an einer ERP-Implementierung beteiligt sind, desto schneller wird es zu Missverständnissen kommen. Es sind oft die größten Projekte, die schief gehen. Dies wird dann sofort in den Medien verbreiten, was den Eindruck erweckt, dass alle IKT-Projekte des öffentlichen Sektors scheitern. Kleinere Projekte, beispielsweise in Provinzen und Gemeinden, sind viel erfolgreicher.

Der Entscheidungsprozess unterscheidet sich stark vom kommerziellen Sektor. Hier sind weniger Menschen involviert und diese sind oft in hohem Maße kompetent. Es hilft, wenn ein ERP-Lieferant an die Prozesse im öffentlichen Sektor gewöhnt ist. Er sollte sich damit auskennen und gut damit umgehen können. Dies verbessert die Zusammenarbeit und minimiert Kommunikationsprobleme.

Spardruck führt zu riskanten Implementierungen

Bei ERP-Implementierungen in Regierungsinstitutionen wird oft ein riskanter Ansatz gewählt. Dies ist auf den starken Wunsch zurückzuführen, das Projekt innerhalb der festgelegten Zeit und des Budgets abzuschließen. Es wird dann entschieden, weniger ausgiebig zu testen und das System auf einmal auszurollen. Dies wird als "Big Bang" -Implementierung bezeichnet.

Die Testphase während einer Implementierung ist jedoch entscheidend. Hier können Fehler festgestellt werden, die sonst zu größeren Schäden führen. Partner mit Erfahrung im öffentlichen Sektor sind mit diesem Problem vertraut. Sie können diese Arten von Risiken besser gegen Ihren Wunsch abwägen, ein Projekt rechtzeitig und innerhalb des Budgets abzuschließen.

Berücksichtigen Sie die Regierungsziele

ERP-Anbieter, die sich auf den öffentlichen Sektor spezialisiert haben, behalten die neuesten politischen Entwicklungen im Auge. Nehmen wir einmal die ehrgeizigen Ziele für die Digitalisierung von Daten bei staatlichen Einrichtungen in Belgien. Sobald eine solche Absicht ausgesprochen wird, gehen die Spezialisten selbst an die Arbeit, um ihr System darauf vorzubereiten.

Eine solche Entwicklung ist bei Anbietern von generischer ERP-Software weniger häufig. Denn spezialisierte Anbieter haben eindeutig Skaleneffekte. Aufgrund ihres großen Portfolios an Unternehmen im öffentlichen Sektor können Entwicklungskosten leicht zurückerlangt werden. Davon profitieren auch Sie als Kunde. Es stellt sicher, dass Ihnen neue Funktionen ohne viel Anpassung zur Verfügung stehen.

Balance zwischen Sicherheit und Verarbeitbarkeit

Die Bedenken bezüglich der Datensicherheit nehmen ständig zu. Staatliche Institutionen sollten darauf ganz besonders achten. Eine Schwachstelle ist immer ärgerlich, aber es ist besonders schmerzhaft, wenn es um persönliche Informationen über Bürger geht. Zu viel Angst vor Datensicherheit führt jedoch zu unerwünschten Situationen. Als Ende 2014 vertrauliche polizeiliche Ermittlungen in den Niederlanden an die Öffentlichkeit kamen, waren Cyber-Sicherheitsexperten nicht überrascht.

Dies lag nicht daran, dass die Systeme schlecht gesichert waren. Im Gegenteil, die Sicherheitsmaßnahmen haben die Systeme und Protokolle so kompliziert gemacht, dass es schwierig war, damit zu arbeiten. Die Benutzer erarbeiteten daher Umgehungen und speicherten Daten an alternativen (schlecht gesicherten) Standorten.

Sicherheitsmaßnahmen vs. Usability

Es ist wichtig zu prüfen, wie sich Sicherheitsmaßnahmen auf die Benutzerfreundlichkeit auswirken. Je strenger die Regeln sind, desto größer ist die Versuchung, alternative Methoden zu entwickeln. Ein Partner mit Erfahrung im öffentlichen Sektor kann Sie beraten, wie weit Sie gehen können. Einzigartige, komplexe und nicht standardisierte IKT-Landschaften.

Viele IKT-Systeme in öffentlichen Einrichtungen sind relativ alt. Sie stammen aus einer Zeit, als Datenstrukturen nicht gut durchdacht waren. Dies führt zu Problemen, wenn die Behörden zu einem übergreifenden ERP-System wechseln wollen. Berater begegnen oft einer vielfältigen, komplexen und weniger standardisierten IKT-Landschaft.

Mangelnde Standardisierung 

Dies macht es schwierig zu analysieren, welche Probleme während einer Implementierung überwunden werden müssen. Zunächst müssen alle vorhandenen Daten standardisiert werden. Daten werden oft in allerlei Dateitypen, an verschiedenen Orten und in verschiedenen Systemen gespeichert. Dies galt auch für die Implementierung eines ERP-Systems bei Defence Netherlands. Dies endete mit einem Fiasko, hauptsächlich weil die Standardisierung der Daten viel mehr Zeit und Geld kostete als erwartet. Diese Art von Geschäft wird oft von Parteien mit wenig Erfahrung im öffentlichen Sektor unterschätzt. Dies kann zu großen Budgetüberschreitungen führen.

ERP-Anbieter im öffentlichen Sektor

Es ist klar, dass Sie einen guten Partner brauchen, der Erfahrung mit der Implementierung im öffentlichen Sektor hat. Entscheiden Sie sich also nicht nur für die Software selbst, sondern auch für einen Anbieter mit Erfahrung in der Branche. Ein Partner, der Herausforderungen zu akzeptieren und zu bewältigen weiß.

Aber wo finden Sie diese Anbieter? Und wie treffen Sie die richtige Entscheidung? Das hängt natürlich davon ab, welche Funktionalitäten Sie wünschen, wie hoch Ihr Budget ist, wie viel Anpassung Sie benötigen und ob Sie sich für Cloud oder On-Premises entscheiden.