CMMS- & CAFM-Systeme für die Instandhaltung

Wir beleuchten die Rolle des Computerized Maintenance Managements und des Computer Aided Facility Managements im Bereich der Instandhaltung.

Bauwerke unterliegen der Alterung und dem Verschleiß. Um ihr fortwährendes Bestehen zu gewährleisten, müssen aus diesem Grund von Zeit zu Zeit Instandhaltungsmaßnahmen ergriffen werden. Im Bereich des Instandhaltungsmanagements kommen gesonderte Softwarelösungen oder Module zum Einsatz.

Diese sind in manchen Fällen bereits in entsprechende ERP-Tools integriert oder lassen sich über Schnittstellen anbinden. Gängige Tools für ein ganzheitliches Instandhaltungsmanagement CAFM-Systeme und CMMS-Software. Im Folgenden befassen wir uns mit der Funktion dieser Lösungen im Baugewerbe und im Allgemeinen; auch in Zusammenhang mit dem ERP.

Inhaltsverzeichnis

• Instandhaltungsmanagement
• CAFM-Systeme
• CMMS-Software

Was ist das Instandhaltungsmanagement?

Der Begriff der Instandhaltung wird nach DIN 31051 definiert. Tatsächlich handelt es sich um einen Oberbegriff für Inspektion, Wartung, Instandsetzung und Verbesserung. Ziel des Instandhaltungsmanagements ist die Bewahrung und Wiederherstellung des ursprünglichen Gebäudezustands.

Maßgebend ist hier ein Vergleich zwischen Ist- und Sollzustand. Der Ist-Zustand wird im Rahmen der Inspektion durch den Inhaber oder einen entsprechenden Fachmann festgestellt. Aus diesem Grund sind regelmäßig durchgeführte Inspektionen unabdingbar, um den ursprünglichen Gebäudezustand möglichst lange beizubehalten.

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Was ist ein CAFM-System?

CAFM ist die Abkürzung für Computer Aided Facility Management. Mittlerweile wird der Ausdruck Facility Management oder Facilitymanagement auch im deutschen Sprachgebrauch verwendet. Hierbei handelt es sich um nichts anderes als das Gebäudemanagement bzw. die Liegenschaftsverwaltung. CAFM-Systeme sind somit computergestützte Gebäudemanagement-Systeme. Sie kommen zunehmend zur Abbildung und Optimierung von Facility Management Prozessen zum Einsatz. 

CAFM-Software erleichtert das Instandhaltungsmanagement

CAFM-Systeme erleichtern Prozesse des Instandhaltungsmanagement maßgeblich. Sie sorgen für einen lückenlosen Informationsfluss und decken von der Inspektion bis zur Verbesserung alle relevanten Prozesse des Instandhaltungsmanagements ab. Wenn beispielsweise der Gebäudenutzer im Rahmen einer Inspektion einen Defekt feststellt, kann er diesen im System hinterlegen.

Dieser Defekt wird dem zuständigen Unternehmen im System als Reparaturauftrag angezeigt. Dieser Reparaturauftrag kann dann von zuständigen Bereich eingesehen und bearbeitet werden. CAFM-Systeme ermöglichen in der Regel auch eine Priorisierung der Aufträge. Sie können entweder in chronologischer Reihenfolge angezeigt oder auch nach Dringlichkeit gefiltert werden. 

Auftragsverwaltung im Instandhaltungsmanagement

Zudem verfügen CAFM-Systeme über eine Auftragsverfolgung. Wurde der Auftrag nach einer bestimmten Zeit noch nicht als erledigt markiert, legt ihn das System automatisch dem entsprechenden Fachbereich erneut vor. 

So werden Mitarbeiter an die Erledigung des Auftrags erinnert, bevor es zu einer Eskalation kommt. Wurde der Auftrag erfolgreich abgeschlossen, wird er im System als erledigt vermerkt. Das System sendet dann automatisch eine entsprechende Erledigungsmeldung an den Auftraggeber.

Die Relevanz von Schnittstellen

Dies kann beispielsweise via E-Mail über eine entsprechende Office- oder CRM-Schnittstelle erfolgen. Besteht eine Schnittstelle zur firmeneigenen ERP-Software, können beispielsweise die aufgewendeten Materialien für den Einsatz direkt angepasst werden. Es wird deutlich, dass integrierte CAFM-Systeme das Instandhaltungsmanagement auf allen Ebenen erleichtern können.

Durch eine ERP-Anbindung gewährleistet das Unternehmen einen lückenlosen, firmenübergreifenden Informationsfluss. Entsprechende Schnittstellen zu E-Mail-Programmen erhöhen zudem die Qualität des Kundenservice und somit auch die Kundenzufriedenheit. 

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Was ist eine CMMS-Software?

CMMS ist die Abkürzung für Computerized Maintenance Management System. Hierbei handelt es sich um eine Software bzw. ein System zur Wartung von Gebäuden oder technischen Anlagen.   

Auch im Baugewerbe gewinnen Gesetze und Verordnungen an Relevanz. CMMS-Software kann Unternehmen bei der regelkonformen bzw. rechtssicheren Durchführung von Wartungsarbeiten maßgeblich unterstützen. Im Folgenden sollen einmal die fünf wichtigsten Funktionen einer CMMS-Software aufgeführt und näher erörtert. 

Bild: Maintenance Team bei der Instandhaltung 

1. Auftragszuweisung, Ressourcen- und Szenario-Planung mit dem CMMS

Aufträge für Wartungsarbeiten können mithilfe des CMMS erteilt, zusammengelegt, aufgeteilt oder auch zurückgestellt werden. In einigen Systemen bedarf es dafür lediglich der Nutzung der Drag & Drop Funktion. 

Das System errechnet dann in Echtzeit die Auswirkungen der Veränderung auf Workloads der entsprechenden Mitarbeiter sowie auf die Kosten des Auftrags. Durch eine Anbindung an das firmeneigene ERP-Programm werden entsprechende Änderungen auch an dieser Stelle automatisch verbucht. 

Auch in der Ressourcenplanung sorgen CMM-Systeme für Effizienz. Unter Berücksichtigung von individuellen Kompetenzen, Arbeitsbelastung und Verfügbarkeit können einzelnen Mitarbeitern oder erstellten Teams geeignete Aufträge zugewiesen werden. 

2. Auftragsverwaltung mit dem CMMS

CMMS-Systeme verfügen häufig über eine Volltextsuche mit zusätzlichen Filterkriterien, welche die Auftragsverwaltung im System maßgeblich erleichtert. Zuständige Mitarbeiter können so jederzeit nach geplanten, offenen oder abgeschlossenen Wartungsaufträgen filtern. Auftragseigenschaften (bspw. Status, verwendete Materialien, Folgemaßnahmen, geplantes Budget, tatsächliche Kosten und effektive Arbeitszeit) sind so direkt im System ersichtlich.

3. Das CMMS gewährleistet Sicherheit im Instandhaltungsmanagement

Instandhaltungsmanagement spielt eine große Rolle im Bauwesen, was nicht zuletzt auch auf den Sicherheitsaspekt zurückzuführen ist. Werden Gebäude unzureichend gewartet, kann dies im schlimmsten Fall zu Unfällen oder gesundheitlichen Problemen – beispielsweise durch Schimmelbefall – kommen. Instandhaltungsmaßnahmen sind mit einem gewissen Risiko verbunden und müssen sicher und ordnungsgemäß durchgeführt werden.

Geeignete CMMS-Software unterstützt Unternehmen dabei bei der Einhaltung von Arbeitssicherheits- und Gesundheitsschutzvorschriften. Rechtskonforme Arbeitsabläufe werden von dem System standardisiert bereitgestellt. Zudem werden auch eine ordnungsgemäße Dokumentation und entsprechende Checklisten bereitgestellt. 

4. CMMS als leistungsstarke Analysetools

Über übersichtliche Dashboards und umfassende Analysen lassen sich Chancen für Kosteneinsparungen und anderweitige Verbesserungen identifizieren. Zudem lässt sich die Effizienz der Abläufe mit vordefinierten Key Performance Indikatoren (KPIs) messen und entsprechend optimieren. 

Auch die Leistung von Anbietern kann im CMMS überwacht werden. So hat das Unternehmen einen genauen Überblick darüber, ob vertraglich vereinbarte Service Level Agreements – kurz SLAs – eingehalten werden. 

5. Instandhaltungsmanagement mit mobilen Lösungen

Im Instandhaltungsmanagement ist der Einsatz mobil verfügbarer Lösungen geradezu unabdingbar. Maintenance Teams müssen in der Lage sein, Aufträge im Einsatz vor Ort abzurufen und Details einzusehen. So können beispielsweise konkrete Arbeitsanweisungen oder spezielle Gegebenheiten direkt eingesehen werden. 

Auch können Mitarbeiter im Außendienst direkt die Arbeitszeit und den Materialaufwand im System verbuchen. So kommt es nicht zu Ungenauigkeiten und Abweichungen, die bei einer nachträglichen Datenpflege schnell eintreten können. 

Fazit

Moderne Systeme können Prozesse des Instandhaltungsmanagements nachhaltig optimieren. Durch eine Anbindung zu bestehenden ERP-Systemen wird zudem ein lückenloser Austausch von gewährleistet. Die doppelte Datenpflege wird somit redundant und die Transparenz von Arbeitsabläufen maßgeblich erhöht.