Auftragsverwaltungssoftware: Das Auftragsmanagement im Bau

Die Bearbeitung konkreter Arbeitsaufträge ist im Bausektor elementar und muss so effizient wie möglich gestaltet werden. ERP unterstützt Unternehmen dabei.

Bei der Auftragsbearbeitung gilt es, die konkreten Arbeitsaufträge, die sich aus einem Projekt ergeben, effizient abzuwickeln. So wird die Auftragsbearbeitung zur Kernfunktion aller Bauunternehmen. Mit einer geeigneten Software können sämtliche Prozessschritte zur Bearbeitung der Arbeitsaufträge detailliert abgebildet und effizienter gestaltet werden. 

Wir wollen an dieser Stelle einmal genau aufzeigen, was ERP-Software für die Auftragsbearbeitung zu leisten im Stande sind. Dabei wollen wir Ihnen nicht nur einzelne Funktionen näherbringen, sondern auch den konkreten Nutzen für Bauunternehmen herausstellen.

Inhaltsverzeichnis

• Auftragsbearbeitung: Definition
• Angebotserstellung
• Arbeitsauftrag erfassen
• Materialbeschaffung
• Kollaboration
• BIM
• Auswertung

Was ist die Auftragsbearbeitung?

Die Auftragsbearbeitung von Arbeitsaufträgen versteht sich als Teil der gesamten Auftragsabwicklung. Nach der Angebotserstellung geht es an die systematische Auftragsbearbeitung. Dabei dient die Auftragsbearbeitung, neben der Angebotserstellung, der gesamten Kontrolle, Steuerung und Planung des Güterflusses innerhalb eines jeweiligen Auftrages. 

Nach der konkreten Angebotserstellung mit einem Leistungsangebot an den Kunden, beginnt der nächste Schritt. Eben jener der Auftragsbearbeitung, der durch Erteilung des Arbeitsauftrags durch den Kunden eingeleitet wird. Je nach Arbeitsauftrag können in der Auftragsbearbeitung verschiedenste Tätigkeiten beinhaltet sein, wie z.B.:

• Arbeitsplanung- und steuerung,
• Bonitätsprüfung,
• Materialbeschaffung,
• Fakturierung,
• Produktion von Bauteilen,
• Montage und
• Umsetzung des Bauvorhabens.

Das ERP als Auftragsmanagement-Software

Werfen wir nun also einen Blick auf ein paar konkrete Funktionen eines ERP-Systems zur Auftragsbearbeitung. Der Vollständigkeit halber beginnen wir, auch wenn definitorisch kein Teil der Auftragsbearbeitung, mit der Angebotserstellung. 

Angebotserstellung

Wer sich am Markt langfristig durchsetzen will, muss mehr als nur vermeidlich attraktive Angebote erstellen. Vielmehr geht es darum sich über die Zeit einen exzellenten Ruf aufzubauen, der sich aus Preis, Qualität, Termintreue, Flexibilität und Serviceleistung zusammensetzt. Dennoch ist das Angebot wie eine Visitenkarte, mit der es zu überzeugen gilt. 

Gleichsam will man nicht all zu viel Arbeit in die Angebotserstellung investieren, um nicht unnötig Ressourcen zu verschwenden, wenn man den Zuschlag nicht erhält. Mit der ERP-Software lassen sich Angebote direkt in der Software erstellen. Dazu kann einfach auf den Produktkatalog bzw. Leistungspauschalen zugegriffen werden. 

Individuelle Anpassungen

Auch lassen sich individuelle Produkte und Leistungen einfach und schnell erstellen und Preis- und Zahlungsbedingungen anpassen. Mit historischen Daten lassen sich die Angebote auf Vollständigkeit überprüfen und hinsichtlich des Aufwands bewerten. 

Auf diese Weise lassen sich Angebote einfach und schnell ohne großen Aufwand erstellen, sodass nicht allzu viel Arbeit an dieser Stelle investiert werden muss, ohne einen Qualitätsverlust im Angebot in Kauf nehmen zu müssen. 

Arbeitsauftrag erfassen und bearbeiten

Entscheidet sich ein Kunde für Ihr Angebot, so erhält man den konkreten Arbeitsauftrag am besten digital. Einige ERP-Systeme sind in der Lage über Schnittstellen mit dem System des Kunden zu kommunizieren. Andere haben hingegen bereits ganze Marktplätze geschaffen, um die Korrespondenzen und Anfragen bzw. Angebote mit Anbietern über ein dediziertes Netzwerk abzuwickeln.

Alternativ lässt sich das Angebot natürlich auch konventionell über eine E-Mail-Schnittstelle im System hinterlegen. So kann das Angebot einfach übertragen werden und das ERP-System schickt eine entsprechende Benachrichtigung. 

Abbildung 1: Über eine mobil-nutzbare Software können Mitarbeiter standortunabhängig auf eingehende Aufträge zugreifen. 

Zusammenspiel mit der Warenwirtschaft

Die ERP-Software kann überdies hinaus die jeweils notwendig werdenden Materialien mit dem Lagerbestand abgleichen und entsprechende Bestelllisten erstellen. Dabei übergibt das Programm dann den Auftrag an die Warenwirtschaft. Doch auch wenn keine solche Anbindung an das System des Kunden möglich ist, können per E-Mail eingehende Aufträge schnell und einfach in das ERP übertragen werden. 

Materialbeschaffung mit System

Das ERP-System prüft, wie zuvor schon aufgezeigt, welche Waren sich derzeit noch auf Lager befinden. Diese werden dann automatisch aus dem Lager abgebucht und der Bestand entsprechend nach unten korrigiert. Alle Materialien werden dann einfach auf einer Liste zusammen mit deren Lagerort und der entsprechenden Menge zusammengetragen und können rausgesucht werden. 

Die Lagerverwaltung

Für fehlende Materialien werden dann einfach Bestellungen vom System angefertigt, die final noch vom zuständigen Mitarbeiter geprüft werden müssen. In vielen Lagern ist es heute schon Alltag, dass sobald ein Artikel den Mindestbestand erreich, automatisch nachbestellt wird.

Das System durchforstet Großhandelsplattformen nach dem besten Preis und den nötigen Lieferterminen und bestellt alles notwendige. Bauunternehmen benötigen die Materialien jedoch nicht zwangsläufig auf dem eigenen Betriebsgelände, als viel mehr zu einem bestimmten Zeitpunkt auf der jeweiligen Baustelle.

Oftmals bieten diese nicht unbegrenzte Lagermöglichkeiten, weshalb genau geplant und koordiniert werden muss, wann welche Waren vor Ort sein müssen. ERP-Software hilft auch dabei weiter. Wie genau, werden wir an späterer Stelle nochmal aufgreifen. 

Weiterführende Informationen finden Sie auf der Seite zum Thema Warehouse Management. 

Kollaboration rationalisieren

Neben den nötigen Materialien und Werkzeugen, muss auch der Faktor Arbeit in der Auftragsbearbeitung genau kalkuliert und koordiniert werden. An dieser Stelle entscheidet sich der Erfolg oder auch der Misserfolg eines Projektes all zu häufig. Zu viele Mitarbeiter auf der Baustelle oder an einem Fertigungsteil zur selben Zeit bedeuten ineffizientes Arbeiten. 

Zu wenige Mitarbeiter wiederum bedeuten Verzögerungen, die ebenfalls zu Gewinneinbußen führen können. Mit dem ERP-System lässt sich der effiziente Einsatz von Arbeitskraft genau planen. Dabei werden neben der Verfügbarkeit der Mitarbeiter auch deren Qualifikationen und deren Stundensätze berücksichtigt. 

So beinhaltet ein ERP-System auch eine detaillierte Arbeitszeiterfassung. Diese können die Mitarbeiter einfach via Smartphone bedienen, sodass auch auf Montage genau nachgehalten werden kann, wie lange ein Mitarbeiter an einem Projekt gearbeitet hat. Mehr zum Thema mobile Arbeitszeiterfassung finden Sie im Artikel über Zeiterfassungs-Apps. 

Building Information Modelling (BIM)

Wer im Bausektor tätig ist, wird sicher schon einmal von BIM (Building Information Modelling) gehört oder gar damit gearbeitet haben. Gerade größere Bauprojekte mit vielen verschiedenen beteiligten Akteuren, nutzen diese neue Software. Mit dieser wird die Kommunikation zwischen den verschiedenen Unternehmen ermöglicht. 

Dazu wird ein 3D-Modell des Projektes angefertigt. Alle beteiligten Akteure füttern dieses mit Informationen und halten darin auch in Echtzeit den jeweiligen Projektfortschritt fest. Auf diese Weise kann immer eingesehen werden, was noch nötig ist um mit anschließenden Arbeiten fortzufahren. 

Abbildung 2: Mit BIM werden aus 2D-Zeichnungen 3D-Objekte. Es ist wichtiger Bestandteil der digitalen Transformation; in Bauunternehmen ebenso wie in Architektur- oder Ingenieurbüros. 

Vorteile des BIM

Der große Vorteil, der sich daraus ergibt ist die deutlich effizientere Planung und Koordination von Bauvorhaben. Auch lässt sich feststellen, wann welche Lieferungen auf der Baustelle eintreffen und der Lagerplatz dementsprechend frei sein muss. 

Verzögerungen eines Akteurs lösen oftmals eine Kettenreaktion aus, die zu massiven Kostenexplosionen führen kann. Mit BIM kann dies abgefangen werden, da derartige Verzögerungen direkt für alle ersichtlich sind und entsprechend rechtzeitig auf diese reagiert werden kann. 

Auswertung

Nach dem Projekt gilt es immer auch seine Lehren aus diesen zu ziehen. Was war gut, wo hakte es noch? Mit dem ERP-System erhält man zahlreiche Analysemöglichkeiten, die nicht nur die Performance bewerten, sondern auch die Preiskalkulationen berücksichtigen. So können wohlmöglich noch Einsparungen an den Kunden weitergegeben und der gesamte Prozess deutlich transparenter gestaltet werden. 

Prozesse mit dem ERP optimieren

Insgesamt verfügen ERP-Systeme über zahlreiche Möglichkeiten, die eigenen Abläufe zu analysieren, Ineffizienzen und Optimierungspotenziale aufzudecken und zu realisieren. Weiterführende Informationen zum Thema finden Sie auf der Seite Business Intelligence.

Zusammenfassung

Mit einem ERP-System erhält man zahlreiche Möglichkeiten den Projektablauf deutlich effizienter zu gestalten und zu begleiten. Von der Angebotserstellung bis zur anschließenden Auswertung des Projektes bieten derartige Systeme eine Vielzahl an Funktionen, die dabei helfen, die Auftragsabwicklung sicher und effizient umzusetzen. 

Behalten Sie Ihre Kosten immer im Blick und treffen Entscheidungen fundiert auf Grundlage von Echtzeit-Kennzahlen und nicht mehr aus dem Bauch heraus. Das wird letztlich dabei helfen, Projekte und speziell die Auftragsabwicklung deutlich transparenter, effektiver und gewinnbringender zu gestalten. 

Geeignete Software unterstützt Betriebe dabei, manuelle Prozesse zu minimieren, im Bereich der Auftragsverwaltung stets den Überblick zu behalten und so letztlich auch eine höhere Kundenzufriedenheit zu gewährleisten.