Ein ERP-System für den Bau

Finden Sie heraus, worauf Sie achten müssen, wenn Sie nach einem ERP-System für den Bau suchen.

Jedes Bauprojekt ist einzigartig. Es ist schwierig, im Voraus Kosten und Fortschritte mit absoluter Sicherheit vorherzusagen. Aus diesem Grund sind Projekt- und Risikomanagement sehr wichtig. Wie behalten sie den Überblick über geplante und realisierte Kosten? Und welches IT-System kann Sie dabei unterstützen? Dieser Artikel wird versuchen, Antworten auf diese Fragen zu geben.

Inhaltsverzeichnis 

• Automatischer Import des Aufmaßes
• Kosten- und Verkaufspreiskalkulation
• Material-, Zeit- und Bestandsverwaltung
• Rückerstattungen
• Rechnungsstellung und Zahlungen
• ERP Parteien mit einer spezifischen Lösung für den Bau

Automatischer Import des Aufmaßes

Bauvorhaben beginnen mit der Erstellung eines sogenannten “Aufmaßes". Dieses Dokument enthält Informationen darüber, was zur Fertigstellung eines Projekts getan werden muss. Im Allgemeinen machen Architekten dies in Tabellenkalkulationsprogrammen.

Die Angaben im Aufmaß werden nach geltenden Industriestandards erstellt. Versuchen Sie daher, ein ERP-System zu finden, das dies berücksichtigt. Auf diese Weise können Sie alle Informationen aus dem Aufmaß gleichzeitig in das ERP-System importieren. Alle Informationen wie Vorgänge, Zeitpläne oder benötigte Materialien werden dann sofort in der richtigen Weise verarbeitet.

Wenn Sie die Aufmäße nicht nur importieren, sondern auch selbst erstellen möchten, muss eine "Bibliothek" in Ihrem ERP-System vorhanden sein. Hier können die Aufmäße gespeichert und wiederholt verwendet werden, wenn ein ähnliches Bauvorhaben geplant ist.

Kosten- und Verkaufspreiskalkulation

Nachdem das Aufmaß richtig erstellt wurde beginnt die Realisierungsphase. Risikomanagement ist einer der Hauptgründe, warum Bauunternehmen ein ERP-System verwenden. Dies beginnt mit einer guten Planung. Alle Kostenpunkte müssen berechnet werden. Welche Arbeiter sollten zu welchem Tarif eingestellt werden? Wie viel Material sollte gekauft werden und von welchem Lieferanten?

ERP-Systeme, die im Bausektor spezialisiert sind, bieten umfangreiche Module zur Kosten- und Verkaufspreisberechnung. Flexibilität ist beim Einrichten des Programms sehr wichtig. Manchmal genügt eine globalen Schätzung, und manchmal möchte man auf Artikelebene durchrechnen. Es gibt einige ERP-Systeme, die direkt Preisanfragen an eine Auswahl von Lieferanten ermöglichen.

Wenn die Kosten einmal berechnet wurden, können Sie mit der Angebotserstellung beginnen. Behalten Sie dabei immer die Gewinnmarge eines Projekts im Hinterkopf. Suchen Sie nach Funktionen, mit denen Sie verschiedene Simulationen durchführen können. Dadurch können Sie besser abschätzen, wie Sie ein Angebot erstellen können, ohne Risiken einzugehen.

Material-, Zeit- und Bestandsverwaltung

Um mit dem Fortschritt Ihrer Projekte Schritt zu halten, müssen Sie mit der Werft in Kontakt bleiben. Mit einem Dispatch-Modul verfolgen Sie die Planung von Equipment und Personal. Darüber hinaus gibt es Module für Wartung, Zeiterfassung, Leistung und Kosten.

Sie können wählen, ob Sie auch Unterauftragnehmern Zugang zu diesem Modul gewähren, um einen optimalen Überblick zu erhalten. Der Trend in Management-Modulen bewegt sich immer mehr zu neuen mobilen Anwendungen. Was zuerst am PC gemacht werden musste, kann nun von einem Tablet oder Smartphone aus gesteuert werden. Das spart Zeit, da Materialien in der Regel nicht von einem Schreibtisch aus gesendet werden. Es gibt auch verschiedene Track-and-Trace-Systeme, mit denen Sie den Standort und den möglichen Einsatz von Geräten verfolgen können.

Abschließend möchten Sie natürlich die wichtigsten KPIs (Key Performance Indicators) des Projekts im Auge behalten. Stellen Sie also sicher, dass es ein übersichtliches Dashboard dafür gibt. Bei Bedarf können Sie dieses sofort anpassen.

Rückerstattungen

Sobald das Angebot von Ihrem Kunden genehmigt wurde, ist der Preis festgelegt und das Projekt kann beginnen. Während der Durchführung des Projekts können die Kosten natürlich vom Budget abweichen. Angenommen, die Installation von Elektrizität dauert während des Bauprozesses viel länger als erwartet, dann wirkt sich dies negativ auf Ihre Gewinnmarge aus.

Ein Berechnungsmodul verfolgt periodisch, ob das Arbeitsbudget eingehalten wird und wo die möglichen Abweichungen liegen. Eine Prognose des Endergebnisses wird ebenfalls berechnet. Da Ihre Projektmanager den Zustand des Projekts im Fortschrittsbericht verweisen, können diese Änderungen und die Auswirkungen auf die Marge direkt von Ihrem ERP-System verarbeitet und transparent gemacht werden.

Sie können sogar noch einen Schritt weiter gehen und die verschiedenen Systeme (Portal Subunternehmer, Management Equipment, Wartungskosten, Zeiterfassung) verknüpfen. So können Sie die Kosten in Echtzeit verfolgen.

Rechnungsstellung und Zahlungen

In der Baubranche basieren viele Rechnungen auf Fortschrittsberichten. Diese Fortschrittsberichte müssen vor der Rechnungsstellung zur Genehmigung an den Kunden gesendet werden. Wenn dieser keinen Einwand hat, können diese in eine Teilrechnung umgewandelt werden. Die Fortschrittsberichte müssen daher klar und präzise beschreiben, woran gearbeitet wurde.

Dies ist natürlich nützlich, um Probleme mit dem Kunden zu vermeiden, aber auch gesetzlich erforderlich. Im Rahmen der Wet-Breyne wird deutlich angegeben, auf welche Art und Weise eine Abrechnung erforderlich ist. Suchen Sie also nach einem ERP-System, mit dem Fortschrittsberichte nach geltendem Industriestandard gedruckt werden können. Eine weitere finanzielle Anforderung, die speziell für den Bausektor gilt, besteht darin, dass ein Subunternehmer nur bezahlt werden darf, wenn er keine Steuer- oder Sozialschulden hat. Dies sind alles Aspekte, die die Fakturierungs- und Zahlungsmodule von ERP-Software berücksichtigen müssen.

ERP Parteien mit einer spezifischen Lösung für den Bau

Im Internet finden Sie Hunderte von ERP-Anbietern. Wie treffen Sie die richtige Wahl? Das hängt natürlich davon ab, welche Funktionalitäten Sie möchten, wie hoch Ihr Budget ist, wie viel Anpassung Sie benötigen und ob Sie Cloud oder On-Premise wählen. Wir raten ihnen ausdrücklich an, sich nicht nur für die Software, sondern auch für einen Partner mit Erfahrung in der Branche zu entscheiden. Ein Partner, der Herausforderungen zu akzeptieren und zu bewältigen weiß.