Permanente Inventur mit dem ERP : Definition und Vorteile

Wir beleuchten die Vorteile einer fortlaufenden Inventur für Unternehmen und zeigen dabei gleichzeitig auf, wie sie sich mit der ERP-Software realisieren lässt.

Die Inventur ist die wichtigste quantitative Grundlage für die Bilanzierung und dient auch der Selbstkontrolle eines Unternehmens. Gleichzeitig ist mit der Inventur jedoch häufig auch ein nicht unerheblicher Aufwand verbunden. Im Folgenden werfen wir daher einen Blick auf die Inventur und zeigen auf, wie sich die permanente Inventur mithilfe einer geeigneten Softwarelösung unterstützen und effizienter abwickeln lässt.

Inhaltsverzeichnis

• Die Inventur: Definition, Ablauf, Grundsätze
• Arten der Inventur
• Die permanente Inventur
• Vorteile der permanenten Inventur
• Bedeutung der ERP-Software

Die Inventur: Definition, Ablauf, Grundsätze

Der Begriff "Inventur" stammt vom lateinischen Verb "invenire": "Auf etwas stoßen" oder "etwas finden", oder auch dem Nomen "inventarium" ("Gesamtheit des Gefundenen"). Hierbei handelt es sich um einen Begriff aus dem Rechnungswesen. Es handelt sich um die Aufnahme aller Vermögensbestände und Schulden (Bestandsaufnahme) zu einem bestimmten Stichtag.

Grundsätze

Die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Inventur sind in Deutschland ein Teilbereich der Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung. Sie lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Bilanzwahrheit: Vollständigkeit der Bestandsaufnahme,
• Richtigkeit der Bestandsaufnahme gemäß § 246 Abs. 1 HGB,
• Einzelerfassung bei der Bestandaufnahme,
• Stetigkeit der Inventur nach § 252 HGB und
• Bilanzklarheit: Klarheit und Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme.

Der folgende n Inhalte legen den Fokus auf Inventurvereinfachungsverfahren und ihre softwareseitige Abwicklung. Weiterführende Informationen zum Management und zur Verwaltung von Beständen finden Sie im Artikel "Bestandsmanagement mit der ERP-Software" bzw. "Bestandsverwaltung mit der ERP-Software". 

Arten der Inventur

Bei der Inventur gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen. Neben der Stichtagsinventur gibt es nach Häufigkeit und Zeitpunkt der Inventur weitere Inventurvereinfachungsverfahren, wie die Stichprobeninventur, die verlegte Inventur oder die permanente Inventur.

Inventurvereinfachungsverfahren

Im Rahmen eines Inventurvereinfachungsverfahren wird der Bestand der Vermögensbestände nach Art, Menge und Wert mithilfe statistischer Methoden auf Grundlage von Stichproben ermittelt.

Im Rahmen einer Stichprobeninventur beschränkt sich ein Unternehmen auf die Vornahme einer repräsentativen, sorgfältig ausgewählten Stichproben. Dabei sind Zufallsstichprobenverfahren der statistischen Methodenlehre anzuwenden. Im Anschluss wird dann aus den Stichproben der Gesamtbestand errechnet.

Eine vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur kann dann erfolgen, wenn die Aufnahme zum Stichtag nicht realisierbar ist. In diesem Fall erfolgt dann eine Bestandsaufnahme an einem beliebigen Tag innerhalb von drei Monaten vor dem letzten Bilanzstichtag oder binnen zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag.

Die permanente Inventur

Die Stichtagsinventur kann auch dann erfolgen, wenn die Voraussetzungen für eine permanente Inventur (fortlaufende Inventur) nicht erfüllt werden. Hierbei handelt es sich, nicht wie bei der Stichprobeninventur, um eine Totalerfassung.

Die permanente bzw. fortlaufende Inventur ermöglicht es Unternehmen, die Bestandserfassung innerhalb eines Geschäftsjahres zeitlich zu verteilen. Dafür muss ein Lagerbuch geführt werden. Auch müssen gemäß der Grundsätze für eine ordnungsgemäße Inventur nachprüfbare Unterlagen für alle Zu- und Abgänge vorliegen.

Anwendungsbereich

Eine permanente Inventur kommt beispielsweise beim Kassenbestand oder Warenbestand zum Tragen; also dann, wenn es um häufig wechselnde Bestände geht. Im Laufe des Geschäftsjahres kommt es bei diesen dann zu umsetzbedingten Bestandsfortschreibung durch Zugänge und Abgänge. Auf diese Weise stimmt der tatsächliche Bestand zu jeder Zeit mit dem Buchwert überein.

Rechtliche Lage

Eine permanente bzw. fortlaufende Inventur ist gemäß § 241 Abs. 2 HGB für alle Vermögensgegenstände zulässig. Steuerlich ist sie jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen und nur für die Vorräte zulässig. Steuerrechtlich bedarf es einer fortschreibenden Lagerbuchhaltung.

In dieser müssen die Warenbestände inklusive Zu- und Abgängen laufend erfasst werden. Demzufolge kann sie nicht bei Gegenständen angewendet werden, welche nicht-kontrollierbaren Abgängen ausgesetzt sind. Auch bei besonders wertvollen Gegenständen kann sie nicht angewendet werden (vgl. Abschnitt R 5.3 Abs. 3 EStR).

Vorteile der permanenten Inventur

Die permanente Inventur bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Betrieben bleibt bei einer fortlaufenden Inventur eine größtmögliche, unternehmerische Freiheit. Unternehmen haben hier die Möglichkeit, die körperliche Inventur frei zu planen.

Maximale Flexibilität

Einzelne Warengruppen und Posten lassen sich zu unterschiedlichen Terminen erfassen. Auf diese Weise entfällt vor allem auch der Zeitdruck, denn die Bestandsaufnahme muss nicht wie bei der Stichtagsinventur rund im den Bilanzstichtag stattfinden. Bestände können dann erfasst werden, wenn sie am geringsten sind, und Arbeits- und Personalaufwand lassen sich besser planen.

Geringere Kosten

So kann häufig auch auf externe Mitarbeiter verzichtet werden. Schließlich können Unternehmen auch auf tageweise Geschäftsschließungen verzichten. Auch die Kosten fallen somit allgemein gesprochen deutlich geringer aus als bei der Stichtagsinventur.

Besserer Überblick

Zudem erhalten Unternehmen durch die fortlaufende Bestanderfassung einen besseren, aktuellen Überblick über die jeweiligen Lagerbestände. Auch können Inventurdifferenzen durch die regelmäßige Überprüfung der in der Lagerbuchhaltung erfassten Bestände schneller entdeckt werden. Dadurch, dass der Zeitdruck entfällt, wird letztlich auch die Zählgenauigkeit erhöht und Unternehmen erhalten verlässlichere Informationen über den Ist-Zustand (vgl. Sigrun can der Heiden, 20.03.2023, trialog-magazin.de)

Bedeutung der ERP-Software in der permanenten Inventur

Doch welche Rolle spielt nun eine ERP-Software bei der permanenten Bestandsaufnahme? Rechtliche Voraussetzung für die permanente Inventur ist die fortlaufende Bestandführung mittels Lagerbuch bzw. Anlagenkarte. So müssen Zu- und Abgänge der Warenbestände laufend erfasst, verbucht und dokumentiert werden.

Warenwirtschaftssystem, Lagerbuchhaltung, ERP

Dazu bedarf es nicht nur einer ausgereiften Lagerbuchhaltung, sondern auch eines etablierten Warenwirtschaftssystems (WWS) bzw. einer etablierten ERP-Software. Die Softwarelösung sollte zudem in der Lage sein, mehrere Inventurverfahren abzubilden.

Denn: Eine permanente Inventur ist, wie an früherer Stelle bereits erörtert, nicht für alle Warengruppen zulässig. Bei Beständen und Waren, die besonders wertvoll sind oder unkontrollierbare Abgänge aufweisen, bedarf es einer Stichtagsinventur (vgl. Sigrun can der Heiden, 20.03.2023, trialog-magazin.de).

Echtzeit-Daten

Moderne Lagerverwaltungs-, Warenwirtschafts- und ERP-Systeme sind dazu in der Lage, Bestandsdaten in Echtzeit zu erfassen. kommt es zu einer Änderung, wird die Buchung im System unmittelbar für alle beteiligten Mitarbeiter sichtbar. Auf diese Weise wird eine zentrale Datenbank mit verlässlichen Informationen geschaffen, die Unternehmen umfassend bei der permanenten Buchhaltung unterstützen kann.