Was ist Selbstabrechnung?

Selbstabrechnung vs. Rechnungsstellung: Erfahren Sie hier, worum es sich bei der Selbstabrechnung handelt und welche Vorteile sie birgt.

Die Rechnungsstellung ist integraler Bestandteil einer jeden Buchhaltung in Unternehmen. Für diesen Prozess kommen im Zeitalter der digitalen Transformation Softwaresysteme zum Einsatz. Von besonderer Relevanz sind hier ERP- und DMS-Software sowie eine Schnittstelle zu Programm, sowie ggf. entsprechende Schnittstellen.

Neben der Rechnungsstellung gibt es noch die Möglichkeit der Selbstabrechnung. Im Folgenden wollen wir uns daher einmal näher mit der Selbstabrechnung (engl. „reverse billing“) befassen sowie einige Vor- und Nachteile aufzeigen. Zunächst muss jedoch definiert werden, worum es sich bei der Selbstabrechnung eigentlich handelt.

Inhaltsverzeichnis 

• Was ist Selbstabrechnung
• Anwendungsbereiche
• Vorteile
• Nachteile
• Selbstabrechnung und ERP

Was ist die Selbstabrechnung? 

Die Selbstabrechnung kann als Gegenteil der Rechnungsstellung bezeichnet werden. Im Falle der Rechnungsstellung stellt der Lieferant/ Anbieter oder Dienstleister eine Rechnung. Diese wird dann an den Kunden übermittelt und muss zunächst von ihm geprüft werden. Ist ein Fehler entstanden bzw. ist die Rechnung nicht korrekt, geht dies mit zeitlichen Verzögerungen und zusätzlichen Arbeitsaufwand einher.

Mehraufwand bei Beanstandungen

Der Kunde wendet sich in diesem Fall wieder an den Lieferanten, um diesen auf den Fehler aufmerksam zu machen. Der Anbieter prüft dann das Anliegen erneut und stellt ggf. eine neue Rechnung. Durch die Selbstabrechnung soll dem vorgebeugt werden. In diesem Fall erstellt das Unternehmen, von dem Produkte oder Dienstleistungen bezogen wurden, selbst keine Rechnung, um sie einem Kunden zukommen zu lassen. Stattdessen wird diese Verantwortung an den Kunden übertragen.

Begriffliche Einordnung 

Der Begriff „Selbstabrechnung“ kann auch in einem anderen Zusammenhang genutzt werden und die eigenständige Durchführung des Abrechnungsprozesses im eigenen Hause, statt der Beauftragung eines externen Dienstleisters, bedeuten.

Mögliche Anwendungsbereiche der Selbstabrechnung

Eine Selbstabrechnung kann in unterschiedlichen Bereichen zum Einsatz kommen. Auf dem Markt finden sich beispielsweise Branchenlösungen speziell für die Immobilienbranche, aber auch für Energieversorger bzw. Stadtwerke oder sonstige Versorgungsunternehmen und -Dienstleister.

Vorteile der Selbstabrechnung

1. Einer der Vorteile besteht, wie bereits beschrieben, darin, dass keine fehlerhafte Einkaufsrechnung mehr eingeht. Das erspart der Buchhaltung viel Prüfarbeit. Fehler fallen eher auf, wenn sie im eigenen Hause entstehen.
2. Zweitens gibt es keine Gutschriften mehr. Da Eingangsrechnungen entfallen, werden auch zeitraubende Gutschriften obsolet und der Arbeitsaufwand und somit auch die Verwaltungskosten werden reduziert.
3. Schließlich haben Kunden die volle Kontrolle über Ihre Geldflüsse. Sie müssen nicht darauf warten, bis der Lieferant die Produkte und Dienstleistungen in Rechnung stellt, sondern können selbst den Prozess anstoßen. Das Sicherheitsempfinden steigt, da die Verantwortung beim Unternehmen bleibt.

Nachteile der Selbstabrechnung 

Neben potenziellen Vorteilen gibt es jedoch auch einige mögliche Nachteile. Unternehmen sollten sich vor einer Umstellung im Klaren sein, dass Veränderungsprozesse immer mit einem entsprechenden Aufwand in Verbindung stehen.

Kapazitäten einkalkulieren

Im Betrieb sollten die entsprechenden Ressourcen und Kapazitäten sowie das nötige Know-how vorhanden sein, um eine reibungslose Selbstabrechnung gewährleisten zu können.  

Selbstabrechnung und ERP 

Auf dem Markt gibt es zahlreiche Unternehmen, die bei Kunden die Umstellung von der Rechnungsstellung hin zur Selbstabrechnung unterstützen. Dabei gibt es Unternehmen, die sich auf bestimmte Branchen spezialisiert haben; beispielsweise auf den Immobiliensektor oder auf Versorgungsunternehmen.

ERP-Software für die Buchhaltung

Unabhängig davon, über Rechnungsstellung oder Selbstabrechnung abgerechnet wird, spielt das ERP-System immer eine wichtige Rolle. Insbesondere dann, wenn das System über ein Buchhaltungs-Modul verfügt, sind hier alle notwendigen Informationen anzufinden. Auch lassen sich Selbstabrechnungsprozesse über entsprechende Softwarelösungen anstoßen, sodass der administrative Aufwand reduziert wird.