Wann sollten Sie Ihren ERP-Anbieter wechseln?

Sie sind unzufrieden mit Ihrer ERP-Software? Ist das ein Grund den Anbieter zu wechseln? Wir zeigen Ihnen wann Sie über einen Wechsel nachdenken sollten.

Oftmals entscheidet ein subjektives Gefühl darüber, wie zufrieden man mit seiner derzeitigen ERP-Software ist. Die Kennzahlen offenbaren dann, dass irgendwas mit dem System nicht stimmt. Nun ist guter Rat zu Weilen teuer. 

Soll man sich direkt auf die Suche nach einem neuen ERP-System begeben oder vielleicht sogar zu alten Standards zurückkehren? In anderen Szenarien empfindet man das eigne System als zu alt. Moderne Lösungen können weit mehr als das eigene. Doch ist dies immer ein valider Grund den Anbieter zu wechseln?

Umgekehrt sehen viele Unternehmen all zu lange gar keine Veranlassung den eigenen Anbieter zu wechseln und schaden sich am Ende selbst mit dieser Loyalität. Doch wie lässt sich erkennen, wann der Zeitpunkt für einen Wechsel gekommen ist? Genau dieser Fragen wollen wir im Folgenden einmal etwas genauer nachgehen. 

Zuvor jedoch werfen wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise von ERP-Software, auch um besser verstehen zu können, warum der Anbieterwechsel eine so heikle Sache sein kann. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ERP-Software? – Eine Definition 
• ERP-Software wechseln – Ja oder nein? 
• Die aktuelle ERP-Software ist in die Jahre gekommen 
• Das alte System stößt an seine Grenzen 
• Die ERP-Software funktioniert nicht richtig 
• Ist ein Wechsel immer nötig? 
• Fazit: Eine Frage des Problems

Was ist ERP-Software? – Eine Definition

ERP steht für Enterprise-Ressource-Planning und beschreibt die Aufgabe eines Unternehmers, alle ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen für die Erfüllung der eigenen Geschäftsprozesse, so effizient wie nur eben möglich einzusetzen. 

Dabei gilt es sämtliche Geschäftsprozesse zum richten Zeitpunkt mit der richtigen Menge an Ressourcen zu versorgen. Ressourcen sind bei weit mehr als nur die bloßen Arbeitsmaterialien. Neben

• Rohstoffen
• Werkzeugen
• Maschinen

fallen auch das

• Personal 
• Immobilien
• monetäre Mittel

unter diese Kategorie. 

Vielzahl verschiedener Prozesse

Mittlerweile verfügen Unternehmen über eine kaum überschaubare Menge solcher Geschäftsprozesse. Dies macht es nahe zu unmöglich diese ganzheitlich zu organisieren, zu steuern und zu überwachen. Aus diesem Grund kommen ERP-Systeme zum Einsatz. 

ERP-Softwareanwendungen bilden sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führen diese auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise können die Prozesse deutlich effizienter gestaltet werden. An vielen Stellen werden diese zusammengeführt oder gar automatisiert. Von der Finanzbuchhaltung bis hin zum Produktdatenmanagement lassen sich so alle innerbetrieblichen Aufgaben zentral über ein ganzheitlich-integriertes System abwickeln. 

Prozesse effizienter gestalten

Der Mehrwert von ERP-Systeme liegt letztlich darin, dass viele Prozesse deutlich schlanker gestaltet und Ressourcen dadurch eingespart werden können. Das Potential derartiger Anwendungen ist nahezu erschöpflich und immer neue Innovationen in diesem Bereich sorgen für immer intelligentere Lösungen. 

Technische Seite von ERP-Software

Aufgebaut ist eine ERP-Software zumeist aus verschiedenen Modulen, die miteinander verbunden sind. Jedes Modul übernimmt dabei spezielle Aufgaben, die es im Unternehmen abzudecken gilt. Die gängigsten Module in modernen ERP-Lösungen sind folgende: 

• CRM (Customer-Relationship-Management)
• Produktion
• Lagerverwaltung
• BI (Business Intelligence)
• E-Commerce
• Rechnungswesen
• DMS (Dokumentenmanagement)

Darüber hinaus finden sich jedoch noch viele weitere Funktionen und Module an, je nach Branche und Unternehmensgröße. 

Auch unterscheiden sich ERP-Softwarelösung hinsichtlich ihres Speicherortes. Klassischerweise wurde eine entsprechende Software gekauft und auf den unternehmenseigenen Servern installiert. In den letzten Jahren wurde die Cloud immer attraktiver. Hier wird die Software auf Servern des jeweiligen Anbieters betrieben. Dass heißt auch, dass alle Daten extern gespeichert werden. 

ERP-Software wechseln – Ja oder nein?

Der ERP-Markt ist ständig in Bewegung und wartet mit immer neuen Technologien auf. Unternehmen die schon lange am gleichen System festhalten, stellen sich oft die Frage, ob Ihr System noch zeitgemäß ist und welche Trends aktuell sträflich verpasst werden. Wann jedoch besteht konkreter Handlungsbedarf? 

Dem wollen wir an dieser Stelle einmal etwas genauer nachgehen. In verschiedenen Szenarien zeigen wir Ihnen, wann man ernsthaft einen Anbieterwechsel in Betracht ziehen sollte. Gleichsam muss dabei auch festgehalten werden, dass die hier beschreibenden Szenarien keinerlei Anspruch auf Allgemeingültigkeit erheben. Die individuelle Situation kann sich durchaus anders darstellen.

Die aktuelle ERP-Software ist in die Jahre gekommen

Eines der häufigsten Szenarien für einen Anbieterwechsel ist schlicht und einfach das Alter der aktuellen ERP-Software. Oftmals sind ERP-Systemen 10 Jahre und älter und wurden zu einer Zeit implementiert, in der die Funktionen und Methoden als äußerst innovativ angesehen wurden. 

Innovationen erkennen und nutzen

Was vor 10 Jahren innovativ war, ist heute jedoch eher zum Standard geworden. Das Rad der Zeit hat sich weitergedreht, Ihre Lösung jedoch nicht. Zwar konnten Sie mit Updates und einigen Upgrades über die Jahre einiges Auffangen, doch weder das Design der Benutzeroberfläche noch die Flexibilität der Software entspricht modernen Standards. 

Technologien nicht ignorieren

Über diese könnte man bis zu einem gewissen Grad hinwegsehen, doch irgendwann kommt der Punkt an dem sich neue Technologien nicht länger ignorieren lassen. Das alte System wird wohlmöglich nicht mehr entsprechend gewartet oder bietet keinerlei Möglichkeiten an, diese Innovationen zu verarbeiten. Dann ist die Zeit gekommen, sich ernsthaft mit einer neuen Lösung zu beschäftigen. 

Das alte System stößt an seine Grenzen

Neben Innovationen, die nicht verarbeitet werden können, kann es auch dazu kommen, dass das gegenwärtige ERP-System nicht mehr zum Unternehmen passt. Ihr Unternehmen ist in den letzten Jahren gewachsen, Tochterfirmen sind entstanden, die Mitarbeiterzahl hat sich enorm gesteigert oder das Geschäftsfeld hat sich erweitert. 

ERP-Software nicht für alle Szenarien ausgelegt

All dies können Faktoren sein, die eine ERP-Lösung an ihre Grenzen bringen. Die alte ERP-Software war nicht auf derart große und komplexe Unternehmensstrukturen ausgelegt und stößt zunehmend an Grenzen hinsichtlich Kapazitäten, Lizenzen oder Funktionalitäten. Auch in diesem Fall muss man sich ernsthaft mit einem Wechsel beschäftigen. Vielmehr kommt man um diesen gar nicht herum.

Die ERP-Software funktioniert nicht richtig

Ein weiterer Punkt, der Unternehmen über einen Anbieterwechsel nachdenken lässt, offenbart sich hinsichtlich der Funktionalität des Systems. Die aktuelle ERP-Software kann auch nach mehrmaligen Anpassungen nicht das leisten, was Sie sich von dieser versprechen. 

Gründe vielfältig und mitunter sehr individuell

Die Gründe hierfür können durchaus vielfältig sein. Seien es Grenzen der Lösung selbst, oder aber auch eine falsche Implementierung seitens des Softwarepartners. Zumeist jedoch sind die Probleme an dieser Stelle hausgemacht. 

Falsche Kommunikation zum Anbieter, falsche Nutzung seitens der Mitarbeiter oder einfach überzogene Erwartungen an das System sorgen für die Annahme, irgendwas stimme nicht mit dem System. Doch ist es viel häufiger die Nutzung des Systems mit der etwas schiefläuft. 

Probleme evaluieren und erkennen

Dies kann an unzureichenden Schulungen liegen, oder auch an zu komplexen Benutzeroberflächen. Über die Zeit verfallen die Mitarbeiter dann in alte Arbeitsweise und das gesamte ERP-System wird zunehmend obsolet. Hier gilt es die ERP-Software zum Teil der Unternehmenskultur zu machen. Viele Unternehmen unterschätzen dies all zu häufig. 

Ist ein Wechsel immer nötig?

In den drei verschiedenen hier beschriebenen Szenarien, scheint ein Anbieterwechsel eine valide Option zu sein. Doch sollten Sie in jedem Fall einen Anbieterwechsel nicht überstürzen. Vielmehr gilt es in einem ersten Schritt herauszufinden, wo genau eigentlich das Problem bei der aktuellen Lösung besteht. 

Nicht von Gefühlen leiten lassen

Handlungen auf Grund subjektiver Wahrnehmungen und falscher Rückschlüsse sollten unbedingt vermeiden werden. Denn oftmals lassen sich gegenwärtige Probleme mit dem eigenen System durch kleine Umstellungen beheben. 

In jedem Fall lohnt es sich die evaluierten Probleme mit dem gegenwärtigen Anbieter zu besprechen. Kann dieser nicht zur Lösung beitragen, sollten Sie in jedem Fall den Blick über den Tellerrand wagen. Gleichsam sollten Sie jedoch auch immer den Markt im Blick behalten und nicht allzu versteift auf den derzeitigen Anbieter sein. 

Fazit: Eine Frage des Problems

Ob und wann ein Unternehmen sich mit einem Anbieterwechsel beschäftigen muss hängt stark vom zu Grunde liegenden Problem mit dem gegenwärtigen System ab. Ist das System einfach in die Jahre gekommen und kann die modernen und dynamischen Prozesse des Unternehmens nicht in Gänze verarbeiten, so ist ein Wechsel sicher unabdingbar. 

Wird das System jedoch einfach nur falsch benutzt oder seitens der Anwender nicht richtig verstanden, können schon kleinere Anpassungen und Schulungen helfen und letztlich eine Menge Geld einsparen. 

In jedem Fall sollten Unternehmen zuvor genau evaluieren, worin das Problem mit dem eigenen System eigentlich genau besteht. Oftmals sind Probleme einfach und schnell lösbar und man spart letztlich eine Menge Geld. 

Wer jedoch zu lange am alten System festhält lässt sich Einsparungspotentiale entgehen und verschwendet auf diese Weise wertvolle Ressourcen. Eine Gradwanderung.