Was ist ein POS?

Erfahren Sie mehr über die heutige Bedeutung von POS-Systemen und wie Sie sie in Ihrem Unternehmen nutzen können.

POS-Systeme haben sich im Laufe der Zeit stark verändert. Im Zeitalter der Digitalisierung ist ihnen ein besonders hoher Stellenwert zuzusprechen. Aus diesem Grund wollen wir uns im Folgenden einmal näher mit POS-Systemen befassen und dabei unter anderem Vor- und Nachteile sowie mögliche Funktionen und Einsatzbereiche behandeln. Auch die Frage nach den Kosten wird beantwortet. Zunächst muss jedoch definiert werden, worum es sich bei einem POS-System handelt.

Inhaltsverzeichnis 

• Definition
• Vorteile
• Nachteile
• Funktionen
• POS und ERP
• Kosten

Was ist ein POS? 

Die drei Buchstaben „POS“ werden als Akronym für „Point-of-Sale“ verwendet. In manchen Fällen stehen sie auch für „Point-of-Service“. Ursprünglich galt als POS lediglich der Ort, an dem sich innerhalb eines Ladens die Kasse befand. Heute wird dieser durch POS-Systeme gestaltet. Moderne Registrierkassen können dabei weitaus mehr als nur den Bezahlvorgang unterstützen; auch, wenn dieser nach wie vor das Herzstück eines POS-Systems ist. Im Laufe der Jahre haben sich POS-Systeme immer mehr zum wichtigen Dreh- und Angelpunkt in Unternehmen entwickelt (vgl. oracle.com, 22.07.2022). Nicht zuletzt, um den hohen Kundenerwartungen unseres digitalen Zeitalters weiterhin gerecht werden zu können.

Point-of-Service 

Im allgemeinen Sprachgebrauch lässt sich keine scharfe Abgrenzung in der Bedeutung von Point-of-Sale und Point-of-Service vornehmen. Grundsätzlich bedienen Point-of-Sale-Systeme jedoch den Verkaufsvorgang, während Point-of-Service-Systeme den gesamten Prozess von der Bestellung über die Abarbeitung bis hin zur Abrechnung bzw. Bonieren abdecken. Der Begriff „Point-of-Service-System“ fällt zudem zumeist in Servicebetrieben bzw. der Gastronomie.

Vorteile eines POS

Mit der Nutzung eines Point-of-Service- oder Point-of-Sale-Systems können für Unternehmen des Einzelhandels oder der Gastronomie zahlreiche Vorteile einhergehen. Durch POS-Systeme werden Unternehmen befähigt, zahlreiche Kunden bzw. Gäste gleichzeitig umfassend zu bedienen und diesen ein modernes Benutzererlebnis (UX) zu bieten.

Zu den wichtigsten Vorteilen ein POS-Systems zählen:

• Personalisierte Gästeerfahrungen,
• 360°-Sicht auf Gäste und Kunden,
• Erstellung und Durchführung von Analysen für profitable Angebote, Erhöhung der Gewinnspannen,
• Vermeidung von Verlusten durch softwareseitige Warnungen bei Auffälligkeiten und
• Sicherung von Kundendaten.

Durch die Einsatz einer vollumfänglich-integrierten Lösung aus der Cloud können Unternehmen ihren Kunden und Gästen zudem die Möglichkeit der Zahlung über mobile Endgeräte; wie beispielsweise Tablets; bieten (vgl. oracle.com, 22.07.2022).

Nachteile 

Die Vorteile eines adäquaten POS-Systems überwiegen in jedem Fall den potenziellen Nachteilen. Dennoch sollten Unternehmen auch immer beachten, dass mit der Einführung einer (neuen) Software immer auch ein entsprechender Aufwand einhergeht.

Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn auch Hardware bezogen und eingerichtet werden muss. Auch müssen Mitarbeiter im Fall von Updates in die neue Oberfläche eingearbeitet werden. Zu guter Letzt ist zu nennen, dass auch der Kostenfaktor nicht unerheblich sein kann und die Anschaffung eines (neuen) POS-Systems somit eine erhebliche Investition darstellen kann.

Funktionen eines POS-Systems

Zahlreiche, auf dem Markt erhältliche Kassensysteme lassen sich über Zusatzkomponenten zu vollumfänglichen POS-Systemen aufrüsten. Diese umfassen zumeist Funktionen aus den folgenden Bereichen:

• Bestellvorgang,
• kundenspezifische Arbeitsprozesse, welche über den Bestellvorgang selbst hinausgehen (bspw. Tischreservierung in Restaurants),
• Auftragsabarbeitung (bspw. Druck des Arbeits-Bons),
• Bonieren und
• Umsetzung der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). 

Vollumfängliche POS-Systeme sind somit integraler Bestandteil eines jeden modernen Betriebes der Gastronomie im heutigen Zeitalter.

POS und ERP 

Eine Unternehmenssoftware wie beispielsweise ein POS-System kann ihr volles Potenzial nur dann entfalten, wenn sie auch möglichst vollumfänglich und nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur des Betriebes integriert werden kann. Dabei spielt die Anbindung an das haueigene ERP-System als Herzstück der IT-Infrastruktur eine zentrale Rolle. Auch eine Anbindung an das CRM-System, in welchem alle wichtigen Kundendaten gespeichert werden, kann dabei helfen, ein vollständigeres Bild der eigenen Kunden zu kreieren, ihren Anforderungen gerecht zu werden und ihnen maßgeschneiderte, personalisierte Angebote zu unterbreiten. 

Kosten eines POS-Systems 

Die Kosten eines POS-Systems hängen von unterschiedlichen Faktoren ab und können daher von Betrieb zu Betrieb teils stark variieren. Grundsätzlich gilt: Je höher die Anforderungen an ein POS-System, desto höher in der Regel auch die Kosten. Dennoch lohnt sich eine Anschaffung. Nicht zuletzt sollen durch die Einführung eines POS-Systems Kosten reduziert und Gewinnspannen erhöht werden.

Unterschiedliche Lizenzmodelle 

Die Kosten eines POS-Systems bzw. wann sie anfallen hängt zudem maßgeblich vom jeweiligen Lizenzmodell ab. Die meisten POS-Systeme werden Kunden entweder im Abonnement oder auch als Einzelplatzlizenz zur Verfügung gestellt. Eine Preisstaffelung ist anbieterabhängig und kann nach Restaurantgröße oder auch nach Modulanzahl vorgenommen werden. In den Kosten enthalten sind zudem bei den häufig Cloud-basierten Lösungen auch Wartung und Instandhaltung.

Kostenlose POS 

Einige Anbieter bieten ihren Kunden auch kostenlose POS-Lösungen an. Der Funktionsumfang ist hier jedoch zumeist im vergleich zu kostenpflichtigen Alternativen eingeschränkt. So hängt es von den jeweiligen Anforderungen des Unternehmens ab, ob die Nutzung einer kostenfreien Alternative in Frage kommt. Zudem sollten Unternehmen beachten, dass manche POS-Lösungen auch an die Hardware des jeweiligen Anbieters gebunden sind und so beides gemeinsam erworben werden muss.