Business Intelligence im Großhandel

Richtige Entscheidungen anhand richtiger Daten. Das verspricht das BI-Modul in einer ERP-Software für den Großhandel.

Beschäftigt man sich heute mit den Möglichkeiten einer ERP-Software für den Großhandel, so stößt man auch oftmals auf das Kürzel BI. Das steht für den englischen Begriff Business Intelligence. Ein intelligentes Unternehmen also, soll das Ziel dieses Moduls sein. Doch viel mehr geht es darum die eigenen Geschäftsprozesse und letztlich das eigene Unternehmen besser zu verstehen. 

Für den Großhandel bedeutet dies, in allen Bereichen auf der Grundlage valider Daten die richtigen Entscheidungen treffen zu können, um sich den so notwendigen Wettbewerbsvorteil erarbeiten zu können. Wir wollen an dieser Stelle einmal einen Blick auf die Möglichkeiten des BI-Moduls in einer ERP-Software werfen, nicht ohne jedoch zuvor eine begriffliche Einordnung vorzunehmen. 

Inhaltsverzeichnis 

• BI – Was ist das? 
• Definition – Was ist ein ERP-System? 
• MIS liefert Berichte
• Business-Cockpits für jede Abteilung
• Ad-Hoc-Analysen
• Daten sind die Basis von allem

BI – Was ist das?

Business Intelligence oder zu Deutsch Geschäftsanalytik beschreibt Verfahren und Prozesse zur systematischen Analyse eines Unternehmens. Dabei werden digitale Daten gesammelt, ausgewertet und visuell dargestellt, mit dem Ziel neue Erkenntnisse zum Unternehmen zu gewinnen und diese dem Management bereitzustellen. Diese Auswertung der unternehmensbezogenen Daten geschieht dabei mit Hilfe verschiedener analytischer Konzepte, sowie speziellen Software und IT-Systemen. 

Technisch lässt sich die Geschäftsanalytik dabei in drei verschiedene Phasen unterteilen. In der sogenannten Strategiephase werden Eckdaten festgelegt und erhoben. Die Datenerfassung kann dabei qualitativ oder quantitativ sowie strukturiert oder unstrukturiert erfolgen. 

Erhebung von relevanten Daten

In der zweiten, der Konzeptionsphase, werden die erhobenen Daten in Beziehung zueinander gebracht, mit dem Ziel Muster und Diskontinuitäten sichtbar zu machen. In der Implementierungsphase werden die erzielten Ergebnisse dann als Entscheidungsgrundlage für Maßnahmen und Aktionen innerhalb des Unternehmens kommuniziert und ggf. in eine Wissensdatenbank überführt. 

Grundsätzlich soll die Geschäftsanalytik dem Controlling durch diverse Automatisierungen helfen, fundierte Entscheidungen treffen zu können. Doch auch die Kundenanalyse, die strategische Marktanalyse sowie ein automatisiertes Berichtswesen und Planung werden durch die Geschäftsanalytik tangiert. Dazu nutzen die Funktionen die im angeschlossenen ERP-System vorhandenen Daten. 

Systematische Aufbereitung von Daten 

Doch warum befasst man sich überhaupt mit BI? Die schiere Masse an Daten und unternehmerisch relevanten Kennzahlen in einem Unternehmen verlangt letztlich nach einer systematischen Aufbereitung, die manuell nicht zu leisten wäre. 

BI-Module führen die Analysen der Daten aus verschiedenen Blickwickeln meist nicht direkt in der ERP-Software durch, um dieses nicht unnötig zu belasten und weil sich in diesem die Daten stetig verändern. Nach dem Datenabgleich werden die Analysen in einem vom ERP-System getrennten Data-Warehouse durchgeführt. 

Definition – Was ist ein ERP-System? 

Um verstehen zu können an welcher stelle Business Intelligence Module arbeiten und was genau diese tun, lohnt ein Blick auf die Funktionsweise einer ERP-Software, aus dem sich das BI die Daten zieht. Enterprise Ressource Planning beschriebt zunächst nichts anderes als die unternehmerische Aufgabe, alle in einem Unternehmen vorhandenen Ressourcen so effektiv und effizient wie nur eben möglich einzusetzen.

Dabei wird der Unternehmer softwareseitig von einem ERP-System unterstützt. Dieses speichert alle in einem Unternehmen vorhandenen Daten an einem zentralen Ort, automatisiert dadurch diverse Geschäftsprozesse und stellt sinnige Verbindungen zwischen diesen her. 

Dadurch wird erreicht, dass Ressourcen an vielen Stellen eingespart werden können, die an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden. Alle Abteilungen im Unternehmen arbeiten fortan nicht mehr nur für sich, vielmehr werden Abhängigkeiten ausgemacht und durch Workflows automatisiert oder effektiver gestaltet. 

ERP-Software im Großhandelssektor

Für den Großhandel bedeutet dies, dass eine ERP-Software beispielsweise die Bereich Einkauf sinnhaft mit dem Lagermanagement verbindet, da diese in starker Abhängigkeit zueinanderstehen. So können mit dem ERP-System beispielsweise Mindestbestandsmengen ermittelt werden, was letztlich zu einer Senkung der Kapitalbindung im Lager führt und Ressourcen auf beiden Seiten freisetzt. 

Das Business Intelligence Modul bedient sich grundsätzlich verschiedener Werkzeuge, wie OLAP, dem Data-Mining, Process Mining, oder auch dem Web-Mining. Auch mit Geoinformationssystemen lassen sich etwaige räumliche Zusammenhänge zwischen beispielsweise Standorten herstellen, die dann in die Unternehmensentscheidungen mit einfließen. Wir wollen uns an dieser Stelle einmal den gängigsten Werkzeugen widmen, die bei der Geschäftsanalytik im Großhandel zum Einsatz kommen. 

Werfen wir nun einen Blick auf ein paar wichtige Funktionen des BI-Moduls innerhalb einer ERP-Software speziell für den Großhandel. 

MIS liefert Berichte

Mit einem Management-Informations-System (MIS) können regelmäßige und zuverlässige Berichte zum Beispiel über die Tagesumsätze oder die Lagerbestände angefertigt werden. Diese dienen der jeweils zuständigen Führungsperson dazu, schnell und valide typische Fragestellungen zu ihren jeweiligen Bereichen zu beantworten. Zusätzlich können Frühwarnsysteme automatisch Kennzahlen wie die Termintreue, den aktuellen Grad der Liquidität oder auch die Ausschussquote berechnen und auf kritische Veränderungen im Verantwortungsbereich hinweisen. 

Business-Cockpits für jede Abteilung

Trends und Ausreißer zu erkennen ist speziell im Großhandel ein äußerst wichtiges, wenngleich auch schwieriges Unterfangen. Mit verschiedenen Enterprise Cockpits für beispielsweise den Einkauf, die Materialwirtschaft, den Vertrieb oder auch das Finanzcontrolling lassen sich diese Trends direkt für jeden einzelnen Bereich und individuell anpassbar erkennen. 

Auch das CRM-Modul profitiert

Auch für das Kundenbeziehungsmanagement können derartige Dashboards implementiert werden. So sieht jeder Mitarbeiter die Zahlen seines Aufgabenbereiches. Die darauf angezeigten Kennzahlen können zudem weiter aufgeschlüsselt werden und auf verschiedenen Datensätzen gleichzeitig beruhen. Das führt dazu, dass immer die richtigen Entscheidungen in jedem einzelnen Bereich getroffen werden kann, da bei der Analyse auch die Daten der anderen Abteilungen mit einbezogen werden. 

Ad-Hoc-Analysen 

Auch können mit dem Business-Intelligence-Modul spezifische und individualisierte Fragestellungen beantwortet werden. Der Controller oder Spezialisten aus den einzelnen Fachbereichen können komplexe Frage oder auch versteckte Zusammenhänge ganz ohne tiefgehende Programmierkenntnisse erkennen und verstehen. 

Daten sind die Basis von allem

Daten sind heute nicht umsonst das Gold der modernen Wirtschaft. Deshalb werden heute in Unternehmen alle möglichen Daten gespeichert und verarbeitet. Je mehr das Unternehmen beispielsweise über seine Kunden oder auch die Lieferanten weiß, desto besser und fundierter kann gearbeitet werden. Das führt letztlich dazu, dass man die Kapazitäten und Möglichkeiten die dem Unternehmen innewohnen auch nutzt. 

Damit die ERP-Software und letztlich das BI-Modul die ihnen zugrundeliegenden Aufgaben auch erfüllen können, müssen die Daten mit denen sie arbeiten korrekt sein. Oftmals wird die Stammdatenpflege in Unternehmen noch massiv unterschätzt, dabei stellen die Stammdaten das Elixier für alles weitere dar. 

Datenbasis bestimmt Ergebnisse

Nur wenn die Daten in der ERP-Software valide, vollständig und konsistent sind, kann auch das BI-Modul auf diese zurückgreifen und zu einer korrekten Entscheidungsfindung beitragen. Um an dieser Stelle ein Beispiel zu nennen, ziehen wir die gescheiterte Implementierung einer Anwendung der künstlichen Intelligenz in Amazons HR-Abteilung heran. Die KI sollte auf Basis der ihr zu Grund liegenden Daten die eingehenden Bewerbungen vorfiltern. 

Daten müssen korrekt sein

Da mehrheitlich Männer im Unternehmen eingestellt waren, kam die KI zu dem Schluss die Bewerbungen weiblicher Anwärterinnen direkt auszusortieren. Der Skandal an dieser Stelle war groß. Nun geht es bei der Business Intelligence noch nicht um den Einsatz künstlicher Intelligenzen, dennoch veranschaulicht dieses Beispiel sehr gut, was auf Grundlage von Daten am Ende für Entscheidungen produziert werden können. Daher muss eben diese Grundlage so korrekt wie nur eben möglich sein.