5 ERP-Funktionen für den Einkauf

Vor dem Verkauf steht der Einkauf. Unternehmen des Großhandels müssen mit breitem Angebot aufwarten und dabei so effizient wie möglich agieren.

Nicht immer ein leichtes Unterfangen, wenn man bedenkt, dass man alle Waren immer zu Verfügung stellen, gleichsam jedoch die Preise der Konkurrenz halten muss. ERP-Systeme unterstützen den Einkauf an dieser Stelle mit zahlreichen verschiedenen Funktionen. Wir wollen uns an dieser Stelle einmal dem Einkauf und den entsprechenden Funktionen einer ERP-Software für diesem widmen. Dabei soll herausgestellt werden, wie das System dabei unterstützt, welche Vorteile darauf gezogen werden können und warum ein Unternehmen des Großhandels schon heute kaum noch auf ein entsprechendes Warenwirtschaftssystem verzichten kann. Doch zunächst einmal, begeben wir uns an eine begriffliche Einordnung. 

Inhaltsverzeichnis

• Einkauf im Großhandel
  • Einkauf vs. Beschaffung 
  • Operativer & strategischer Einkauf
• Einkauf mit der ERP-Software 
  • 1. Bedarfsabhängige Kalkulation
  • 2. Bestellvorschläge
  • 3. Lieferantenmanagement 
  • 4. EDI
  • 5. Direkt- und Streckengeschäfte
  • Weitere Funktionen
• ERP-Software Vergleich 

Einkauf im Großhandel 

Die ursprüngliche Funktion des Einkaufs aus betriebswirtschaftlicher Perspektive geht auf die Versorgung des Unternehmens mit Gütern und Dienstleistungen zurück, die für den Produktionsprozess, oder eben für Handelsunternehmen die Handelsfunktion benötigt werden und nicht selbst von diesem hergestellt werden können. Zunehmend werden jedoch auch weitreichende strategische Aufgaben mit in den Begriff Einkauf gefasst. 

Unterschied zwischen Einkauf und Beschaffung

In der begrifflichen Abgrenzung zur Materialwirtschaft und der Beschaffung beschreibt der Einkauf zunächst jedoch den operativen Vorgang des Einkaufens an sich. Die Beschaffung beginnt hingegen bereits früher durch Verbrauchsplanung, Planung von Lieferzeiten oder auch die Bereitstellung von Lagerkapazitäten und Logistik. Einkauf und Beschaffen gehen jedoch in heutigen betrieblichen Strukturen Hand in Hand und werden zumeist gemeinschaftlich betrachtet. 

Operativer und strategischer Einkauf

Man unterscheidet zumeist zwischen dem strategischen und dem operativen Einkauf. Bei ersterem geht es primär um die Planung und Steuerung der Materialkostenentwicklung, um Beschaffungsmarktforschung oder auch um das Einkaufsverhalten der Mitbewerber, während der operative Einkauf sich mit der Verwaltung von Preisen und Konditionen, dem Prüfen und Vergleichen von Angeboten oder auch der Gestaltung und mit Abschlüssen von Verträgen mit Lieferanten auseinandersetzt.  

Einkauf mit der ERP-Software

Wie eingangs bereits erwähnt, ist es immer ein Balanceakt für jedes Handelsunternehmen, das richtige Angebot in ausreichender Menge für die Kunden bereit zu stellen und dabei die Lager- und Beschaffungskosten zu effizient wie möglich zu gestalten. ERP-Software-Systeme unterstützen den Einkauf und Import von Waren und helfen dabei Lieferengpässe sowie Warenüberschüsse zu vermeiden. Mit der Software lässt sich der Einkauf deutlich gezielter tätigen, was letztlich Kosten und Ressourcen einspart, die an anderer Stelle eingesetzt werden können. 

1. Bedarfsabhängig Kalkulieren

Ein volles Lager ist zumeist nur dann sinnvolle, wenn die darin enthaltenden Waren auch zu einem kalkulierten Zeitpunkt weiterverkauft werden können. Andernfalls wird wichtiger Lagerplatz blockiert, der letztlich die Sortimentsbreite und -tiefe im Unternehmen behindert. ERP-Software-Systeme verfügen über Funktionen, die Bestellungen und Importe abhängig von Verkäufen und Anfragen kalkulieren. So lassen sich fundierte Prognosen erstellen, um EInkaufprozesse entsprechend der aktuellen Anforderungen zu optimieren.

Saisonale Produkte

Werden beispielsweise saisonale Produkte vertrieben, kann das Systeme genau ermitteln, zu wann welche Menge dieses Waren vorrätig sein müssen. Ebenso kann das System an dieser Stelle auf Trends hinweisen, die zum einen auf den historischen Verkaufskennzahlen basieren und zum anderen auch tagesaktuell auf Schwankungen aufmerksam machen können. Weiterführende Informationen zur Optimierung von Supply Chain Prozessen und zur Optimierung bekannter Phänomene wie dem Peitscheneffekt mit dem ERP-System finden Sie im Artikel Was ist der Bullwhip Effekt? 

2. Bestellvorschläge durch die ERP-Software

Die ERP-Software kann dem Einkauf gezielte Bestellvorschläge unterbreiten, wenn bestimmte Fälle eintreten. Auf der Basis von Überverkäufen, Liederplänen und Mindestbestandsunterschreitungen kann das System automatisch bestimmte Bestellvorschläge erstellen, die dann durch die Mitarbeiter geprüft werden können.

Veränderungen erkennen

Angenommen ein Händler vertriebt Ventilatoren. In einem besonders heißen Sommer steigt die Nachfrage nach diesen massiv an. Die ERP-Software erkennt diesen Trend direkt und kann einen entsprechende Bestellvorschlag unterbreiten. Auch wenn Bestellungen knapp werden wird dieses erkannt und fließt mit in den Vorschlag ein. Das reduziert den Arbeitsaufwand für den Einkauf enorm und liefert zu dem eine fundierte Basis für Entscheidungen an dieser Stelle. 

3. Lieferantenmanagement 

Lieferbeziehungen sind das A und O für jedes Handelsunternehmen. Ein reibungsloser Warenhandel steht und fällt mit den Lieferantenbeziehungen. Eine ERP-Software kann an dieser Stelle dabei helfen Liefertermine zu verwalten oder beispielsweise auch Mahnungen zu Lieferungen zu versenden. 

Lieferstatus in Echtzeit einsehen

Man hat somit alle Lieferungen und Bestellungen bequem und übersichtlich auf einer zentralen Plattform und kann den jeweiligen Lieferstatus live verfolgen. Ebenso lassen sich Lieferanten individuell bewerten und präferieren. Das garantiert, dass immer beim bevorzugten Lieferanten bestellt wird, es sei denn, andere Lieferanten haben ihre Konditionen geändert. Dann kann das System direkt darüber informieren und entsprechende Handlungsempfehlungen formulieren. 

4. EDI im Einkauf

Nicht jeder Lieferant arbeitet mit der gleichen Software, weshalb eine ERP-Software über entsprechende Schnittstellen zu anderen Systemen verfügen sollte. Mit electronic data interchange (EDI) wird das verlustfreie Übertragen von ein einer Software auf eine andere problemlos möglich.

Dokumentenmanagement und elektronische Belege

Somit lassen sich einfach und bequem elektronische Belege austauschen. Die EDI-Verfahrensweise ist im Handel bereits stark etabliert, sodass der Datentransfer zwischen Handelsunternehmen so problemlos möglich ist, auch wenn zwei komplett unterschiedliche Systeme in den jeweiligen Unternehmen eingesetzt werden. Auch die Anbindung eines Dokumentenmanagements ist hier hilfreich, um alle mit dem Einkaufs- und Beschaffungsprozess verbundenen Dokumente zentral verwalten zu können. 

5. Direkt- und Streckengeschäfte

Die Abwicklung von Direkt- und Streckengeschäften spielen in Handelsunternehmen eine entscheidende Rolle. Die Verbindung zwischen Vorgängen aus dem Verkauf und dem Einkauf müssen dabei zusammenspielen, was gerade in größeren Handelsunternehmen mit zunehmender Aktivität immer komplexer wird. ERP-Software-Systeme helfen dabei die verschiedenen Geschäftsvorfälle optimal zu verwalten.

Besondere Rahmenbedingungen bei Versand & Co. berücksichtigen

Geht ein Artikel nicht über das eigene Lager, sondern direkt vom Hersteller zum Kunden, spricht man in der Regel vom Direkt- bzw. Streckengeschäft. Hersteller der Ware versenden diese dann direkt an die Kunden des Handelsunternehmens. Dies führt dazu, dass einige Faktoren, wie beispielsweise die Rechnungsstellung oder eine neutrale Kartonage berücksichtigt werden müssen. 

Viele weitere Funktionen

ERP-Software-Systeme verfügen über eine Vielzahl verschiedener weiterer Funktionen, die Handelsunternehmen beim Einkauf unterstützen. Durch die Verbindung des Einkaufs mit vielen anderen Abteilungen und Bereichen im Unternehmen, entstehen vielerorts optimierter Prozesse, die Ressourcen an einigen Stellen frei werden lassen. Das sind genau all jede Ressourcen, die gewinnbringend an anderen Stellen eingesetzt werden können und dem Unternehmen den Vorsprung gegenüber anderen Wettbewerbern verschafft. 

Quotierung

Im Einkauf profitieren Unternehmen zudem je nach Software beispielsweise noch von der Möglichkeit, Bestellungen zu quotieren. So lassen sich Bestellmengen in mehrere Quoten aufteilen, anstatt sie einem einzelnen Lieferanten zuzuweisen. So lässt sich die Abhängigkeit vom Lieferanten reduzieren(vgl. myfactory.com, 16.02.2023).

Auswahl einer ERP-Software für den Einkauf im Großhandel  

Am Markt finden sich eine Vielzahl verschiedener ERP-Lösungen, speziell für den Großhandel, die Unternehmen bei der effizienteren Gestaltung der eigenen Geschäftsprozesse unterstützen. Letztlich kommt es immer auf die Beschaffenheit des Unternehmens an, was die ERP-Software leisten muss. Man sollte sich daher im Vorfeld genau informieren, welche Prozesse dem eigenen Unternehmen zu Grunde liegen und ob ein entsprechendes System dies abzubilden vermag. 

Per ERP-Vergleich zur richtigen Software für den Einkauf 

Vielen Unternehmen fällt die Auswahl einer geeigneten ERP-Software nicht leicht. Betriebe auf der Suche nach einem System können bei der Sondierung des ERP-Marktes bei branchenspezifischen Systemen beginnen. Branchenspezifische Systeme für den Großhandel verfügen zumeist bereits standardisiert über die wichtigsten Funktionen, derer es in dieser Branche in der Regel bedarf. Dazu können Unternehmen auf anbieterunabhängige Vergleichstools zurückgreifen. Hier lässt sich eine Vorauswahl branchenspezifischer Systeme treffen.