ERP-Software für den Großhandel: Controlling

Wie sich die Probleme des Großhandels mit adäquater ERP Software im Bereich Controlling minimieren lassen.

Je nach Branche finden sich im Großhandel diverse Baustellen. Die meisten haben jedoch das eine gemeinsam: Sie würden sich in vielen Fällen durch den effizienteren Nutzen gegebener Ressourcen zumindest verkleinern lassen. 

Wenn es darum geht, unternehmensrelevante Ressourcen aufzudecken bzw. diese effizienter zu nutzen, kommt in Zeiten der digitalen Transformation schnell eine ERP-Software ins Spiel. 

In welchen Bereichen der größte Optimierungsbedarf besteht und wie ein adäquates ERP System besonders im Controlling Abhilfe schaffen kann, erfahren Sie im Folgenden. 

Probleme des Großhandels 

Eine Fachbereichsstudie von techconsult definiert deutlich die aktuellen Probleme des Großhandels im Bereich Finanzen und Controlling. Vom Textil- bis hin zum Elektrogroßhandel findet sich nahezu in jeder Branche deutlicher Optimierungsbedarf. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition
• Deutlicher Optimierungsbedarf im Bereich Controlling 
• Zahlungsverhalten der Kunden in der ERP-Software 
• Vertriebskennzahlen in der ERP-Software 
• Deckungsbeitrag in der ERP-Software 
• In der ERP Software Vertriebskennzahlen gezielt analysieren 
• Datenverarbeitungsprozesse in der ERP Software – OLAP

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 

ERP ist die Abkürzung für das sogenannte Enterprise-Resource-Planning. Dabei geht es um die unternehmerische Aufgabe alle zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang sämtliche, dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Betriebsmittel. 

Das betrifft nehmen Materialien und Maschinen auch das Personal, finanzielle Mittel oder Immobilien usw. Es gilt all diese Ressourcen so auf die Prozesse zu planen, dass es zu keinem Zeitpunkt zu Engpässen oder Verschwendungen dieser Ressourcen kommt. 

Alle Prozesse digital steuern und planen

Eine ERP-Software bildet sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise lassen sich diverse Prozesse schlanker und effizienter gestalten. Auch Informationen werden im gesamten Unternehmen schneller geteilt, sodass viele Prozesse abgekürzt und teilweise sogar automatisiert werden können. 

Im Folgenden wollen wir einen Blick auf die Möglichkeiten einer ERP-Software für den Großhandel und hier speziell für das Controlling werfen. 

Deutlicher Optimierungsbedarf im Bereich Controlling

So hat beispielsweise jedes dritte Unternehmen im Bereich des Machinen-, Eletro-, Baustoff- bzw. technischen Großhandels klare Defizite bezüglich der Budgetplanung bzw. der Geschäftsabwicklung. Sind diese Unternehmen konzerngebunden, fällt der tatsächliche Anteil noch höher aus. 
Im Textil-Großhandel sind vor allem Ertrags- und Risikokontrolle ein Thema. So gibt es bei mehr als einem Fünftel der im Bericht enthaltenen Unternehmen in diesem Sektor Probleme. 

Die Ertrags- bzw. Risikokontrolle von Investitionen sowie die Liquiditäts- und Budgetplanung sind das Sorgenkind von Unternehmen, die sich auf den Großhandel mit Elektronik, Informations- und Kommunikationstechnik bzw. Unterhaltungstechnologien spezialisiert haben (vgl. mediadefine.com). 

Finanzielle Engpässe mittels ERP Software vermeiden 

Besonders wenn es im Bereich Finanzen und Controlling zu Problemen kommt, ist meist akuter Handlungsbedarf gefordert. Je nachdem, wie gravierend bzw. systematisch verankert das jeweilige Problem ist, kann es im Ernstfall zu Zahlungsunfähigkeiten oder schlimmerem kommen. Ressourcen werden knapper und auch zusätzliches Personal kann nicht in jedem Fall finanziert werden. Der Wettbewerbsvorteil schwankt und das Unternehmen läuft Gefahr, größere Verluste zu machen. 

Um ein solches Szenario zu vermeiden, sollten bereits nach ursprünglicher Erkennung des Problems Schritte getroffen werden, um dem systematisch entgegen zu wirken. Dies ist innerhalb der ERP-Software im Modul Controlling unter Anderem durch Kennzahlen möglich. Welche Kennzahlen es gibt und was diese im Detail bedeuten, wird im Folgenden thematisiert 

Zahlungsverhalten der Kunden in der ERP-Software

Doch auch das beste Produkt sichert nicht den Umsatz, wenn es seitens der Kunden zu Zahlungsverzögerungen kommt. Dies ist vor allem im Bereich der Ertrags- und Risikokontrolle von Vorteil. Viele ERP-Software-Systeme ermöglichen es Buchhaltern, sich das Zahlungsverhalten eines bestimmten Kunden über eine auserwählte Periode anzeigen zu lassen (vgl. amortisat.de). Viele Systeme verfügen auch über eine graphische Darstellung dieser Entwicklung. 

Auch ist es möglich, gezielt nach offenen Rechnungen zu filtern bzw. diese nach Dringlichkeit zu sortieren. Dies unterstützt Buchhalter bzw. Sachbearbeiter zusätzlich bei effizienter Mahnungserstellung und gezielterer Kundenbetreuung. Ist die Rechnung nur in Vergessenheit geraten und wird innerhalb der nächsten Tage bezahlt oder ist die Zahlungsverzögerung in Liquiditätsproblemen begründet? 

Weitere Performance Indikatoren, welche sich mittels einer ERP-Software abbilden lassen, sind beispielsweise die gezielte Gegenüberstellung von Soll- und Ist-Mengen. 

Vertriebskennzahlen in der ERP-Software

Es gibt diverse Vertriebskennzahlen, welche – je nach Schwerpunkt des Unternehmens – als sogenannte Key Performance Indicator (kurz KPIs) genutzt werden können. Diese können im Controlling Modul des ERP Systems laufend neu kalkuliert und überwacht werden. 

So ist es möglich, frühzeitig nach der Ursache des Problems zu suchen, wenn eine oder mehrere der Kennzeichen unter einen gewissen Schwellenwert fallen. Unterschieden wird zwischen monetären – und nichtmonetären Kennzahlen. 

Deckungsbeitrag in der ERP-Software 

Beim Deckungsbeitrag handelt es sich um eine monetäre Vertriebskennzahl, welche im ERP System abgebildet und analysiert werden kann. Der Deckungsbeitrag Beitrag eines speziellen Produktes sagt aus, wieviel das Unternehmen an diesem Produkt verdient. Dies ist vor allem relevant, um mögliche Potenziale frühzeitig zu erkennen und Chancen zu nutzen. 

Verdient ein Unternehmen mit einem gewissen Produkt kaum Geld, da es beispielsweise in der Produktion selbst zu teuer geworden ist, kann es in Betracht ziehen, es aus dem Sortiment zu nehmen. 

Zwar gibt es auch hier Ausnahmen (beispielsweise Kontingente über Nischenprodukte mit strategisch wichtigen Kunden), aber der Deckungsbeitrag stellt dennoch einen guten, ersten Anhaltspunkt dar. Ein Beispiel für nichtmonetären Kennzahlen ist unter anderem die Anzahl erworbener Neukunden. 

Im ERP System Vertriebskennzahlen gezielt analysieren 

Traditionelle Kennzahlenanalyse selbst bezieht sich in vielen Fällen rein auf ergebnisorientierte Faktoren (monetäre Kennzahlen). Da jedoch auch beispielsweise die Anzahl erworbener Neukunden über einen gewissen Zeitraum hinweg durchaus aussagekräftig in Bezug darauf sein kann, wie erfolgreich beispielsweise die Implementierung einer neuen Marketingstrategie war, ermöglichen einige ERP-Software-Systeme die Analyse mittels einer „Balanced Scorecard“ (dt. ausgewogener Berichtsbogen), welche auch nichtmonetäre Faktoren mit einbezieht.  

Die Balanced Scorecard als Planungstool in der ERP Software

In ihrer klassischen Form setzt sich die Balanced Scorecard aus vier Steuerungsperspektiven zusammen: Der Finanzperspektive, der Kundenperspektive, der internen Prozessperspektive sowie der Entwicklungsperspektive (vgl. business-wissen.de). Durch die vier Perspektiven wird durch die Balanced Scorecard im ERP System ein wertvolles Tool für das firmeninterne Controlling geschaffen. 

Idealerweise geht nicht nur deutlich daraus hervor, wie erfolgreich der Großhändler bislang agiert, sondern gibt auch Aufschlüsse darüber, wie wahrscheinlich es ist, dass dies auch in Zukunft der Fall sein wird. Somit entsteht ein ganzheitliches Planungs- und Kontrollwerkzeug, welches diverse Kennzahlen und Indikatoren mit einbezieht. Wichtig ist dabei stets die Übersichtlichkeit. Es sollte also darauf geachtet werden, dass zum einen überwiegend relevante, und zum anderen nicht zu viele Kennzahlen pro Perspektive verwendet werden (vgl. business-wissen.de). 

Datenverarbeitungsprozesse in der ERP Software – OLAP 

Eine weitere Möglichkeit, sich in der ERP-Software einen Überblick über das Verhältnis mehrerer Kennzahlen zueinander zu verschaffen, ist das sogenannte Online Analytical Processing (kurz OLAP). OLAP ist eine mehrdimensionale Art der Datenanalyse. 

Faktoren werden auf drei Dimensionen in einer Art Würfel – dem sogenannten OLAP Würfel – gegenübergestellt. So lässt sich beispielsweise der Umsatz eines Produktes im Mai mit dem im Juni vergleichen und gleichzeitig noch dem eines weiteren Produktes im Juni gegenüberstellen. 

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass ERP-Software-Systeme – sofern sie zu ihrem vollen Potenzial genutzt werden – zu einem unverzichtbaren Controlling Instrument für den Großhandel werden können.