Lagerverwaltung mit der ERP-Software

Für Unternehmen des Großhandels spielt das Lager eine zentrale Rolle. Alle Waren sollen immer verfügbar sein, doch keine unnötigen Kosten entstehen.

Um dies zu gewährleisten kommt es auf eine effiziente und genau geplante Lagerverwaltung an. Je breiter das Angebot eines Händlers, desto größer wird die Herausforderung das Lager optimal zu managen. Kunden erwarten Lieferungen zum schnellstmöglichen Zeitpunkt, gleichzeitig sollen Lagerungszeiten so gering wir möglich gehalten werden, damit keine Ressourcen verschwendet werden. 

Um diesen Drahtseilakt zu bewerkstelligen, setzen Unternehmen zumeist auf intelligente Software-Lösungen. Wir wollen uns an dieser Stelle einmal den Funktionen einer ERP-Software für die Lagerverwaltung widmen und dabei die grundlegenden Vorteile herausarbeiten, die ein solches System mit sich bringt. Doch zunächst eine kleine begriffliche Einordnung. 

Inhaltsverzeichnis 

• Lagerverwaltung im Großhandel 
• Was ist ein Lagerverwaltungssystem? - Eine Definition 
• Was ist eine ERP-Software? - Eine Definition 
• Allgemeine Lagerverwaltung mit dem WMS 
• Bestellvorschläge durch das System 
• Chargen- und Seriennummernverwaltung 
• Viele weitere Vorteile

Lagerverwaltung im Großhandel

Grundsätzlich hat das Lager eines Großhändlers die Funktion die Lieferungsfähigkeit des Unternehmens aufrecht zu erhalten. Dabei ist es zentral zu wissen, welche Bedarfe es künftig geben wird, wie breit und tief das dargebotene Sortiment sein muss und welche Kapazitätsgrenzen der Lagerung eigentlich zu Grunde liegen. 

All diese Fragen werden in einer Lagerverwaltungssoftware, die Teil einer ERP-Software sein kann abgebildet. Vielmehr wird in diesen Systemen der komplette innerbetriebliche Materialfluss dargestellt. Wareneingang, Einlagerung, Umlagerung oder auch Auslagern und Versand werden in diesem Teil widergespiegelt. 

Was ist ein Lagerverwaltungssystem? - Eine Definition

Unter einem Lagerverwaltungssystem bzw. gebräuchlicher engl. Warehouse-Management-System (WMS) versteht man im Allgemeinen eine Software zur Verwaltung von Lagermengen und -orten sowie deren Beziehung zueinander. Während eine reine Lagerbestandsverwaltung sich eben nur um jene kümmert, geht ein WMS weiter und über nimmt auch Aufgaben zur Führung und Optimierung der internen Lagersysteme. 

So finden sich heute zumeist in den entsprechenden branchenspezifischen ERP-Lösungen für den Großhandel auch Funktionen eines WMS. Dabei nimmt das WMS vom ERP-System Aufträge entgegen, verwaltet diese in einer zentralen Datenbank und gibt diese nach entsprechender Optimierung zur Steuerung an die ebenfalls angebundene Logistik weiter. 

Was ist eine ERP-Software? - Eine Definition

Eine ERP-Software wiederum ist eine Businesssoftware, die alle Bereiche und Geschäftsprozesse eines Unternehmens an einem zentralen Ort bündelt und verbindet. So eben auch die Lagerverwaltung als ein Teil davon. ERP steht dabei für Enterprise-Ressource-Planning und beschreibt die unternehmerische Aufgabe, alle dem Unternehmen zur Verfügung stehendenden Ressourcen auf die beste Art und Weise einzusetzen und Verschwendungen zu vermeiden. 

Verschwendungen vermeiden und Prozesse effizient gestalten

Die entsprechende ERP-Software-Systeme helfen genau dabei, indem sie eben jene Ressourcenverschwendungen aufzeigen und durch viele Automatisierungen diverser Geschäftsprozesse dabei hilft, diese effizienter zu gestalten. Letztlich setzt eine ERP-Software an vielen verschiedenen Stellen Ressourcen frei, die dann gewinnbringend an anderer Stelle eingesetzt werden können. 

Funktionen zur Erleichterung des Alltags

Für die Lagerverwaltung bedeutet dies, dass das System nicht nur einfach das Lager und die darin enthaltenden Bestände abbildet, sondern vielmehr Vorschläge zur optimaleren Lagerung und zu Mengen unterbreitet, bestmögliche Bestelltermine und -konditionen errechnet oder sogar Trends frühzeitig erkennt. 

Wir wollen uns an dieser Stelle einmal den Kernfunktionen einer solchen integrierten Lagerverwaltungssoftware widmen und deren Nutzen im Zusammenspiel mit der ERP-Software herausstellen. 

Allgemeine Lagerverwaltung mit dem WMS

Eine Lagerverwaltung speziell für den Großhandel beinhaltet eine Vielzahl verschiedener Funktionen. Klassischerweise geht es zunächst einmal um die Lagerbestandshaltung, zu der entsprechende Lagerbestandslisten zu jedem Artikel gehören. Das System erstellt diese, sodass Anwender des Systems immer alle Bestände optimal im Blick behalten. 

Inventurlisten mit einem Klick erstellen

Zudem lassen sich direkt mit einem Klick entsprechende Inventurlisten für das Lager erstellen. Darüber hinaus lassen sich die aktuellen Lagerbestände schnell und einfach bewerten und über das System überwachen. Das System warnt dann rechtzeitig bei Fehlbeständen und Differenzen und kann entsprechende Empfehlungen formulieren. 

Ebenso kann das System den perfekten Lagerort für eine Bestellung ermitteln. Anhand der prognostizierten Lagerungszeit lassen sich so beispielsweise schnelldurchlaufende Artikel effizienter lagern, während längerfristige Artikel beispielsweise andere Lagerorte einnehmen können. 

Bestellvorschläge durch das System

Wie bereits angeschnitten, ist eine ERP-Software in der Lage an Hand der Bestände entsprechende Bestellvorschläge zu generieren. Ebenso kann das System bei Mindestbestandsmengen rechtzeitig vor Engpässen warnen, sodass keine Lieferschwierigkeiten oder Engpässe entstehen. 

Auch kann das System ermitteln, welche Nachfrage in Zukunft zu erwarten ist und wie sich die Bestellmengen dahingehend ändern muss. Gerade bei saisonalen Produkten erkennt das System zyklische Schwankungen und kann bedarfsgerecht entsprechende Bestellvorschläge unterbreiten. 

Aktuelle Trends im Blick behalten

Doch nicht nur auf wiederkehrende Bestellspitzen kann das System Rücksicht nehmen. Mit der entsprechenden Datengrundlage kann sogar auf aktuelle Trends in Echtzeit Bezug genommen werden, sodass ein in der Zukunft ansteigender Bedarf eines bestimmten Produktes gedeckt werden kann. Gleichzeitig kann das System auch auf maximale Bestandsgrenzen hinweisen und diese umgehen. 

Einkauf profitiert von Bestellvorschlägen

Letztlich kann der Einkauf massiv von den automatisch generierten Bestellvorschlägen profitieren, da deren Entscheidungen nun auf validen Daten fußen, die das gesamte Lager mit einbezogen haben. Zudem lassen sich viele verschiedenste Prozesse weitestgehend automatisieren, sodass diverse Prozesse deutlich beschleunigt und optimiert werden. Auch die Fehlerquote sinkt durch die Nutzung eines validen Datenstammes enorm. 

Chargen- und Seriennummernverwaltung

Mit dem System lassen sich alle Wareneingänge direkt mit entsprechenden Chargen- und Seriennummern versehen. So lassen sich besonders interessante und wichtige Artikel einfach im Blick behalten. Neue Lieferungen lassen sich ganz einfach bestimmten Chargen zuordnen und das ebenfalls weitestgehend automatisiert. 

Auch lassen sich neue Lieferungen hinsichtlich ihrer Barcodes mittels Barcode-Scanners einfach und umgehend erfassen. So behält man beispielsweise bei verderblicher Ware immer das Mindesthaltbarkeitsdatum im Blick und kann dafür Sorge tragen, dass derartige Artikel vor diesem Datum weiterlaufen. 

Viele weitere Vorteile

Mit einem WMS lassen sich also nicht einfach nur die Lagerposition bestimmter Artikel verwalten, vielmehr wird der gesamte Wareneingang sowie der Warenausgang inklusive der Kommissionierung mit abgedeckt. Durch die Minimierung der Lagerbestände können massive Kosten eingespart werden, da das im Lager gebundene Kapital freigesetzt wird. Gleichzeitig sichert das System jedoch den Mindestbestand der Artikel im Lager, sodass Lieferengpässe vermeiden werden. 

Durch die Automatisierung vieler Prozesse, speziell bei der Datenerfassung, oder auch der Berechnung von wichtigen Kennzahlen, werden zudem weitere Ressourcen eingespart, die an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden können. 

Einfach und übersichtlich Organisieren

Generell wird die Lagerorganisation deutlich effizienter und die Kommissionierung beschleunigt, da das Lager intelligente Wege errechnet und Produkte zu Produktgruppen zusammenfasst und ortsnah platziert. 

Auch in puncto Sicherheit bietet die Lagerverwaltung mit der ERP-Software einige Vorteile. Durch individuell einstellbare Benutzerrechte wird bestimmten Mitarbeitern bezogen auf deren jeweiligen Status entsprechender Zugriff auf die Daten gewährt, ohne die Datensicherheit so zu gefährden. Das entlastet Vorgesetzte und beschleunigt Prozesse massiv. 

Einfach und schnell passende ERP-Software finden

ERP-Software-Systeme finden sich, wie eingangs erwähnt, wie Sand am Meer am Markt. Das richtige System zu finden, welches die eigenen Geschäftsprozesse optimal abbilden kann ist nicht immer leicht. 

Es lohnt daher sich zu Beginn eines ERP-Projektes genau mit den gewünschten Funktionen auseinanderzusetzen und die eigenen Geschäftsprozesse zu evaluieren. Das daraus entstehende Lastenheft dient dann am Ende als Wegweiser durch den ERP-Dschungel.