Prozessoptimierung im Großhandel - Darauf kommt es an

Prozessoptimierung ist für Händler Pflicht, wenn sie erfolgreich bleiben wollen. Wie sie mit dem ERP gelingt, lesen Sie hier.

Steigende Kundenanforderungen und neue Konkurrenz durch Hersteller oder Online-Pure-Player setzen den traditionellen Großhandel unter Druck. Um langfristig erfolgreich zu bleiben, müssen Großhändler ihre Effizienz steigern und ihre Kosten senken. Eine wichtige Rolle spielt dabei die Optimierung bestehender Prozesse – sowohl im Unternehmen als auch im Zusammenspiel mit Lieferanten, Kunden und anderen Partnern. In diesem Artikel lesen Sie, wie die Prozessoptimierung gelingen kann – und warum dabei kein Weg an einem modernen ERP-System vorbeiführt.

Prozessoptimierung im Großhandel: Das sind die entscheidenden Schritte

Im Großhandel sind die meisten Prozesse abteilungsübergreifend. Schon bei einer simplen Bestellung sind vom Verkauf über das Lager bis hin zur Buchhaltung die meisten wesentlichen Abteilungen an der Abwicklung beteiligt. Dementsprechend ist auch die Optimierung von Prozessen eine komplexe Aufgabe.

Das bedeutet jedoch keineswegs, dass die Prozessoptimierung auch kompliziert sein muss – denn die wesentlichen Ansatzpunkte und Arbeitsschritte lassen sich klar umreißen. Im Wesentlichen sind folgende Dinge zu tun:

Standardisierung von Prozessen

Die meisten Prozesse im Großhandel wiederholen sich: Bestellungen müssen immer wieder bearbeitet, Lieferungen immer wieder kommissioniert und Rechnungen immer wieder geschrieben werden. Der erste Schritt zur Optimierung von Prozessen ist es, alle diese Abläufe zu standardisieren und festzulegen, auf welche Weise sie bearbeitet werden sollten. Das steigert die Effizienz und bildet eine entscheidende Grundlage für weitere Optimierungsmaßnahmen.

Digitalisierung

Mit der Standardisierung ist jedoch noch lange nicht das Ende der Fahnenstange erreicht. Vielmehr gibt es auch weitere Möglichkeiten, Prozesse effizienter zu gestalten. Von zentraler Bedeutung ist dabei die Digitalisierung.

Denn insbesondere das manuelle Bearbeiten von Papierbelegen kostet nicht nur viel Zeit, sondern ist auch sehr fehleranfällig: Jedes Mal, wenn Sie ein Dokument abtippen, kann sich ein Fehler einschleichen. Immer, wenn Sie ein Original-Dokument an eine andere Abteilung weitergeben müssen, kann dieses Dokument verloren gehen; so oder so wird es jedoch immer Zeit kosten, bis es an seinem Zielort ankommt, sodass es zum Beispiel erst am folgenden Tag wahrgenommen und weiterverarbeitet wird. All das kann zu massiven Verzögerungen führen, was sich wiederum auf die Kundenzufriedenheit auswirkt – und damit auch auf Ihre Umsätze.

Digitale Dokumente können hingegen auf Knopfdruck weitergeleitet werden, erreichen ihren Zielort noch im selben Augenblick und bleiben dabei inhaltlich immer korrekt. Damit ist die digitale Kommunikation der analogen weit überlegen und kann ebenfalls einen entscheidenden Beitrag zur Prozessoptimierung im Großhandel leisten.

Automatisierung

Sobald Sie Ihre Prozesse digitalisiert haben, können Sie sie zudem automatisieren und zum Beispiel aus fertig bearbeiteten Bestellungen automatisch Kommissionierscheine oder Rechnungen erstellen und ebenso automatisch an die jeweils zuständigen Stellen weiterleiten lassen. So können Sie viele wesentliche Unternehmensabläufe automatisch abwickeln. Damit ist die Automatisierung ein weiterer zentraler Baustein, wenn es darum geht, Prozesse im Großhandel zu automatisieren.

Integration

Damit eine Automatisierung, wie sie im vorherigen Abschnitt beschrieben ist, jedoch funktionieren kann, müssen alle eingesetzten IT-Lösungen eng miteinander verzahnt werden. Notwendig sind dabei Schnittstellen zur einfachen Übertragung; ideal ist eine gemeinsame Datenbank, in der alle relevanten Daten nur einmal abgelegt sind und von allen Abteilungen gleichermaßen genutzt und bearbeitet werden. Grundsätzlich gilt: Je mehr verschiedene Programme Sie im Einsatz haben, desto niedriger ist die Effizienz Ihrer Prozesse – und desto schwerer fällt ihre Optimierung.

ERP-Systeme: Für die Prozessoptimierung absolut unverzichtbar

Um Prozesse nachhaltig zu optimieren, bedarf es also einer zentralen Lösung, in der alle Mitarbeitenden und Abteilungen ihre Daten gemeinschaftliche speichern und bearbeiten. Mit anderen Worten: Es braucht ein ERP-System. Sie bilden die ideale technische Grundlage, um wesentliche Prozesse im Großhandel abteilungsübergreifend zu automatisieren, da sie Funktionen für alle wesentlichen Abteilung eines Unternehmens in einer einzigen Software vereinen. Daraus ergeben sich praktisch unerschöpfliche Möglichkeiten zur Prozessoptimierung:

Beispiel 1: Automatisierter Beschaffungsprozess

Großhändler müssen wichtige Artikel jederzeit in ausreichender Menge auf Lager halten. Ohne ERP-System müssten die Lagermitarbeiter die aktuellen Lagerstände genau im Auge behalten und die Bedarfe an den Einkauf melden.

In einem modernen ERP-System hingegen überwacht die Lösung selbst die Bestände und generiert ausgehend von den im System hinterlegten Mindestmengen automatisch Bestellvorschläge, die Einkäufer mit einem Klick in echte Bestellungen umsetzen können.

Beispiel 2: Automatisierte Bestellabwicklung

Jede Bestellung löst zahlreiche Folgeaktionen für verschiedene Abteilungen aus: Von der Erstellung verschiedener Belege wie der Auftragsbestätigung, dem Lieferschein und der Rechnung über die Kommissionierung und den Versand der Waren bis hin zur Buchung. Ein komplexer Prozess, an dem viele Abteilungen beteiligt sind.

Mit einem ERP-System hingegen können nicht nur alle notwendigen Belege auf Knopfdruck erstellt werden; sie werden auch rein digital an die beteiligten Abteilungen weitergesendet, – voll automatisch, unverzüglich und fehlerfrei, da alle Belege auf denselben Datensätzen basieren.

Kurz zusammengefasst

Um langfristig erfolgreich zu bleiben, müssen Großhändler ihre Prozesse automatisieren. Dabei spielt die Digitalisierung eine entscheidende Rolle: Der Einsatz eines modernen, integrierten ERP-Systems ist die entscheidende technische Grundlage für alle weiteren Maßnahmen zur Optimierung wie zum Beispiel die Automatisierung von Prozessen. Ohne gemeinsame Datenbasis ist die Automatisierung der komplexen Prozesse im Handel kaum möglich.

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