Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Alles, was Sie über Warenwirtschaftssysteme wissen müssen: Vor- und Nachteile, Kosten, Anwendungsbereiche und vieles mehr.

Wir befinden uns im Zeitalter der digitalen Transformation. Unternehmenssoftware spielt dementsprechend eine immer größere Rolle. Um mit der Konkurrenz Schritt halten zu können, bedarf es immer neuer, innovativer Softwarelösungen, mittels derer Unternehmen ihre eigenen Prozesse optimieren können. Dazu zählen auch Warenwirtschaftssysteme als zentrale technische Knotenpunkte in Unternehmen. Aus diesem Grund wollen wir uns im Folgenden einmal näher mit Warenwirtschaftssystemen auseinandersetzen, ihre Vor- und Nachteile sowie möglichen Einsatzbereiche aufzeigen und schließlich auch die Kostenfrage klären.

Inhaltsverzeichnis 

• Definition
• WaWi vs. ERP
• Funktionen
• Vorteile
• Nachteile
• Kosten

Was ist ein Warenwirtschaftssystem? 

Ein Warenwirtschaftssystem ist streng genommen zunächst einmal ein Modell zur Darstellung von Warenströmen in Geschäftsprozessen von Unternehmen. Häufig werden Warenwirtschaftssysteme mit „WaWi“ oder auch „WWS“ abgekürzt. In der Praxis stehen sie doch vornehmlich in direktem Zusammenhang mit Unternehmenssoftware für die Bereiche Logistik und Disposition. Vornehmlich im Handel werden Warenwirtschaftssysteme auch als Synonym für ERP-Systeme verwendet, wobei sich genau genommen eine Abgrenzung vornehmen lässt.

Unterschied zwischen ERP und WaWi 

Schließlich umfassen moderne ERP-Systeme nicht selten weitaus mehr als den Bereich der Warenwirtschaft. So können beispielsweise auch Business Intelligence-Funktionen enthalten sein. Dennoch ist der Übergang zwischen WaWi und ERP nicht klar definiert. Grundsätzlich gilt, dass die Abgrenzung anhand des Funktionsumfangs vorgenommen werden kann. Sobald beispielsweise Funktionen aus dem Bereich des Controllings integriert sind, ist eher von einem ERP-System zu sprechen als von einem Warenwirtschaftssystem.

Funktionen eines Warenwirtschaftssystems 

Warenwirtschaftssysteme können unterschiedliche Funktionen umfassen und sich demnach auch für unterschiedlichste Anwendungsbereiche eignen. Grundsätzlichen umfassen Warenwirtschaftssysteme jedoch die folgenden Bereiche: Warenlogistik (Bestandsführung, Lagerverwaltung), Einkauf/ Beschaffung und Vertrieb.

Darüber hinaus kann ein WaWi die folgenden Module umfassen:

• Wareneingang,
• Warenausgang,
• Bestellschreibung und -überwachung,
• Bestellvorschläge bzw. Dispositionshilfen,
• Marketing bzw. Management-Information und
• Disposition und Bestellwesen.

Umfasst ein Warenwirtschaftssystem Module aus all diesen Bereichen, ist in der Regel von einem geschlossenen Warenwirtschaftssystem die Rede. Darüber hinaus gibt es noch offene Warenwirtschaftssysteme. Diese verfügen über weniger Module. Häufig werden beispielsweise nur die Bereiche Wareneingang und Warenausgang abgedeckt.

Vorteile eines WWS

Mit der Einführung eines Warenwirtschaftssystems können zahlreiche Vorteile einhergehen. Diese überschneiden sich weitestgehend mit den Vorteilen einer ERP-Software.

Finanzielle EInsparungen

So lassen sich beispielsweise Geschäftsprozesse besser durchblicken und entsprechend optimieren. Durch die Optimierung bestehender Geschäftsprozesse können Ressourcen und finanzielle Mittel eingespart werden, welche dann wiederum an anderer Stelle zielführend eingesetzt werden können.

Automatisierungen

Auch ermöglichen moderne Softwaresysteme Automatisierungen in zahlreichen Bereichen. Diese reduzieren nicht nur den Arbeitsaufwand und steigern somit die Effizienz von Prozessen, sondern können in der Regel auch Fehlerquellen reduzieren. Durch softwareseitige Auswertungen und Kennzahlen erhalten Unternehmen zudem eine fundierte Entscheidungshilfe.

Nachteile eines WaWi 

Grundsätzlich überwiegen die Vorteile eines Warenwirtschaftssystems den potenziellen Nachteilen. Schließlich ist ein WaWi maßgeblich am unternehmerischen Erfolg beteiligt. Dennoch können Nachteile eintreten; beispielsweise dann, wenn ein ungeeignetes System zum Einsatz kommt, welches die Geschäftsprozesse nicht vollumfänglich abdecken kann.

Change Management

Darüber hinaus stellt die Einführung einer (neuen) Unternehmenssoftware immer auch eine große Veränderung für den gesamten betrieb da, sodass es einer entsprechenden Change-Management-Strategie bedarf. Auch sollte berücksichtigt werden, dass mit wachsendem Funktionsumfang häufig auch die Kosten eines WWS steigen.

Was kostet ein Warenwirtschaftssystem?

Die Kosten eines Warenwirtschaftssystems lassen sich nicht pauschalisieren. Je größer jedoch die Funktionsumfang oder die Anzahl der benötigten Userzugänge, desto höher sind in der Regel jedoch auch die Kosten. Sehr umfangreiche, leistungsstarke und komplexe Systeme sind somit insbesondere für kleinere Betriebe häufig nicht bezahlbar.

Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich ein WWS?

Wichtig ist jedoch, dass es in diesem Betrieben auch zumeist keiner Lösung dieses Kalibers bedarf. Häufig profitieren kleine Betriebe bereits von der Einführung grundlegender Systeme, die die wichtigsten Geschäftsprozesse abdecken. Je geringer der Funktionsumfang, desto leichter lässt sich das System auch häufig bedienen. Erwähnenswert ist auch, dass es auch kostenlose Systeme am Markt gibt. So lässt sich für jedes Budget ein geeignetes System finden.