Eine ERP-Software für Zahnarztpraxen

Zahnarztpraxen müssen mit Ihrer ERP-Software sensible Gesundheitsdaten sicher verarbeiten können und die Abrechnung möglichst effizient gestalten.

Zahnärzte stehen vor der Herausforderung neben der Behandlung der eigenen Patienten auch alle administrativen Aufgaben zu managen. Der Aufwand für die Verwaltung soll dabei möglichst geringgehalten werden, sodass mehr Zeit für die zahnärztliche Behandlung bleibt. Ebenso ist darauf zu achten, dass wirtschaftlich und im Interesse des Patienten gehandelt wird. 

Die diversen unterschiedlichen Aufgaben in einer Zahnarztpraxis machen letztlich eine ERP-Software von Nöten, die genau auf die Belange dieser zugeschnitten ist. Eine branchenspezifische ERP liefert alle wichtigen Funktionen bereits in der Standardversion und sorgt dafür, dass das Kerngeschäft wieder mehr in den Fokus rückt. 

Inhaltsverzeichnis 

• Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 
• Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software? 
• Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für Zahnarztpraxen? 
• Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis in Zahnarztpraxen? 
• Wie finden Sie die richtige ERP-Software für Zahnärzte? 
• Welche Funktionen benötigen Zahnärzte in einer ERP-Software? 
• Fazit: ERP-Software passend zur eigenen Zahnarztpraxis wählen

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 

Eine ERP-Software unterstützt Unternehmen dabei ihre eigenen Prozesse effizienter und ressourcenschonender aufzusetzen. Dazu werden sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital abgebildet und auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt. Die zentralisierten Daten können dann von allen Akteuren im Unternehmen genutzt werden, was mehr Transparenz schafft und vor Allem den Weg für abteilungsübergreifende und automatisierte Prozesse freimacht. 

Jede Abteilung ist fortan mit der anderen digital verbunden. So lassen sich die Prozesse deutlich schlanker und letztlich ressourcensparender aufsetzen. Die freigesetzten Ressourcen lassen sich dann an anderer Stelle nutzen, etwa für die Behandlung und Beratung mit den Patienten, für die oftmals wenig Zeit bleibt. 

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software? 

Damit eine ERP-Software eben jene Vorteile erzielen kann, muss diese perfekt zum Unternehmen passen. Da die Prozesse unterschiedlicher Branchen ebenso different sind, bedarf es eines ERP-Systems, dass die eigenen Prozesse abzubilden vermag und gleichzeitig nicht mit unnötigen Funktionen überladen ist. 

Daher haben sich viele Anbieter auf bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen spezialisiert und ihre Lösungen auf die Belanger dieser ausgerichtet. In diesen branchenspezifischen Systemen sind dann alle wichtigen Funktionen bereits in der Standardversion enthalten. Es müssen weit weniger Anpassungen vorgenommen werden, als bei einer allgemeinen ERP-Software. Das spart letztlich Zeit und vor Allem Geld bei der Implementierung. 

Zudem berücksichtigen branchenspezifische ERP-Systeme alle wichtigen Gesetze und Vorgaben die für den jeweiligen Bereich wichtig sind. Auch wichtige Schnittstellen zu Behörden oder Versicherungen sind meist direkt enthalten, so dass Daten medienbruchfrei übertragen werden können. 

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für Zahnarztpraxen?

Der Tätigkeitsbereich von Zahnärzten ist sehr weit gefächert. Neben allen Belangen rund um die Mundgesundheit müssen Rechnungen geschrieben und mit Versicherungen abgerechnet werden, Kontakt zum Patienten gehalten, Überweisungen ausgestellt und Termine gemanagt werden. Gleichzeitig stellt eine Arztpraxis ein eigenständiges Unternehmen da, dass sich mit diversen administrativen Aufgaben befassen muss. 

Von der Buchhaltung über die Personalplanung bis hin zum Einkauf und dem Controlling. All dies muss mit der ERP-Software abbildbar sein. Mit einem ERP-System von der Stange lässt sich dies nur unzureichend darstellen. Daher empfiehlt es sich, den Blick auf eine branchenspezifische ERP-Software zu richten. 

Diese enthält auch alle wichtigen Schnittstellen zu den diversen Versicherungen, damit die Abrechnung einfach und digital von Statten gehen kann. Zudem lassen sich auch Überweisungen oder Rezepte digital ausstellen und verwalten. Ebenso lassen sich mit einer entsprechenden Schnittstelle alle relevanten Daten direkt zum Steuerberater oder dem Finanzamt direkt überführen. 

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis in Zahnarztpraxen?

Bei der Auswahl einer passenden ERP-Software spielt auch der Anbieter eine zentrale Rolle. Kennt dieser die Branche in der ein Unternehmen tätig ist, weiß er um die spezifischen Herausforderungen während und nach der Implementierung. Er kennt die Fallstrike und kann diese mit seiner Erfahrung von vornherein umgehen. 

Auch weiß er um die speziellen Anforderungen, die die Branche an ein System stellt und verfügt über das Wissen, wo sich ein Prozess an die Software anpassen kann und wo Software sich dem Prozess angleichen muss. Ein weniger erfahrender Anbieter versteht die einzelnen Prozesse in dem Sektor weit weniger, was unschöne Folgen haben kann. 

Denn die Implementierung einer ERP-Software stellt immer auch einen sensiblen Eingriff in ein Unternehmen dar. Hier ist kein Spielraum für Experimente. Ein Anbieter mit Erfahrung in der jeweiligen Branche weiß genau was er tut und kann zum mit wichtigen Tipps aus vorherigen Projekten weiterhelfen.

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für Zahnärzte? 

Die passende ERP-Software für die eigene Zahnarztpraxis zu finden ist nicht immer leicht. Der Markt ist voll von verschiedenen Lösungen, die teilweise auf bestimmte Branchen oder auch Unternehmensgrößen abzielen. Daher sollte man sich bereits im Vorfeld darüber gewahr werden, welche individuellen Anforderungen man an ein ERP-System stellt.

In einem Lastenheft werden sämtliche Rahmenbedingungen für das ERP-Projekt zusammengetragen. Das betrifft neben dem Budget auch den zeitlichen Rahmen zur Umsetzung, das gewünschte Lizenzmodell, die Nutzeranzahl und auch die benötigten Funktionalitäten. 

Letztere werden aufgelistet und hinsichtlich ihrer Notwendigkeit priorisiert. Mit dem vollständigen Lastenheft in der Hand gestaltet sich die eigentliche Suche dann deutlich einfacher. Vergleichsportale im Internet bieten Ihnen die Möglichkeit eine Vielzahl von Systemen auf einen Schlag zu filtern und diesem miteinander zu vergleichen. So gelangen Sie schnell zu einer Shortlist mit potentiellen Systemen. 

Welche Funktionen benötigen Zahnärzte in einer ERP-Software?

Wie Eingangs bereits erwähnt ist das Tätigkeitsfeld von Zahnarztpraxen oftmals breit gefächert. Wir wollen uns an dieser Stelle einigen Kernfunktionen einer ERP-Software für Zahnarztpraxen widmen und herausstellen, welchen Nutzen die einzelnen Module und Funktionalitäten in der Praxis haben. Dabei wollen wir einige Highlights herausstellen, ohne dabei Anspruch auf Vollständigkeit zu erheben. 

Customer-Relationship-Management (CRM) 

Ein CRM-Modul ist für Zahnarztpraxen unerlässlich. Hier laufen alle Daten der Patienten an einem zentralen Ort zusammen. Alle Kontaktdaten stehen dann direkt zur Verfügung, sodass bei Anfragen direkt und schnell reagiert werden kann. Auch können Patienten so an Termine erinnert werden und es kann das Medium, auf dem diese informiert werden wollen hinterlegt werden. 

Digitaler Kalender und Terminvergabe 

Auch können mittels eines zentralen Kalenders alle Termine übersichtlich geplant werden. Auf diese Weise können doppelte Terminvergaben ausgeschlossen werden. Auch lässt sich hier hinterlegen, welche Behandlung ansteht, sodass entsprechende Vorbereitungen bereits im getroffen werden können. Das System kann dazu auch Erinnerungen geben, was gerade bei aufwendigeren Terminen mit mehr Vorbereitungszeit sehr von Nutzen sein kann. 

Digitale Patientenakte

Immer wichtiger wird auch die digitale Patientenakte. Hier werden alle Gesundheitsdaten und die gesamte Krankenhistorien des Patienten gespeichert. Neben durchgeführten Behandlungen und vergebenen Rezepten finden sich hier auch Diagnosen, was diese Akten letztlich besonders schützenswert macht. 

Rechnungsstellung und Abrechnung 

Eine ERP-Software für Zahnarztpraxen sollte in jedem Fall über diverse Funktionen zur Abrechnung und zur Rechnungsstellung verfügen. Primär muss mit verschiedenen Krankenkassen abgerechnet werden. Dabei ergeben sich Unterschiede zwischen gesetzlichen und privaten Kassen. Hinzu kommt die Rechnungsstellung von zusätzlichen Leistungen, die vom Patienten direkt bezahlt werden müssen. 

Dokumentenmanagement-System (DMS) 

Mit einem DMS-Modul lassen sich alle Dokumente revisionssicher und übersichtlich speichern und verwalten. In einer klar definierten Ordnerstruktur werden sämtliche eingehende und erstellte Dokumente einheitlich mit Metadaten versehen und gespeichert. So sind diese dann auch für alle zugangsberechtigten Akteure schnell auffindbar. Suchzeiten werden deutlich verkürzt und somit wichtige Ressourcen eingespart. 

Human-Resource-Management (HRM) 

Ebenfalls benötigt man Funktionen zur Personalverwaltung. Diese unterstützen nicht nur die Einsatzplanung, sondern erfassen Arbeitszeiten, helfen bei Stellenausschreibungen, bei der Urlaubsplanung, Schwangerschaftsvertretungen oder auch bei der Abrechnung und der Lohnbuchhaltung. Kurzum, hier werden alle Belange rund um das eigene Personal gebündelt. 

Fazit: ERP-Software passend zur eigenen Zahnarztpraxis wählen 

Mit der richtigen ERP-Software können Zahnarztpraxen enorm viele Ressourcen einsparen und mehr Kapazitäten auf das eigentliche „Geschäft“, die Behandlung ihrer Patienten verwenden. Viele administrative Aufgaben können mit Hilfe des ERP-Systems automatisiert werden. Das sorgt nicht nur für schlankere, sondern vor Allem auch für sicherere Prozesse. 

Gerade in Bezug auf sensible Gesundheitsdaten ist der Umgang stark reglementiert. Das System hilft dabei Gesetze und Vorgaben seitens der Gesetzgebung einzuhalten und diese umzusetzen. Ebenso bedarf es diverser teilweise sehr spezifischer Schnittstellen zu Versicherungen, Steuerberatern, Behörden, Apotheken und anderen Arztpraxen. Eine branchenspezifische ERP-Software, die speziell für Zahnärzte entwickelt wurde, empfiehlt sich hier in jedem Fall.