Wie die Implementierung einer neuen ERP-Software abläuft, hängt mit dem jeweiligen Lizenzmodell zusammen, für das sich ein Unternehmen entscheidet. Im Wesentlichen ist hier zwischen On-Premises-Software und der Cloud zu unterscheiden.
On-Premises Installation
Bei einer On-Premises-Installation wird das System lokal auf den hauseigenen Servern des Unternehmens implementiert. Hard- und Software befinden sich dann in Besitz das Unternehmens, da auch das System vom Anbieter käuflich erworben und dann lokal betrieben werden kann.
Cloud-Installation
Cloud-Software wird Unternehmen über das Internet bereitgestellt. So bedarf es hier keiner tatsächlichen Installation, obgleich kleinere Installationen; beispielsweise von Desktop-Clients, auch hier anfallen können. Das System wird vom Anbieter freigeschaltet und kann vom Unternehmen dann unabhängig vom jeweiligen Endgerät über das Internet genutzt werden.
Alternative Installationsarten
Neben den beiden klassischen Modellen Cloud und On-Premises haben Unternehmen, die ein System lokal implementieren aber kein eigenes Rechenzentrum betreiben wollen, noch die Möglichkeit, die Server anzumieten. Unternehmen, in denen beispielsweise unterschiedliche Abteilungen von der Nutzung eines jeweils anderen Lizenzmodells profitieren könnten, können auch auf Hybride ERP-Software zurückgreifen. Hierbei handelt es sich um eine Mischform aus lokaler und Cloud-basierter Infrastruktur. Zu beachten ist, dass die Implementierung hier zumeist mit einem nicht geringen Aufwand verbunden ist.
7 Schritte einer ERP-Implementierung
Jedes Unternehmen ist individuell. So läuft auch die Implementierung eines ERP-Systems in jedem Unternehmen letztlich unterschiedlich ab. Dennoch gibt es grundlegende Phasen, die sich in den meisten Softwareprojekten gleichen und durchlaufen werden sollten, um die richtigen Rahmenbedingungen für ein erfolgreiches Projekt zu schaffen. Zu den 7 Schritten einer ERP-Implementierung zählen:
- 1. Mitarbeiterakzeptanz des neuen ERP-Systems schaffen
- 2. Datenbestand analysieren, bereinigen und migrieren
- 3. ERP-Software konfigurieren
- 4. Mitarbeiterschulungen durchführen
- 5. Testphase und Pilotbetrieb
- 6. Go live: Inbetriebnahme der ERP-Software
- 7. Evaluierung und Instandhaltung
Im Folgenden sollen diese einzelnen Schritte einmal näher aufgegriffen werden.
1. Mitarbeiterakzeptanz des neuen ERP-Systems
Um von vornerein den Grundstein für ein erfolgreiches ERP-Projekt zu legen, muss auf Seiten der Belegschaft Akzeptanz für die Einführung eines neuen Systems geschaffen werden. Dazu ist es imminent wichtig, die Mitarbeiter möglichst früh mit ins Boot zu holen. Dabei geht es vor allem darum, die Hintergründe für die geplante Einführung eines neuen Systems deutlich zu schildern, und der Belegschaft dabei auch die Vorteile vor Augen zu führen, die ihnen in den täglichen Arbeit mit dem System entstehen sollen. Keinesfalls sollte der Anschein erweckt werden, die Einführung des Systems sei ein Kontroll- bzw. Überwachungsmechanismus, der der Belegschaft Top-Down auferlegt wird.
Change Management nimmt Unsicherheiten
Aus diesem Grund bedarf es einer ausführlichen, innerbetrieblichen Change-Management-Strategie. Schließlich stellt die Einführung einer neuen, so essenziellen Business Software eine weitreichende Veränderung für den Arbeitsalltag der Mitarbeiter da. Durch ein gut-durchdachtes Change Management wird sichergestellt, dass alle Beteiligten möglichst zeitnah mit ins Boot geholt werden und potenzielle Vorbehalte und Verunsicherungen schnell adressiert werden können. Wichtig ist, dass diese keinesfalls abgetan werden, sondern dass ein Rahmen geschaffen wird, um ausführlich auf diese einzugehen und die Mitarbeiter ernst genommen werden.
2. Datenbestand analysieren, bereinigen und migrieren
Im Rahmen der Implementierung eines neuen ERP-Systems gilt es immer, einen genauen Blick auf die bestehenden Daten zu werfen, die es zu migrieren gilt. Wo diese Daten gespeichert sind, kann von Unternehmen zu Unternehmen abweichen. So ist es möglich, dass bereits ein Legacy-ERP-System im Einsatz ist, welches nun abgelöst werden soll. Es ist jedoch auch möglich, dass die Daten verstreut in mehreren System verwaltet werden und noch kein einheitlichen ERP betrieben wird.
ERP-Anbieter kann unterstützen
Mit der Analyse, Bereinigung und Migration der Daten ist zumeist ein erheblicher Aufwand verbunden. Der ERP-Anbieter, der das Projekt betreut, kann hier mit seiner technischen Expertise unterstützen. Auch können beispielsweise Automatisierungen, die Dubletten gezielt erkennen und bereinigen, zum Einsatz kommen. Daten werden auch als „Öl des 21. Jahrhunderts“ bezeichnet. Umso wichtiger ist es, dass die Qualität der Daten im neuen ERP-System durch eine anfängliche Analyse und Bereinigung der Daten vor der Migration sichergestellt wird.
3. ERP-Software konfigurieren
Bei der Konfiguration einer ERP-Software wird das System den Anforderungen des Unternehmens im Rahmen vordefinierter Funktionen angepasst. Ein Beispiel für die Konfiguration sind organisatorische Anforderungen, wie Rollen- und Berechtigungskonzepte, die in Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter umgesetzt werden.
Customization der ERP-Software
Im Rahmen einer Customization wird die ERP-Software hingegen den individuellen Anforderungen eines Unternehmens angepasst. Weiterführende Informationen darüber, wie dieser Prozess abläuft, wann sich eine Customization lohnt und in welchen Bereichen der ERP-Anbieter unterstützen kann, finden Sie auf unserer Customization-Seite.
4. Mitarbeiterschulungen durchführen
Ebenso wichtig, wie es ist, die Mitarbeiter möglichst früh ins Boot zu holen und so Akzeptanz für die Einführung des neuen Systems zu schaffen, ist es, die Belegschaft ausführlich in der Nutzung des neuen Systems zu schulen. Als spätere Nutzer entscheiden sie maßgeblich über den Erfolg des gesamten ERP-Projektes.
Key User ernennen
Es empfiehlt sich, bereits zu Beginn des ERP-Projektes Key User zu ernennen, die das ERP-Projekt begleiten und als erste Nutzer im Unternehmen Erfahrung in der tatsächlichen Anwendung des Systems sammeln. Die Key User sind dann später in der Position, weitere Mitarbeiter zu schulen. Wichtig ist, dass ihnen der zeitliche Rahmen eingeräumt wird, dieser Tätigkeit parallel zu ihren täglichen Aufgaben nachzugehen und sie entsprechend entlastet werden.
5. Testphase und Pilotbetrieb
Die Testphase ist der letzte, wichtige Schritt, bevor eine neue Unternehmenssoftware live gehen kann. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, eine Testphase zu gestalten. Manche ERP-Anbieter räumen potenziellen Kunden beispielsweise die Möglichkeit ein, die ERP-Software über einen bestimmten Zeitraum kostenlos zu testen. Üblich ist hier ein zeitlicher Rahmen von zwei bis vier Wochen. Diese dienen jedoch in der Regel als Entscheidungshilfe im Auswahlprozess.
Kontrolle vor dem Go-Live
Im Rahmen der ERP-Implementierung geht es in der Testphase tatsächlich darum, in den Pilotbetrieb zu gehen und sicherzustellen, dass alle Abläufe und Prozesse reibungslos unterstützt werden, eingerichtete Schnittstellen funktionieren, etc. Der technische Aufwand, der dem Pilotbetrieb vorausgegangen ist, ist also deutlich höher als bei der bloßen Nutzung einer Testversion.
Was ist eine Sandbox?
Einige ERP-Anbieter stellen Unternehmen beispielsweise eine „Sandbox“ zu Deutsch Sandkasten - bereit: eine sichere Testumgebung, innerhalb welcher getroffene Maßnahmen keine Auswirkungen auf die äußere Umgebung haben. So ist es beispielsweise möglich, neue Features zu testen, ohne tatsächlich in die Geschäftsprozesse einzugreifen.
6. Go live: Inbetriebnahme der ERP-Software
Es ist soweit: Das neue System kann live gehen. Jetzt zeigt sich, ob im Vorab alle wichtigen Vorbereitungsmaßnahmen ergriffen wurden, um eine reibungslose Inbetriebnahme zu gewährleisten.
Von der Testumgebung in die Produktionsumgebung
Im Rahmen der Inbetriebnahme wird der Code von der Testumgebung in die reale Produktionsumgebung des Unternehmen überführt. Das System kommt nun erstmals unter Realbedingungen zum Einsatz. ERP-Anbieter können Unternehmen dabei unterstützen, den Übergang in das Tagesgeschäft so reibungslos wie möglich zu gestalten.
7. Evaluierung und Instandhaltung
Mit dem Go-Live ist die Implementierung selbst abgeschlossen. Nun zeigt sich jedoch erst, ob die Einführung der neuen ERP-Software ein Erfolg war; und zwar bei der kontinuierlichen Nutzung. Der Projekterfolg kann demnach erst nach einiger Zeit wirklich evaluiert werden.
KPIs im Auge behalten
Es empfiehlt sich, die Entwicklung wichtiger KPIs über die ersten Monate und darüber hinaus zu verfolgen. Wenn anfängliche Ergebnisse dabei zunächst ausbleiben, ist dies noch kein Grund zur Beunruhigung. Letztlich müssen sich ggf. neu definierte Prozesse zunächst einspielen und die Mitarbeiter in den neuen Abläufen und der Nutzung des Systems eine gewisse Routine entwickeln. Durch die regelmäßige Überwachung und Kontrolle von KPIs wird sichergestellt, dass sich insgesamt eine positive Entwicklung abzeichnet.
Wartung und Instandhaltung: Updates, Datenschutz & Co.
Schließlich gilt es, dass System zu warten und in Stand zu halten. Wie weitreichend die Maßnahmen sind, die von Unternehmen selbst ergriffen werden müssen, hängt sowohl mit der Plattform als auch mit dem Service Level Agreement (SLA) zusammen. Wichtig ist beispielsweise, dass regelmäßige Updates durchgeführt werden. Je nach Plattform geschieht dies automatisiert durch den Anbieter, oder muss in Eigenregie durchgeführt werden. Updates sind einerseits wichtig, um mit neuen Entwicklungen der eigenen Branche und technologischen Innovationen Schritt zu halten. Andererseits sind Updates häufig auch für den Datenschutz von Relevanz.