Rechnungsstellung mit der ERP-Software

Eine ERP-Software für Wartungs- und Instandhaltungsunternehmen verfügt über zahlreiche Funktionen zur Rechnungsstellung. Wie Sie davon profitieren, hier.

Am ERP-Markt finden sich unzählige Lösungen, die zum Teil hochgradig auf bestimmte Brachen spezialisiert sind. Auch für die Installation und Wartung hält der Markt diverse Lösungen bereit. Teil dieser sind auch Funktionen für die Rechnungsstellung. Wir wollen uns mit eben jenen Funktionen einmal genauer auseinandersetzen und deren Potentiale für Installations- und Wartungsunternehmen herausarbeiten. 

Zuvor wollen wir noch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software werfen, um besser verstehen zu können, wie genau diese arbeiten und wo die Rechnungsstellung innerhalb dieser Systeme zu verorten ist. 

Inhaltsverzeichnis 

• Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition
• Aufbau einer ERP-Software
• Arbeitszeit erfassen und in Rechnung stellen 
• Automatische Rechnungsführung mit der ERP-Software
• Personalisierte Rechnungen Dank Designvorlagen
• Revisionssichere Aufbewahrung der Rechnungen
• Fazit: Automatisierte Rechnungsstellung schafft Freiheiten 

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 

Mit der Abkürzung ERP wird die unternehmerische Aufgabe des „Enterprise-Resource-Planning“ beschrieben. Im Kern geht es dabei um die möglichst effiziente Nutzung aller zur Verfügung stehender Ressourcen. Dazu müssen die eigenen Geschäftsprozesse so weit wie möglich optimiert und die einzelnen Ressourcen effizient auf diese verteilt werden. 

Für jeden Prozess muss sichergestellt werden, dass dieser zur richtigen Zeit mit der richtigen Menge der notwendigen Ressourcen ausgestattet ist. Dabei dürfen weder Engpässe in der Versorgung noch Verschwendungen von Ressourcen produziert werden. 
Unter Ressourcen werden in diesem Zusammenhang alle Betriebsmittel verstanden, auf die das Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftsprozesse zurückgreifen kann. Das betrifft zum Beispiel auch: 

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Es gilt all diese Ressourcen bedarfsgerecht auf die vorliegenden Prozesse zu verteilen, ohne dabei Ressourcen zu verschwenden. Angesichts unzähliger Prozesse, die in einem modernen Unternehmen teilweise parallel zueinander, teilweise aufeinander aufbauend ablaufen, kein leichtes Unterfangen. Hier kommt eine ERP-Software ins Spiel. 

Alle Daten an einem zentralen Ort 

Diese bildet sämtliche Prozesse des Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese haben dann alle Akteure im Unternehmen gemeinsam Zugriff. Dadurch werden Abteilungsgrenzen überwunden und Informationen schneller geteilt. Prozesse lassen sich so über die Grenzen der einzelnen Abteilungen hinweg aufsetzen. 

Dadurch werden diese nochmals deutlich schlanker und effizienter. Zudem können weitere Ressourcen eingespart und an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden. Durch die Zentralisierung der Daten ergeben sich noch weitere Vorteile. Fehlerquoten durch unterschiedliche Informationsstände werden gesenkt und Auswertungen der Daten liefern wichtige Erkenntnisse über die eigene Leistungsfähigkeit und Entwicklungen des Marktes. 

Aufbau einer ERP-Software

Dazu ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes Modul deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und verfügt über zahlreiche Funktionen, die bei den alltäglichen Prozessen in diesem Aufgabenbereich unterstützen. So finden sich beispielsweise folgende Module in einer ERP-Software: 

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumenten-Management
• Finanzen
• Global Business Management
• Personalwesen 
• Installation und Wartung
• Produktion
• Warehouse-Management
• Beschaffung

Je nach Bedarf eines Unternehmens setzt sich eine ERP-Software aus all jenen Modulen zusammen, die zur Abdeckung der eigenen Prozesse benötigt werden. Daher haben sich im Laufe der Zeit viele Anbieter auf bestimmten Branchen spezialisiert und ihre Lösungen auf die Belange dieser angepasst. So finden sich am Markt auch diverse ERP-Software-Lösungen für Unternehmen der Installation und Wartung. 

Branchenspezifische ERP-Software für die Installation und Wartung 

Diese beinhalten beispielsweise neben Funktionen zur Auftragsbearbeitung oder auch zur Angebotserstellung auch diverse Funktionen im Bereich Finanzen. Insbesondere die automatisierte Rechnungsstellung erleichtert die alltäglichen Prozesse und entlastet die Mitarbeiter in diesem Bereich enorm. 

Wir wollen uns an dieser Stelle einmal genauer mit den Funktionen einer EPR-Software in diesem Bereich auseinandersetzen und einen Blick auf die Möglichkeiten moderner Rechnungsstellung werfen. 

Arbeitszeit erfassen und in Rechnung stellen 

Unternehmen aus dem Bereich der Installation und Wartung arbeiten primär mit Serviceaufträgen. Hier gilt es vor allem die Arbeitszeit in Rechnung zu stellen. Es gilt genau nachzuhalten, wie lange ein Servicemitarbeiter für beispielsweise einen Wartungsauftrag benötigt hat und wie viel Zeit dem Kunden davon letztlich in Rechnung zu stellen ist. 

Mit einer mobilen Arbeitszeiterfassung hat der Mitarbeiter die Möglichkeit seine Stunden direkt am Einsatzort einzutragen und diesem dem jeweiligen Serviceauftrag zuzuordnen. Somit weiß man genau, wie viele Stunden dem Kunden letztlich in Rechnung zu stellen sind. 

Nicht jeder Mitarbeiter hat dabei immer den gleichen Stundensatz. Ein Meister verdient in der Regel mehr als ein Geselle. Daher kann einfach auf die entsprechenden Daten in den Personalakten zurückgegriffen werden, sodass immer der korrekte Stundensatz in die Rechnung miteinbezogen wird. 

Automatische Rechnungsführung mit der ERP-Software

Neben den Arbeitsstunden werden auch verbaute Materialien etc. automatisch in Rechnung gestellt. Die jeweilige Rechnung wird immer aktuell mit den bis dato verbrauchte Ressourcen geführt, sodass Kunden und auch man selbst immer im Blick behält, wie hoch die Kosten derzeit liegen. Wird das Budget an einer Stelle überschritten, kann dann proaktiv gehandelt werden. 

Auch lassen sich so Zwischenrechnungen ganz einfach per Knopfdruck erstellen. Materialien lassen sich in Teilbeträge aufsplitten und auch die Arbeitszeit kann entsprechend aufgeteilt zu verrechnet werden. Am Ende eines Auftrages kann dann ganz einfach eine Gesamtrechnung erstellt werden, die alle einzelnen Posten genau auflistet.

Personalisierte Rechnungen Dank Designvorlagen

Die automatisierte Rechnungsstellung lässt jedoch auch Spielraum für Individualisierung zu. So lassen sich beispielsweise Rechnungen personalisieren. Dazu können entsprechende Designvorlagen im System hinterlegt und bei Bedarf genutzt werden. Auch lassen sich hier die individuellen Konditionen der Kunden hinterlegen.

Ob Skonti oder sonstige Rabatte, all diese lassen sich bequem und einfach in entsprechende Designvorlagen speichern und nutzen. Die Rechnungsbeiträge lassen sich dahingehend einfach anpassen und verrechnen. So kann sichergestellt werden, dass jedem Kunden die vereinbarten Konditionen direkt zu Teil werden. 

Revisionssichere Aufbewahrung der Rechnungen

Ebenso unterstützt die ERP-Software bei der revisionssicheren Archivierung der Rechnungen. Um gesetzlichen Vorgaben und Bestimmungen gerecht zu werden und gegenüber dem Finanzamt auskunftsfähig zu sein, müssen die Rechnungen über einen bestimmten Zeitraum archiviert werden.

Ein entsprechendes Dokumentenmanagement-System (DMS) innerhalb der ERP-Software speichert nicht nur die Rechnungen, sondern schützt diese auch vor versehentlicher Löschung oder Veränderung. Läuft die Aufbewahrungsfrist ab, kann das System auch an Löschfristen erinnern und Dokumente zur Löschung freigeben. So agiert man immer in einem rechtssicheren Rahmen.

Fazit: Automatisierte Rechnungsstellung schafft Freiheiten

Dank den diversen Funktionen die eine ERP-Software für die Rechnungsstellung bereithält, werden viele Arbeitsbereiche im Unternehmen entlastet. Angefangen bei den Außendienstmitarbeitern, die ihre Stunden einfach einem bestimmten Serviceauftrag zuordnen können bis hin zur Administration, die Rechnungen ganz einfach per Knopfdruck erstellen kann. 

Letztlich sorgt die automatisierte Rechnungsstellung für mehr Transparenz, verlässlichere Rechnungen und schnellere Prozesse. Eine automatisierte Rechnungsverfolgung sorgt dafür, dass immer alle Kosten in Echtzeit im Blick behalten werden und ermöglicht die schnelle Erstellung von Zwischenrechnungen. So wird viel Zeit eingespart, die dann an anderer Stelle gewinnbringen eingebracht werden kann.