Software für die Materialwirtschaft

ERP-Software für die Materialverwaltung: Erfahren Sie mehr darüber, was ERP-Software in Sachen Bestandsverwaltung und Co. leisten kann.

Die Materialwirtschaft ist ein wichtiger Aufgabenbereich aller Unternehmen der diskreten Fertigung und zahlreicher weiterer Branchen. Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit Prozessen der Materialwirtschaft und Materialbedarfsplanung (engl. Material Requirements Planning; MRP) beschäftigen und herausstellen, wie eine geeignete ERP-Software diese optimieren kann. Zunächst muss jedoch ersteinmal ein Blick darauf geworfen werden, was die Materialwirtschaft überhaupt ist. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist Materialwirtschaft?
  • Arten der Materialwirtschaft 
  • Abgrenzung zur Warenwirtschaft
• Ziele der Materialwirtschaft
  • Sachziel 
  • Formalziel
• Materialwirtschafts-Modul
  • Lagerbestände
  • Datenübermittlung 
  • Automatisierungen
  • Analysen 
• ERP-Software als ganzheitliches System 
  • ERP II und MRP II

Was ist Materialwirtschaft? 

Die Materialwirtschaft umfasst die Aufgabe, die Produktion mit dort benötigtem Material zu versorgen. So zählen alle materialbezogenen Funktionen wie die der Steuerung des Materialflusses durch die Fertigung bis hin zur Auslieferung der Fertigerzeugnisse zu den Aufgabenbereichen der Materialwirtschaft. Bei den unternehmensstrategischen Bestandteilen, welche als Teil der Materialwirtschaft betrachtet werden, handelt es sich entweder um integrierte, erweiterte integrierte oder total integrierte Materialwirtschaft.

Integrierte, erweitert integrierte oder total integrierte Materialwirtschaft

So bezieht sich die integrierte Materialwirtschaft lediglich auf Prozesse der Beschaffung, Logistik (Lagerung sowie Transport innerhalb des Betriebes) und Produktion (Ermittlung des Verbrauches sowie Entsorgung und Recycling). 

In der erweiterten integrierten Materialwirtschaft wird um einen weiteren Produktionsaspekt erweitert: den der Fertigungsprogrammplanung bzw. Fertigungssteuerung. 

Kommt ein weiterer logistischer Aspekt – nämlich der der Distribution (also ein logistischer Aspekt der sich vor allem mit Prozessen außerhalb des Unternehmens befasst) hinzu, spricht man von einer total integrierten Materialwirtschaft. 

Unterschied zwischen Materialwirtschaft und Warenwirtschaft 

Wichtig ist zudem die Differenzierung zwischen Materialwirtschaft und Warenwirtschaft. Zwar werden die beiden Begriffe oftmals Synonym verwendet, jedoch beziehen sie sich auf unterschiedliche Arten von Unternehmen. Im Handel spricht man von Warenwirtschaft, während sich die Materialwirtschaft ausschließlich auf produzierende Unternehmen – wie die der diskreten Produktion – bezieht. ERP-Systeme für den Handel werden manchmal auch als Warenwirtschaftsysteme (WWS) bezeichnet. 

Ziele der Materialwirtschaft

Es wird deutlich, dass die Materialwirtschaft mit Erweiterung ihrer Definition an Komplexität gewinnt. Unabhängig davon, mit welcher Definition man arbeitet, muss sich ein auf die disktrete Fertigung spezialisiertes Unternehmen in jedem Fall aller Thematiken der total integrierten Materialwirtschaft annehmen – und deren Prozesse entsprechend auch in der ERP-Software abgebildet können. Dabei verfolgt die Materialwirtschaft stets zwei Ziele: Das Sachziel der materiellen Liquidität und das Formalziel der Kosteneffizienz. 

1: Sachziel der Materialwirtschaft 

Das grundsätzliche, generelle Sachziel der Materialwirtschaft besteht darin, eine materielle Liquidität für das jeweilige Unternehmen zu gewährleisten. Das bedeutet, dass benötigte Güter zum benötigten Zeitpunkt bereitstehen müssen. Eine vollständige materielle Liquidität ist jedoch erst gegeben, wenn sich das Material auch in der richtigen Qualität und Menge inklusive der richtigen Informationen am richtigen Ort befindet. Informationen beziehen sich in diesem konkreten Fall beispielsweise auf eventuell benötigte Zolldokumente, welche Herkunft und Präferenzstatus der Ware enthalten. 

2: Formalziel der Materialwirtschaft

Das Formalziel ist auch im Bereich der Materialwirtschaft wie in vielen anderen unternehmensstrategischen Bereichen ein ökonomisches. Hier gilt es, wie auch im kollektiven Bereich des Supply Chain Managements, stets das trade-off zwischen potenziellen Kosten und dem Service bzw. dem Mehrwert für den Kunden abzuwägen. Ziel ist es, ein möglichst hohes Servicelevel bei möglichst geringen Kosten zu erreichen. So ist es beispielsweise in Bezug auf einen besseren Kundenservice ratsam, stets ausreichend Material im Lager vorrätig zu haben, um dessen Aufträge auch im Fall eines Versagen des eigenen Lieferanten fristgerecht ausführen zu können. Material, welches jedoch ausschließlich im Lager liegt und auf Weiterverarbeitung oder Verkauf wartet, ist gebundenes Kapital, welches das Unternehmen nicht nutzen kann.

Opportunitätskosten: Kosten vs. Kundenservice

Aus finanzieller Sicht sind die Opportunitätskosten eines möglichst hohen Kundenservices also jene Kosten die durch die Lagerung zusätzlichen Materials entstehen bzw. der Verlust des zusätzlichen Gewinnes, der hätte verzeichnet werden können, wäre das Kapital nicht gebunden gewesen. So geht es in der Materialwirtschaft stets darum, die Kapitalbindung – also die Lagerbestände – soweit wie möglich zu reduzieren, ohne nennenswerte Abstriche im Kundenservice verzeichnen zu müssen. Ein geeignete ERP-Software erleichtert im Bereich der Materialwirtschaft die Erfüllung dieser Ziele. 

Das Materialwirtschafts-Modul im ERP 

Je nachdem, inwieweit das Thema Materialwirtschaft eingegrenzt – also beispielsweise auf die integrierte Materialwirtschaft beschränkt wird, können in der ERP-Software mehrere Module dieses Bereiches enthalten sein. Unabhängig von der detaillierten Struktur des Systems sind jedoch bestimmte Komponenten stets ein wichtiger Bestandteil der ERP-Software, um materialwirtschaftliche Prozesse abbilden zu können.

Überwachung der Lagerbestände

Zur Erfüllung des grundsätzlichen Sachzieles der Materialwirtschaft – der materiellen Liquidität – ist es zudem entscheidend, dass die ERP-Software über eine Funktion zur internen Bestandsführung bzw. zur stetigen Kontrolle der Lagerbestände verfügt. Haben Lagermitarbeiter die Möglichkeit, Änderungen im Wareneingang bzw. Warenausgang direkt im System zu verbuchen, erscheinen diese Änderungen im Idealfall in Echtzeit im Bestandsbereich auf der Systemoberfläche. 

Datenübermittlung in Echtzeit

Diese Informationen sind beispielsweise für die Produktion von enormer Relevanz. Durch die Übermittlung in Echtzeit können dementsprechend schnell entsprechende Arbeitsschritte eingeleitet werden. Im Idealfall ist zudem direkt ersichtlich, wo sich welches Material im Lager befindet. 

Automatisierungen in der ERP-Software 

Viele ERP-Systeme verfügen zudem über die Funktionen zu Automatisierung, wie beispielsweise eine automatische Nachbestellung. So wird die manuelle Nachbestellung beim Lieferanten hinfällig. Wird ein bestimmter Lagerbestand eines bestimmtes Materials unterschritten, sendet das System eine automatische Nachbestellung an den jeweiligen Lieferanten. Dies spart nicht nur Arbeitszeit, sondern wirkt auch potenziellen Materialengpässen entgegen, die entstehen können, wenn die manuelle Nachbestellung schlichtweg vergessen wird. 

Die ERP-Software als Analysetool

Zudem unterstützt ERP-Software bei diversen Kalkulationen der Materialwirtschaft. Mengenprognosen können auf Basis diverser vergangener Werte errechnet werden. Diese liefern den Unternehmen wertvolle Erkenntnisse für die strategische Beschaffung. 

ERP-Software als ganzheitliches System

Es gibt gesodnerte Softwarelösungen für die Materialwirtschaft, die ausschließlich diese Prozesse abbilden. In der Materialwirtschaft bedarf es jedoch Schnittstellen, beispielsweise zum Controlling und zur Buchhaltung. An dieser Stelle setzt eine ERP-Software an. Sie kobiniert, häufig durch einen modularen Aufbau, die Funktionen unterschiedlicher Geschäftsbereiche und leifert Unternehmen so eine einheitliche Lösung, aus der sie zentral alle geschäftsprozesse steuern, überwachen und optimieren können. 

ERP II und MRP II

Das ERP II ermöglicht es Unternehmen sogar, die Prozesse externer Parteien mit einzubeziehen. Ein Beispiel hierfür findet sich in der Lieferantenplattform Supply On des Automobilzulieferers ZF Friedrichshafen AG: Auf diese Weise wird prozessübergreifende Transaprenz geschaffen, Abläufe werden harmonisiert und Informationen zentral abrufbar. Einen vergleichbaren Ansatz gibt es auch im Bereich der Materialbedarfsplanung. Näheres hierzu erfahren Sie im Artikel MRP II. 

Fazit: Prozesse der Materialwirtschaft in der ERP-Software

Dies sind lediglich einige Funktionen, mit denen moderne ERP-Software die Materialwirtschaft  erleichtern. Eine ganzheitlich integrierte ERP-Software kann Unternehmen dabei helfen, sämtliche Ziele der Materialwirtschaft durch eine generelle Effizienzsteigerung zu erreichen. Innerhalb der ERP-Software geschieht dies beispielsweise durch die Automatisierung von Bestellvorgängen, welche Mitarbeiter im operativen Tagesgeschäft unterstützen. Doch auch auf strategischer Ebene unterstützen moderne ERP-Systeme Fertigungsunternehmen, indem sie als leistungsstarke Analysetools agieren.