4 Funktionen einer Vereinssoftware für Sportvereine

Vereine müssen mit Ihren Systemen sowohl ihre Mitglieder, wie auch die eigenen Sportstätten optimal verwalten können.

Sportvereine können von einer ERP-Software in vielerlei Hinsicht profitieren. Mitglieder können besser betreut, Sportstätten einfacher verwaltet und Veranstaltungen einfacher koordiniert werden. Dazu bedarf es jedoch einer Software, sie sich perfekt an den jeweiligen Sportverein anschmiedet. Am Markt finden sich daher ERP-Systeme speziell für Vereine.  

Wir wollen Ihnen an dieser Stelle zeigen, warum es gerade für Sportvereine sinnvoll sein kann, sich mit der Einführung einer ERP-Software zu beschäftigen und welche Vorteile der Einsatz einer solchen Anwendung mit sich bringt. Dazu werfen wir einen Blick auf einige wichtige Funktionen einer ERP-Software für Vereine bzw. insbesondere Sportvereine und zeigen, wie genau ein solches System in der Praxis hilft.

Inhaltsverzeichnis 

• Vereinssoftware
• Funktionen
• Mitgliederverwaltung
• Veranstaltungsmanagement
• Finanzen
• Sportstättenverwaltung
• Fazit

Vereinssoftware: Ein Überblick 

Sportvereine stellen aus organisationsstruktureller Sicht eine besondere Form dar. Hier treffen Mitarbeiter auf ehrenamtliche Vorstände und Mitglieder und gleichzeitig auch auf Zuschauer und Besuchern von Sportveranstaltungen. All diese Personengruppen müssen in der Software dargestellt werden können. Gleichzeitig gilt es die Sportstätten zu verwalten und Gelder zu koordinieren.

Entlastung im administrativen Bereich 

Da oftmals viel ehrenamtliche Arbeit in Sportvereine einfließt, sollten die administrativen Prozesse nicht all zu sehr mit unnötigen lästigen Aufgaben überladen sein. Eine Enterprise-Resource-Planning Software unterstütz genau dabei. Dazu werden sämtliche Prozesse des Vereins in der Software abgebildet. Die Daten werden dann auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt.

Hier steht sie allen zugangsberechtigten Akteuren zur Verfügung. Dadurch wird zum einen die Transparenz und der Informationsfluss deutlich erhöht, zum anderen können viele Prozesse dadurch deutlich verkürzt werden. So kann die Arbeit zielgerichteter auf die eigentliche Vereinszwecke ausrichten.

Funktionen einer Vereinssoftware 

Um die spezifischen Belange von Sportvereinen in einer ERP-Software darstellen zu können, finden sich am Markt Systeme, die extra dafür konzipiert wurden. Diese enthalten genau die Module und Funktionen, die notwendig für die täglich anfallenden Aufgaben sind. Wir wollen uns an dieser Stelle einigen dieser Funktionen genauer widmen und dabei deren konkreten Nutzen für die Praxis aufzeigen.

1. Mitgliederverwaltung 

Ein elementarer Bestandteil einer ERP-Software für den Sport ist in jedem Fall die Mitgliederverwaltung. Mit dieser haben Sportvereine die Möglichkeit all ihre Mitglieder und deren Daten optimal zu verwalten. Für jedes Mitglied wird eine eigene Akte geführt, in der sämtliche Daten und Interaktionen zu diesem gespeichert werden. Die Verbindung von ERP und CRM an dieser Stelle bringt auch für Vereine erhebliche Mehrwerte.

Beitragsverwaltung 

Mitglieder können in einzelne Gruppen eingeteilt und so zielgenauer angesprochen werden. Auch Aufgaben und Rollen können einzelnen Mitgliedern einfach zugewiesen werden. Ebenfalls können die Daten aus der Mitgliederverwaltung für die Abrechnung und den Einzug von Mitgliedsbeiträgen herangezogen werden. Dies kann mit den entsprechenden Funktionen automatisch erfolgen, inklusive eines intergierten Mahnverfahrens.

2. Veranstaltungsmanagement mittels Vereinssoftware 

In Sportvereinen finden in der Regel eine Vielzahl verschiedener Veranstaltungen über das gesamte Jahr verteilt statt. Die Koordination dieser, kann mit dem Eventmanagement deutlich effizienter von Statten gehen.

Fortschrittsüberwachung 

Aufgaben lassen sich aus vorherigen Veranstaltungen spiegeln und verteilen. Mit der Fortschrittsüberwachung wissen alle Akteure zu jedem Zeitpunkt was noch zu tun ist und wie weit einzelne Prozesse bereits vorangeschritten sind.

3. Finanzen 

Einnahmen in Sportvereinen müssen richtig verbucht, Ausgaben transparent nachgehalten werden können. Mit einem Finanzmodul haben Vereine die Möglichkeit Mitgliedsbeiträge zentral einzuziehen, Mahnungen zu schreiben und Einnahmen aus Veranstaltungen richtig zu verbuchen.

Schnittstellen: Finanzamt, Steuerberater & Co. 

Alle Daten werden in einem vom Finanzamt und dem Steuerberater gewünschten Format geführt und können somit einfach und medienbruchfrei übermittelt werden. Dazu lassen sich auf Wunsch auch entsprechende Schnittstellen einrichten.

4. Sportstättenverwaltung mit der Vereinssoftware

Mit einer Sportstättenverwaltung wird es einfacher alle Objekte und Sportstätten zentral zu verwalten. So können Training und Spiele einzelner Abteilungen und Mannschaften besser organisiert werden. Es ist zu jedem Zeitpunkt ersichtlich, welche Mannschaft oder Trainingsgruppe sich wann an welcher Sportstätte aufhält und wann diese wieder frei wird.

Verwaltung von Sportgeräten 

Gleiches gilt auch für die einzelnen Sportgeräte. Diese lassen sich alle einzeln im System führen, sodass immer ersichtlich ist, wie viel von einer Menge zur Verfügung steht. Verluste einzelner Sportgeräte können im System angezeigt werden und es wird direkt ersichtlich, wann die kritische Menge erreicht ist. So kann sichergestellt werden, dass den Mitgliedern immer ausreichend Sportgeräte und Trainingsmöglichkeiten zur Verfügung stehen.

Fazit: Vorteile einer Vereinssoftware

Mit einer ERP-Software für den Sport lassen sich diverse Prozesse der Verwaltung deutlich vereinfachen und automatisieren. Auf diese Weise bleibt mehr Zeit für die eigentlichen Vereinszwecke. Auch verhilft der Einsatz einer ERP-Software zu mehr Transparenz und einem höheren Informationsfluss im gesamten Verein, wodurch sich Irrtümer in der Kommunikation auf ein Minimum reduzieren.