Bestellwesen in der ERP-Software

Das Bestellwesen in der ERP-Software macht viele Prozesse deutlich effizienter und spart langfristig enorm viel Geld ein.

Für viele Unternehmen ist die Beschaffung bzw. der Einkauf ein zentraler Kern des Wirkens. Ohne Materialien keine Produktion, ohne Waren kein Verkauf. Ein effizientes Bestellwesen ist daher enorm wichtig. Integriert in die ERP-Software entfaltet das Bestellwesen seine volle Wirkung. 

Wir zeigen Ihnen, worauf es im Bestellwesen in der ERP-Software ankommt und welche Mehrwerte sich durch die Integration ergeben. Zuvor werfen wir noch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise eines ERP-Systems, um besser verstehen zu können, wie genau der Einkauf mit anderen Abteilungen interagiert. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 
• Aufbau einer ERP-Software 
• Branchenspezifische ERP-Software 
• Funktionen des Moduls Bestellwerden in der ERP 
• Fazit: Bestellwesen mit der ERP-Software für besseren Einkauf

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 

Mit der Abkürzung ERP wird das sogenannte Enterprise Resource Planning beschrieben. Im Kern geht es dabei um die effiziente Nutzung aller Ressourcen in einem Unternehmen. Dazu bedarf es schlanker und effizienter Prozesse und eines Instrumentes zur zentralen Steuerung dieser. Alle Ressourcen müssen bedarfsgerecht auf die vorliegenden Prozesse verteilt werden, ohne dabei Verschwendungen zu produzieren. 

Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang alle, dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Betriebsmittel, die zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke eingesetzt werden können. Das betrifft zum Beispiel: 

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Es gilt jedem Prozess zur richtigen Zeit die richtige Menge an Ressourcen in der korrekten Beschaffenheit zur Verfügung zu stellen. Dabei sollen ineffiziente Prozesse aufgedeckt und durch schlankere Prozessvarianten ersetzt werden. So lassen sich unzählige Ressourcen im gesamten Unternehmen einsparen. 

Alle Daten an einem zentralen Ort 

Angesichts der Vielzahl verschiedener Prozesse die tagtäglich in einem Unternehmen teilweise parallel zueinander oder aufeinander aufbauend zueinander ablaufen, verliert man schnell den Überblick. Hier kommt eine ERP-Software zum Tragen. Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. 

Auf diese haben dann alle Akteure im Unternehmen gemeinsamen Zugriff. So lassen sich Informationen deutlich schneller teilen und Abläufe werden zunehmend transparenter und schlanker. Prozesse lassen sich fortan abteilungsübergreifend aufsetzen und somit nochmals effizienter gestalten. 

Aufbau einer ERP-Software

Dazu ist eine ERP-Software aus Modulen aufgebaut. Jedes Modul deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und verfügt über zahlreiche Funktionen, die die einzelnen Prozesse in den Bereichen unterstützen. Über die zentrale Datenbank sind die einzelnen Module miteinander verbunden. Module sind beispielsweise: 

• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzen
• Global Business Management
• Personalwesen 
• Installation und Wartung
• Produktion
• Warehouse-Management
• Beschaffung

Nicht jedes Unternehmen benötigt jedes dieser Module in der eigenen ERP-Software. Ein Finanzdienstleister hat beispielweise nur wenig Verwendung für ein Produktionsmodul. Daher setzt sich jede ERP-Software individuell nach dem jeweiligen Geschäftsbereich des eigenen Unternehmens zusammen. 

Branchenspezifische ERP-Software

Viele ERP-Anbieter haben sich im Laufe der Jahre auf bestimmte Branchen spezialisiert und ihre Lösungen auf die Belange dieser angepasst. So finden sich am Markt zahlreiche Lösungen z.B. für den Einzelhandel, für Dienstleister oder auch für produzierende Unternehmen. Viele dieser Unternehmen sind mit der Aufgabe des Einkaufs konfrontiert. 

Modul Bestellwesen nach Branchen 

Eine ERP-Software verfügt daher auch über diverse Funktionen für einen effizienten und smarten Einkauf. Ob produzierendes Unternehmen oder Einzelhandel, ob Handwerksbetrieb oder Krankenhaus, sie alle sind abhängig von einer effizienten Beschaffung. Ohne entsprechende Materialien können sie schlichtweg nicht arbeiten. 

Funktionen des Moduls Bestellwerden in der ERP 

Werfen wir einen Blick auf diese Funktionen und stellen deren konkreten Nutzen in der Praxis heraus. Dabei sei nochmal festgehalten, dass nicht jedes Unternehmen für jede dieser Funktionen die gleiche Verwendung hat. 

Angebotsmanagement 

Das Angebotsmanagement dient der Verwaltung von Angeboten und der damit verbundenen Beschaffung. Um ein Angebot erstellen zu können, bedarf es einer genauen Planung alle dafür notwendigen Ressourcen. Die Verbindung zur Warenwirtschaft ermöglicht es, genau zu evaluieren, welche Materialen noch auf Lager sind und welche für einen Auftrag noch beschafft werden müssen. 

Das System kann dann automatisch Bestellvorschläge erarbeiten, die auch die jeweiligen Kriterien des Auftrags berücksichtigen. So werden beispielsweise Liefertermine, Lieferanten, Preise oder Mengen und Konditionen automatisch mitberücksichtigt. So kann das Angebot einfach und sicher erstellt werden. Der entsprechende Bestellvorgang erfolgt dann nach Annahme des jeweiligen Angebots. 

Lieferantenmanagement 

Unternehmen arbeiten mit einer Vielzahl verschiedener Lieferanten zusammen. Mit dem Lieferantenmanagement lassen sich diese gezielt verwalten und organisieren. Konditionen können hinterlegt werden und einzelne Lieferanten bewertet und priorisiert werden. Bei Bestellaufträgen kann das System dann direkt die priorisierten Lieferanten bevorzugen. 

Nach jeder Lieferung kann die Qualität neu bewertet werden, sodass die Priorisierung stets aktuell ist. Für jeden Lieferanten wird zudem eine Akte angelegt, in der sämtliche Informationen zu diesem gespeichert sind. Durch die gezielte Auswertung der Daten lassen sich wichtige Erkenntnisse gewinnen auf deren Basis dann bessere Entscheidungen getroffen werden können. 

Einkaufsplanung und Lageroptimierung 

Um die Lager langfristig zu entlasten und gebundenes Kapital freizusetzen, ist eine gezielte Einkaufsplanung und eine damit verbundene Lagerverwaltung und -optimierung entscheidend. Das System hilft dabei bedarfsgerecht und zum passenden Zeitpunkt Waren zu bestellen, damit sich Lagerzeiten verkürzen. 

Viele Artikel werden in bestimmten Zyklen bestellt. Sollte jedoch weniger verbraucht worden sein, erkennt das System dies und passt den Zyklus entsprechend an. So bleibt der Bestellvorgang dynamisch und flexibel, ohne dass Mehraufwände seitens der Mitarbeiter von Nöten sind. 

Workflowmanagement

Viele Routineaufgabe im Bereich des Bestellwesens lassen sich mit der ERP-Software automatisieren. Dazu lassen sich Workflows einrichten, die zudem für schnellere Abläufe sorgen. Mit dem Workflowmanagement lassen sich diese Abläufe gezielt verwalten und steuern. Hat das System beispielsweise eine Bestellung vorbereitet, kann diese zur Prüfung automatisch an einen verantwortlichen Mitarbeiter weitergeleitet werden. 

Nach seiner Prüfung und der entsprechenden Freigabe wird eine Bestellung verschickt bzw. getätigt. Beim Wareneingang wird die Bestellung hinsichtlich ihrer Qualität geprüft und dann freigegeben. Anschließend kann die Bestellung bewertet werden. Solche Workflows sind an den verschiedensten Stellen im Unternehmen denkbar und erleichtern nachhaltig den Geschäftsalltag. 

Controlling für das Bestellwesen in der ERP

Das Bestellwesen verfügt zudem über Funktionen für das Controlling. Mit diesen lassen sich Investitionen besser planen. Investitionsentscheidungen und Einkäufe basieren somit auf validen Zahlen und Daten und nicht auf irrationalen Bauchentscheidungen.

Fazit: Bestellwesen mit der ERP-Software für besseren Einkauf

Mit dem Modul des Bestellwesens lassen sich diverse Prozesse im Einkauf deutlich vereinfachen und teilweise sogar automatisieren. Letztlich fußen die Kaufentscheidungen auf validen Daten und nicht mehr auf Irrationalität. Somit lassen sich Warenlager entlasten, Kapitale freisetzen und Lieferanten priorisieren. 

Ein intelligentes Bestellwesen sorge nachhaltig für Entlastung und spart nachhaltig Kosten ein, die dann an anderer Stelle eingebracht werden können. Dazu bedarf es einer ERP-Software mit integriertem Einkaufsmodul für die entsprechende Branche in der man tätig ist. Die Verbindung zur Warenwirtschaft und der Produktion beispielweise kann dann einen echten Mehrwert ausmachen.